Bij sommige organisaties bestaat de indruk dat het verplicht is om de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of de rechtbank. Dat is niet juist: deponeren hoeft niet. Bovendien zijn er kosten verbonden aan het deponeren bij deze instanties.
Het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de KvK of rechtbank is dus niet verplicht, maar heeft wel een bewijsfunctie, bijvoorbeeld dat u niet tussentijds de voorwaarden heeft veranderd. Voor het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de KvK betaalt u € 18 per document per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Als u bijvoorbeeld uw algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels deponeert, betaalt u dus in totaal voor vier deponeringen. Voor het deponeren van algemene voorwaarden bij de rechtbank betaalt u € 132 griffierecht. Na registratie ontvangt u een depotnummer waarmee de algemene voorwaarden op te vragen zijn. Voor het opvragen van de algemene voorwaarden worden geen kosten berekend.
Vereist een organisatie dat algemene voorwaarden onderdeel gaan uitmaken van een overeenkomst met een wederpartij, moeten ze op de juiste manier van toepassing worden verklaard. Dat moet al vóór het sluiten van de overeenkomst. Daarbij is het niet genoeg om te verwijzen naar de algemene voorwaarden (infographic) op de opdrachtbevestiging of factuur. De regels over aanbod en aanvaarding maken dat noodzakelijk. Uw organisatie moet de voorwaarden voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk ter hand stelt aan uw contractpartij. Doet u dat niet, dan kan de andere partij mogelijk bedingen uit uw algemene voorwaarden vernietigen. Uw wederpartij is dan niet daaraan gebonden. Zorg er altijd voor dat u kunt aantonen dat u de voorwaarden ter hand heeft gesteld. Als de andere partij beweert uw algemene voorwaarden niet of niet op het juiste moment te hebben ontvangen, moet u bewijzen dat u deze wel op de juiste manier heeft uitgereikt. Er bestaat wel een uitzondering. Sommige organisaties hebben algemene voorwaarden die zo groot of lang zijn, dat ze niet met goed fatsoen fysiek te overhandigen zijn. Die mogen volstaan met een verwijzing naar hun algemene voorwaarden.