VERDIEPINGSARTIKEL

Jaarrekening tijdig deponeren in coronatijd

Het is belangrijk dat uw onderneming de jaarrekening tijdig deponeert, want hiervoor gelden strikte termijnen. Maar door de coronapandemie kan een tijdige afronding van de jaarrekening in het gedrang komen.

Accountants moeten de accountantscontrole op afstand doen en door verschillende maatregelen is steeds opnieuw bijstellen noodzakelijk. Dat kost tijd, waardoor het opstellen en deponeren van de jaarrekening mogelijk vertraging oploopt.


13 januari 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) gaat in handreiking 1147, getiteld: ‘Gevolgen coronapandemie voor accountants’, in op de impact van de coronacrisis op de jaarverslaggeving, de interne beheersing van ondernemingen en de impact op de opdrachtuitvoering van accountants.

De NBA verwacht namelijk dat over het jaar 2020 het opstellen van een betrouwbare verantwoording ingewikkelder zal zijn dan in de afgelopen jaren. Niet alleen zullen risicoanalyses steeds moeten worden bijgesteld, maar ook het controleren van NOW-verklaringen kost de accountant extra tijd. Zo kan het zijn dat de jaarrekening niet op tijd klaar is en aan de gecommuniceerde publicatiedata niet voldaan wordt.

(Dis)continuïteit is aandachtspunt

Zeker in coronatijd is transparantie over de (financiële) stand van zaken van een onderneming van belang. Een van de aandachtspunten bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel, of als het slecht gaat met de onderneming: het discontinuïteitsbeginsel.

In de handreiking spreekt de NBA de verwachting uit dat voor veel ondernemingen de onzekerheden zijn toegenomen. Mogelijk kan een onderneming nog wel op eigen kracht blijven bestaan, maar de kans is door corona ook groot dat dit alleen lukt met financiers en overheidssteun.

Dit laatste onderscheid is wel belangrijk: als die steun ophoudt kan er sprake zijn van ‘gerede twijfel’ en dat moet worden vastgelegd in de jaarrekening. Dat kan het beste met een kwalitatieve analyse (wat zijn de uitgangspunten en veronderstellingen?) in plaats van met een kwantitatieve, omdat kasstroomprognoses van dag tot dag verschillen.

De coronapandemie biedt ook kansen

Aandacht van de accountant

Een kwalitatieve analyse is ook van belang bij de beschrijving van de waardering van activa en passiva, zoals goodwill, andere vaste activa, financiële instrumenten en voorzieningen. Daarom moeten ondernemingen met een duidelijke toelichting komen, bijvoorbeeld over verwachte kredietverliezen, maar ook over huur- of leasekortingen die zijn afgesproken, of waardering van voorraden die aan bederf onderhevig zijn tijdens de lockdown.

Extra aandacht van de accountant is nodig voor het ‘misbruik’ van corona om de balans op te schonen of voorzieningen te treffen. Hier geldt de gulden middenweg: een te rooskleurig beeld is niet in orde, maar te voorzichtig zijn is ook niet correct.

Kansen en risico’s

De coronapandemie biedt ook kansen: ondernemingen komen tot nieuwe activiteiten. Daarbij ligt het gevaar op de loer dat werkprocessen nog niet goed of veilig zijn geregeld, bijvoorbeeld omdat de activiteiten vanuit huis worden opgestart.

Dan is er kans op cybercrime, maar ook op fraude of fouten omdat de interne beheersing niet optimaal is. Al deze veranderde risico’s moeten zijn genoteerd en in elk geval beschreven zijn in het bestuursverslag.

Accountants moeten de continuïteits- en waarderingsrisico’s inschatten en helpen verantwoorden

Stel een risicoanalyse op

Het maken van goede schattingen en het correct beoordelen van de (dis)continuïteit zal over het jaar 2020 dus moeilijker zijn dan voor de jaren ervoor. Het is dan ook aan te raden dat de financiële afdeling zelf al een risicoanalyse opstelt en nagaat wat de mogelijke impact van de coronapandemie is op (de planning van) het opmaken van de jaarrekening is. Zo kunt u reëlere afspraken maken met de (externe) accountant.

Denk eraan dat de werkdruk van accountants dit jaar groter is dan andere jaren. Een al volgeboekte agenda biedt geen ruimte voor de extra uren die ze normaal gesproken rond vaststellen en controleren kunnen inzetten.

Vragen die de accountant moet stellen

Accountants moeten, afhankelijk van de vorm van de opdracht, de continuïteits- en waarderingsrisico’s inschatten en helpen verantwoorden (samenstellen) of de inschatting en verantwoording door het management juist is. Dat is door alle coronaperikelen lastiger. Belangrijke vragen die de accountant moet stellen zijn:

  • Zijn de risico’s transparant toegelicht in de jaarrekening?
  • Is de impact van bijvoorbeeld verkregen uitstel van belastingen, de NOW- of Tozo-regeling op de cashflows en het resultaat transparant weergegeven?
  • Voldoet de verkregen steun aan wet- en regelgeving?

Ondernemingen moeten zelf afrekeningen opstellen over extra financiering en overheidssteun, zoals de NOW- en Tozoregeling. De accountants moeten (een deel van deze) subsidieafrekeningen onderzoeken. Ook dat kost extra tijd.

De ‘antenne’ die bij werkbezoeken aanstaat is minder scherp is bij virtuele ontmoetingen

Alert op fraudesignalen

Door het ‘op afstand werken’ moeten accountants extra alert zijn op gewijzigde risico’s en fraudesignalen. Ook inventarisaties vinden op afstand plaats. De NBA noemt hierbij een aantal alternatieven:

  • het via livestream (al dan niet met behulp van drones) volgen van het voorraadopnameproces, waarbij de accountant vraagt om dozen te openen of bepaalde beelden te laten zien;
  • met camerabeelden vaststellen dat gesloten magazijnen écht gesloten zijn;
  • het direct na openen van gesloten magazijnen inventariseren van goederen;
  • het op een later moment inventariseren, waarbij extra procedures het verschil tussen het jaareinde en het moment van inventariseren vastleggen.

Accountants moeten zich ook goed realiseren dat de ‘antenne’ die bij werkbezoeken aanstaat, minder scherp is bij virtuele ontmoetingen.

Niet laten opjagen

Elke lezer van een jaarrekening zal begrijpen dat verwachtingen, ook die met betrekking tot de continuïteit, onzeker zijn. Des te belangrijker zijn de kwalitatieve gegevens en de daarbij behorende verantwoording.

Zowel de samenstellende als de controlerende accountant heeft de taak een realistisch beeld te schetsen en professioneel kritisch zijn en zich niet laat opjagen. Daarvoor is dankzij een spoedwet ook iets meer ruimte (zie kader).

Spoedwet zorgt voor ruimere termijn opstellen jaarrekening

Op 24 april 2020 is de Tijdelijke wet Covid-19 Veiligheid en Justitie in werking getreden. De wet zou per 1 september 2020 vervallen, maar is inmiddels al een aantal keren verlengd.

In deze spoedwet is de mogelijkheid opgenomen om de termijn voor het opmaken van de jaarrekening van onder meer bv’s en nv’s te verlengen van vijf naar tien maanden. Hierover mag het bestuur beslissen zonder dat de algemene vergadering hierover uitspraak doet. In de oude situatie waren het de aandeelhouders die bij bijzondere omstandigheden de opmaaktermijn naar tien maanden konden verlengen. Van deze mogelijkheid werd vaak gebruik gemaakt.

De deponeringstermijn blijft 12 maanden en wordt niet verlengd. De mogelijkheid om de termijn voor het opmaken van de jaarrekening te verlengen geldt niet voor ondernemingen die onder de Transparantierichtlijn vallen. Daar blijft de openbaarmakingstermijn vier maanden.

Elektronische algemene vergadering
Verder is geregeld dat de algemene vergadering ook elektronisch kan plaatsvinden. Dit moet dan bij de uitnodiging worden vermeld en er moet tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering gelegenheid zijn om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen.

Geen vervolging bij niet voldoen publicatieplicht
Wie niet kan voldoen aan tijdige publicatieplicht (openbaarmaking en deponering bij het handelsregister) wordt niet vervolgd, als dit te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus bijvoorbeeld omdat de accountant geen controle kon uitvoeren. Het bestuur moet dan wel aantonen dat het coronavirus de reden voor dit verzuim is.

RJ-Uiting 2020-7: Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid