Handelsregisters in Europa

22 september 2023 | Door redactie

Bijna alle landen hebben wel een register voor ondernemingen dat vergelijkbaar is met het Handelsregister in Nederland. Meer dan tien jaar geleden was er sprake van om deze handelsregisters met elkaar te koppelen. Dat is niet gebeurd. Wel is het mogelijk op de site van European e-Justice naar Europese handelsregisters te zoeken. Dat beperkt zich tot vennootschappen (bv's en nv's).

Het register voor ondernemingen in het buitenland wordt meestal niet bijgehouden door een kamer van koophandel zoals in Nederland. In plaats daarvan houdt een handelsrechtbank of een agentschap van een ministerie de gegevens bij. Ook komt het voor dat de financiële gegevens (zoals jaarrekeningen) door een andere instelling wordt bewaard en gepubliceerd. Binnen de Europese Unie moeten de gegevens wel aan dezelfde eisen voldoen.Vandaar ook de eerdere gedachte dat registers makkelijk te koppelen zouden zijn tot één Europees handelsregister (zie deze richtlijn). Er is wel één verzamelplaats waar Europese handelsregisters te vinden zijn, namelijk de site van European e-Justice, onderdeel van de Europese Commissie.

Eén zoekopdracht voor alle gegevens binnen de EER

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) zijn de registers gebaseerd op een Europese richtlijn (2009/101/EG). Die registers lijken qua informatie op de Nederlandse, maar ze beperken zich in de EER-lidstaten tot vennootschappen. Het is dus vaak moeilijk om gegevens te vinden van bijvoorbeeld buitenlandse eenmanszaken, verenigingen en stichtingen. De jaarcijfers en financiële rapportages binnen de EER volgen een andere Europese richtlijn (78/660/EEG). Het verschilt per land of de jaarstukken bij het register moeten worden gedeponeerd of weer bij een aparte instantie. Voor vennootschappen binnen de EER kunt u deze gegevens vinden op de site van European e-Justice.

Schriftelijke verklaring biedt rechtszekerheid

Er zijn binnen Europa ook andere samenwerkingsverbanden waar gegevens over ondernemingen worden gedeeld, zoals ECRF (het European Commerce Registers' Forum, 30 Europese registers), het CRF (het Corporate Registers Forum, 40 regsiters wereldwijd) en de IACA (International Association of Commercial Administrators, lle staten van de Verenigde Staten en de provincies van Canada). Met al deze instanties kunnen ondernemingen hun voordeel doen. Toch is deze informatie niet rechtsgeldig. Alleen een officiële schriftelijke verklaring geeft rechtszekerheid over de identiteit van een buitenlandse onderneming en (geregistreerde) vertegenwoordigers. Nederlandse ambassades en consulaten zijn op de hoogte van deze 'attesten' en 'apostilles'.