Het gebeurt niet vaak dat de Raad van State zich uitspreekt over een ontheffing van de verplichting om de jaarrekening te deponeren. In 2014 was dit wel het geval. De Raad van State heeft toen bepaald dat privacy geen doorslaggevende reden is om zo’n ontheffing te krijgen.
Ieder jaar moet u binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opmaken. In bijzondere omstandigheden kunt u maximaal zes maanden uitstel krijgen. Vervolgens moeten de aandeelhouders de jaarrekening binnen twee maanden vaststellen. Vanwege deze uitstelmogelijkheid is er in de wet vastgelegd dat u de jaarrekening uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar openbaar moet maken. Volgens de wet mag u aan de minister van Economische Zaken vragen of u in aanmerking kunt komen voor een ontheffing van de verplichting tot het opmaken en vaststellen van de jaarrekening. U moet dan een gewichtige reden aanvoeren. Als u in het bezit bent van een ontheffing, moet u deze – in plaats van uw jaarrekening – deponeren bij de KvK.
In deze zaak ging het om een verzoek tot ontheffing van het deponeren van de jaarrekening met beroep op de privacy van de grootaandeelhouder. Toen het verzoek ongegrond werd verklaard, ging de belanghebbende in beroep bij de rechtbank. De rechtbank vond dat privacy geen geldige reden was om in aanmerking te komen voor een ontheffing. Hierna volgde het hoger beroep bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Deze vond dat de ontheffingsmogelijkheid betrekking heeft op interne handelingen (het opstellen en vaststellen van de jaarrekening). De belanghebbende vroeg om een ontheffing van zijn verplichting om de jaarrekening te deponeren. Het niet openbaar kunnen maken van de jaarrekening vanwege privacyredenen valt hier niet onder.
De privacy van de aandeelhouder staat op dit moment in de belangstelling. In het bericht Aandeelhoudersregister onderbrengen bij KvK kon u al lezen dat er plannen zijn om een centraal aandeelhoudersregister te vormen dat ondergebracht wordt bij de KvK. Dit register zal er naar verwachting per 1 januari 2016 komen, maar wordt vanwege privacyredenen niet openbaar toegankelijk. Alleen aandeelhouders, notarissen en overheidsdiensten krijgen toegang tot het register.