Activa en passiva

Het eerste onderdeel van de jaarrekening is de balans. De balans geeft u inzicht in de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van uw onderneming. Onder de noemer ‘activa’  staan er alle eigendommen op van uw onderneming, samen met de vorderingen op derden. De bezittingen worden gerubriceerd in vaste activa, vlottende activa en liquiditeiten.

Tegenover de activa staan de passiva, oftewel alle verplichtingen aan derden samen met de voorzieningen en het vermogen van uw onderneming. In de tool ‘Hoe is de financiële balans opgebouwd?’ vindt u veelgebruikte begrippen voor het opstellen van de financiële balans.

Besluit Modellen Jaarrekening

Als uw onderneming zich niet hoeft te houden aan de internationale bepalingen uit de International Financial Reporting Standards (IFRS), stelt u de jaarrekening op volgens de Nederlandse wet. U moet dan de modellen uit het Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ) toepassen. In het BMJ vindt u vier modellen voor het opstellen van een balans:

Model A is een verticale balans, ook wel staffelvorm genoemd en model B is een horizontale balans, ook wel scontrovorm genoemd. Als uw onderneming valt onder het jaarrekeningregime voor kleine ondernemingen, mag u er ook voor kiezen om model C en D toe te passen. Dit zijn twee verkorte modellen. Model C is een verkorte verticale opstelling en model D een verkorte horizontale opstelling.

Vrijstellingen voor de balans

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming zijn er verschillende vrijstellingen voor de balans. Zo mag een micro-onderneming gebruikmaken van de volgende vrijstellingen:

• de mogelijkheid om een verkorte balans en winst-en-verliesrekening op te stellen;
• de overlopende activa en overlopende passiva hoeft de onderneming voor wat betreft de overige bedrijfskosten niet meer in de balans te vermelden;
• de toelichting bij de jaarrekening hoeft niet meer opgesteld te worden, deze informatie komt (in beperkte vorm) onder de balans te staan; en
• een vrijstelling van de verplichte accountantscontrole.

Een kleine onderneming mag gebruikmaken van onder andere de onderstaande vrijstellingen:

• een ontheffing van het schrijven van een jaarverslag. Dit is het bestuursverslag waarin het bestuur een weergave maakt van zowel financiële als niet-financiële gegevens;
• een beperkte toelichting op de jaarrekening;
• een vrijstelling van het maken van een geconsolideerde jaarrekening. Dit is uiteraard alleen van toepassing als de onderneming deel uit maakt van een (kleine) groep;
• de mogelijkheid om een verkorte balans- en winst-en-verliesrekening te maken;  en
• een vrijstelling van de verplichte accountantscontrole.

Handreiking fiscale waarderingsgrondslagen

Micro-ondernemingen die de jaarrekening opmaken met behulp van fiscale waarderingsgrondslagen, kunnen gebruikmaken van de aanknopingspunten die de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) in de Handreiking bij de toepassing van fiscale waarderingsgrondslagen heeft gepubliceerd. Deze Handreiking is van toepassing op ondernemingen die:

• onder het jaarrekeningregime van de micro-ondernemingen vallen; en
• ervoor kiezen om fiscale waarderingsgrondslagen te gebruiken in de jaarrekening.

De Handreiking gaat in op de bijzonderheden bij de toepassing van fiscale waarderingsgrondslagen in de jaarrekening van de micro-onderneming.

De belangrijkste aandachtspunten die een micro-onderneming moet toepassen bij het opstellen van een jaarrekening op basis van fiscale grondslagen zijn:

• Boven de balans staat of de balans voor of na resultaatbestemming is opgesteld;
• Iedere micro-onderneming is vrijgesteld van het maken van een toelichting, de vermelding ‘Fiscale waarderingsgrondslagen toegepast’ is voldoende;
• Wettelijke reserves hoeven niet apart in de balans komen te staan en kosten die niet of deels in aftrek worden gebracht, komen niet als afzonderlijke post in de winst-en-verliesrekening;
• Deelnemingen worden gewaardeerd als kapitaalbelang;
• Verschuldigde of te vorderen vennootschapsbelasting komt in de balans en de winst-en-verliesrekening te staan en latente belastingen komen niet aan bod;
• Een eventuele herinvesteringsreserve behoort tot het eigen vermogen, hierdoor komt deze reserve niet in de winst-en-verliesrekening terug, tenzij deze reserve wordt aangesproken;
• Kosten voor groot onderhoud die in een fiscale kostenegalisatiereserve ondergebracht worden, maken onderdeel uit van het eigen vermogen.

Kleine ondernemingen die de jaarrekening opmaken met behulp van fiscale waarderingsgrondslagen, kunnen gebruikmaken van de aanknopingspunten die de RJ in de Handreiking bij de toepassing van fiscale waarderingsgrondslagen heeft gepubliceerd. De belangrijkste aandachtspunten over de verwerking en waardering die kleine ondernemingen moeten verwerken als zij de jaarrekening opmaken volgens fiscale waarderingsgrondslagen zijn:

• Deelnemingen worden gewaardeerd als kapitaalbelang volgens de toegepaste fiscale waarderingsgrondslag. Als er in de boekhouding wordt gewaardeerd tegen de historische kostprijs of lagere bedrijfswaarde geldt dat ook voor de jaarrekening;
• In de jaarrekening wordt geen latente belasting verwerkt;
• Een eventuele herinvesteringsreserve behoort tot het eigen vermogen en een vrijval van deze reserve wordt in de winst-en-verliesrekening verwerkt;
• Kosten voor groot onderhoud die in een fiscale kostenegalisatiereserve ondergebracht worden, maken onderdeel uit van het eigen vermogen;
• Als aan de voorwaarden is voldaan, mogen ingekochte eigen aandelen geactiveerd worden.

Winst-en-verliesrekening

Na de balans volgt de winst-en-verliesrekening als volgende onderdeel op de jaarrekening. Vaak is dit het meest aansprekende deel. Hieruit blijkt immers welke omzet uw onderneming het afgelopen jaar heeft gedraaid, welke kosten er zijn gemaakt en hoeveel winst er is gemaakt. In de rekentool ‘Voorbeeld winst-en-verliesrekening’ kunt u aan de hand van een aantal praktische instructies binnen weinig tijd een winst-en-verliesrekening voor uw onderneming opstellen.

Waarderingsgrondslagen

Op de balans en de winst-en-verliesrekening moet een toelichting worden gegeven. Deze is allereerst bedoeld om de genoemde posten te specificeren. Daarnaast bevat dit deel de waarderingsgrondslagen en andere toelichtingen. Door de toelichting krijgt u beter inzicht in de cijfers, zodat u een duidelijk oordeel kunt vormen over de financiële positie van de onderneming.

Accountantsverklaring

Wat u uiteindelijk vooral wilt weten, is of een accountant de cijfers heeft gecontroleerd en welk oordeel de accountant heeft over de jaarrekening. Dit oordeel wordt vastgelegd in een accountantsverklaring, die wordt opgenomen onder de ‘overige gegevens’.

Verder kunnen in de statuten van de vennootschap bepaalde afspraken zijn gemaakt over de winstverdeling. Ook kunnen na de balansdatum nog belangrijke vermeldenswaardige gebeurtenissen hebben plaatsgevonden. Daarom bevat de wet een aantal bepalingen over wat in de overige gegevens van de jaarrekening moet worden opgenomen.

Fiscale en bedrijfseconomische jaarrekening

Voor de jaarrekening is het heel gebruikelijk om een onderscheid te maken tussen een fiscale en een bedrijfseconomische jaarrekening. De fiscale jaarrekening moet voldoen aan de normen die de Belastingdienst stelt en geeft de fiscale winst van uw onderneming weer. Deze winst vormt het uitgangspunt voor het berekenen van de inkomsten- en vennootschapsbelastingheffing.

Een bedrijfseconomische jaarrekening biedt u als manager een beter beeld van de stand van zaken. Het gaat in dat geval totaal niet om fiscale normen, maar om het weergeven van de werkelijke vermogenssituatie en behaalde resultaten. Dit is uiteraard vanuit bedrijfseconomisch oogpunt bekeken. Deze laatste vorm is vaak het uitgangspunt als (her)financiering nodig is of bij verkoop van een onderneming.