Het jaarverslag is allang geen taaie opsomming van cijfers meer. Het leent zich tegenwoordig uitstekend voor het vertellen van het verhaal achter die cijfers en over de toekomstplannen van organisaties. Zo wordt het een handig PR-instrument.
In het jaarverslag worden de prestaties, successen en mijlpalen van het afgelopen jaar uitgelicht. Maar het kan ook gebruikt worden om vooruit te blikken. Zo vormt het jaarverslag een mooi communicatiemiddel om het imago van de organisatie te versterken. Veel sollicitanten lezen het bijvoorbeeld aandachtig door om te ontdekken wat de toekomstplannen zijn van een organisatie. Zorg dus voor een pakkend verhaal met goede voorbeelden, bijvoorbeeld:
In het jaarverslag worden alle afdelingen uitgelicht. Verzamel per afdeling informatie over behaalde successen en plannen voor de toekomst. Schrijven de medewerkers deze informatie zelf? Stel dan een schrijfwijzer op. Dat zorgt voor eenheid in de teksten. Daarbij is het ook belangrijk dat de doelgroep voor ogen wordt gehouden. Denk aan: wat wil de lezer weten? Hoe wil hij aangesproken worden? Stuur de geredigeerde teksten terug naar de betreffende interne auteurs voor akkoord.
Om het jaarverslag een persoonlijk tintje te geven, kunnen verhalen van werknemers of klanten erin worden opgenomen. Laat in ieder geval de directeur aan het woord. Bijvoorbeeld in een interview dat dieper ingaat op de cijfers van het afgelopen jaar en de plannen voor het komende jaar. Onderbouw de verhalen met harde cijfers en resultaten. Dat hoeft niet saai te zijn: voor een uitgeverij kunnen staafdiagrammen als boeken worden afgebeeld.
Zorg voor een duidelijke structuur in de tekst. Er valt een wereld te winnen met het gebruik van koppen, tussenkoppen en kaders. Maar ook een tijdlijn, vetgedrukte quotes en lijstjes doen het goed. Kies voor een opmaak in de huisstijl waarbij de kleuren van de organisatie worden gebruikt. Beeldmateriaal kan de boel ook verfraaien. Er bestaan prachtige stockfoto’s, maar echt persoonlijk wordt het met foto’s uit de organisatie zelf. Neem hierbij wel de AVG-regels rondom de privacy in acht. Tot slot: zet het jaarverslag online om een zo breed mogelijk publiek te bereiken.