Voor ieder boekjaar moet uw organisatie een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Die moet binnen een bepaalde termijn binnen zijn. Uit onderzoek blijkt dat 43% van de organisaties op tijd was met het deponeren van de jaarrekening over 2016.
Vijf jaar geleden haalde 65% van de organisaties de deponeertermijn. Dat percentage ligt nu dus beduidend lager. Er zijn twee redenen waarom het percentage nu gedaald is: het met een maand verkorten van de deponeertermijn en toenemende digitalisering en via SBR (tool).
De jaarrekening (tool) moet nu binnen 12 maanden worden gedeponeerd. Vroeger was dat 13 maanden. Volgens het onderzoek zou bij 13 maanden het percentage dat op tijd deponeerde hetzelfde zijn gebleven. De opbouw is als volgt: als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zijn opgemaakt. De aandeelhouders (tool) hebben daarna twee maanden de tijd voor de vaststelling ervan. Bij bijzondere omstandigheden kan er vijf maanden uitstel worden verleend. Uiterlijk binnen 12 maanden na afloop moet de jaarrekening dus geponeerd zijn.
Een andere reden voor het dalend percentage van het op tijd inleveren van de jaarrekening is de toenemende digitalisering. Rechtspersonen in de bedrijfsklasse micro en klein (tool) zijn bijvoorbeeld verplicht hun jaarrekening sinds boekjaar 2016 digitaal te deponeren. Een deel van deze organisaties hield vast aan papieren versies en dat leverde vertraging op. Voor middelgrote organisaties is het vanaf boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2017 verplicht om de jaarrekening te deponeren bij de KvK via SBR. SBR is de door de overheid ontwikkelde nationale standaard die niet alleen door de KvK, maar ook door de Belastingdienst, diverse banken en het Centraal Bureau voor de Statistiek wordt gebruikt.
Door deze digitalisering vinden bij de KvK geautomatiseerde controles op jaarrekeningen plaats. Zodra een foutje is gevonden, wordt de jaarrekening direct teruggestuurd. Ook dat leidt tot een kleiner percentage aan tijdige deponeringen. Zodra er niet tijdig gedeponeerd is, geeft de KvK dat door aan de Belastingdienst, die strenger controleren dan voorheen. Uit het onderzoek van het Financieele Dagblad op basis van gegevens van bedrijvendatabank Company.info blijkt dat er in 2017 754 processen-verbaal zijn opgemaakt, waar in voorgaande jaren de teller stokte tussen de 500 en 600.