VERDIEPINGSARTIKEL

Bestanden delen tijdens online meetings

Nu veel medewerkers door de coronacrisis weer noodgedwongen thuiswerken, is ‘delen’ in veel organisaties het toverwoord in de samenwerking.

Zo moeten bijvoorbeeld deelnemers aan online meetings over alle relevante én meest actuele documenten beschikken. Hoe kunnen u en uw collega’s het beste bestanden delen tijdens e-vergaderingen?


28 december 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het is nog niet zo lang geleden dat documenten zoals rapporten, to-do-lijsten, financiële verslagen, notulen en presentaties uitsluitend via de mail werden verspreid onder collega’s.

Met allerlei, soms kwalijke gevolgen van dien: dezelfde aanpassingen door meerdere samenwerkers, ongecontroleerde of ongewenste veranderingen, bestanden die een eigen leven gaan leiden, enzovoorts. 

De introductie van intelligente samenwerkingsomgevingen zoals Exchange en SharePoint bracht daar al veel verbeteringen in. Daarmee werd het namelijk mogelijk om gezamenlijke (opslag)locaties te gebruiken en wijzigingen aan de bestanden in die omgeving bij te houden en aan andere gebruikers te melden.

Een bepaalde aanpassing hoeft dan maar één keer plaats te vinden, en de nieuwste versie van het bestand met ieders wijzigingen blijft leidend.

Met adequaat versiebeheer kunnen de delers ook nog eens terugkijken wat er in eerdere versies van het bestand heeft gestaan, en dus ook wat er allemaal is veranderd.

Online meetings zijn steeds populairder

Met de stijgende populariteit van online meetings de laatste tijd, is ook de vraag naar hulpmiddelen toegenomen om dat delen en samenwerken gemakkelijker te maken.

Google was zoals vaak een belangrijke padbereider met zijn zakelijke G Suite, waarin alle (online) software en cloudopslag fijn met elkaar samenwerken. Andere grote partijen volgden al snel dit succesvolle traject.

In veel organisaties is bijvoorbeeld Microsoft Teams ondertussen uitgegroeid tot dé tool bij uitstek om voor, tijdens en na online vergaderingen van alles en nog wat met elkaar uit te wisselen.

De goede samenwerking met de populaire Microsoft 365- producten Word, Excel en PowerPoint – zowel de desktop- als de webversies – en de cloudomgeving van OneDrive, zijn daar mede debet aan.

Er zijn natuurlijk ook andere e-meetingprogramma’s met de nodige opties en tools op dit gebied, maar om de functies en mogelijkheden te bekijken, is het handig om voor nu te concentreren op één van de populairste producten in de markt: Microsoft Teams.

Snelkoppelingen vindt u ook bij samenwerken in Microsoft Teams

Naar goede Microsoft-traditie bevat ook communicatie-app Teams vele sneltoetscombinaties. Heel gebruikelijk en voorspelbaar zijn bijvoorbeeld [Ctrl]+[N] om een nieuw gesprek te beginnen, [Ctrl]+[G] voor ‘Ga naar’, of [Ctrl]+[=] en [Ctrl]+[-] voor in- en uitzoomen.

Accepteren

Vergelijkbaar met Outlook zijn de sneltoetsen [Ctrl]+[E] voor zoeken en [Ctrl]+[1], [Ctrl]+[2], et cetera, om op de onderdelenbalk te navigeren. Minder bekende zijn: [Win]+[Shift]+[O] om een Meetinguitnodiging te accepteren en [Win]+[Esc] om die te weigeren.

Als u een scherm heeft gedeeld met andere gebruikers, schakelt u dit weer uit met [Ctrl]+[Alt]+[s]. En mocht iemand uw scherm hebben ‘overgenomen’, dan krijgt u de controle weer terug met [Ctrl]+[Alt]+[spatie].

Om de werkbalk Delen te gebruiken, drukt u op [Ctrl]+[Shift]+[spatie]. Een overzicht van alle sneltoetsen in Teams opent u met [Ctrl]+[.].

Daarin vindt u onder andere ook de sneltoetsen om (tijdelijk) uw beeld of geluid in of uit te schakelen: audio met [Ctrl]+[Shift]+[M] en video met [Ctrl]+[Shift]+[O].

Alternatieven

Volgens sommige bronnen gaat dat ook met [Win]+[F4], respectievelijk [Win]+[F5]. Sowieso zijn er alternatieven en verschillen, ook als u niet met de desktop- maar de webversie van Teams werkt.

Behoefte om informatie te delen, te zoeken of te controleren

Tijdens een e-meeting ontstaat, net als bij een fysieke ontmoeting, zo nu en dan de behoefte om bepaalde informatie met elkaar te delen, iets op te zoeken of te controleren, of een kwestie even buiten de centrale overlegstructuur met iemand te bespreken.

Voor dat laatste is in de software voor online vergaderingen meestal een chat(achtige) functie aanwezig. Daarin kunt u naast chatten ook nog van alles meesturen, zoals afbeeldingen, multimedia en emoji’s. 

Maar ook buiten de chatbox, dus direct in de onlinemeetingomgeving, kunt u een weblink, document, presentatie of spreadsheet verspreiden onder de deelnemers. Deze gedeelde informatie kan iedereen dan bekijken, en zo nodig aanpassen (al zal direct bewerken, en zeker door meerdere deelnemers tegelijk, niet altijd al tijdens de meeting zelf gebeuren, maar achteraf). 

Aan de andere kant kunnen notulen, afspraken- en to-do-lijsten wel degelijk door iedere deelnemer al tijdens de e-meeting worden bewerkt, zodra bepaalde items daarin zijn afgehandeld. 

Als een deelnemer iets te presenteren heeft in de online meeting, kan dat rechtstreeks vanuit PowerPoint gebeuren. De koppeling met Teams legt u via Diavoorstelling, Presenteren online.

U kunt aansluiten bij een bestaande vergadering of een nieuwe meeting starten. PowerPoint heeft in deze presentatiemodus enkele speciale navigatieknopjes ter beschikking.

Daarnaast is het handig als iedereen al meteen over de presentatie zelf beschikt; dat maakt het achteraf verzenden van hand-outs overbodig.

Aanwezigheid samenwerkingstools

In de nieuwste versies van de Microsoft-producten zijn de samenwerkingstools ruim aanwezig. Een bestand gemaakt met één van de ‘grote drie’ (Word, Excel, PowerPoint) kan direct worden gedeeld via een knop rechts in het lint.

Alle gebruikers kunnen in het bestand dan zien met wie het is gedeeld, en wat ze aan het doen zijn. Zo samenwerken, betekent dat iedereen altijd over de meest up-to-date versie van het bestand kan beschikken, én er hoeft aan het eind van de rit geen verspreiding van het definitieve bestand meer plaats te vinden.

Eventueel deelt u uw contacten in in diverse categorieën, bijvoorbeeld ‘interne collega’s’, ‘externe relaties’, ‘privépersonen’, en dergelijke. Afhankelijk van die indeling – ook wel relatieniveaus genoemd – kunnen zij wel of niet bepaalde rechten hebben om informatie of bestanden te delen of te bewerken.

Opname van online vergadering sturen

In plaats van het verspreiden van notulen, samenvattingen en presentaties, is het meestal ook mogelijk om een opname van de hele online vergadering rond te sturen.

Zo kan iedereen achteraf nakijken wie wat heeft gezegd, wat er is afgesproken en welke actiepunten er waren. In Teams bevat zo’n opname (video in MP4-formaat) alle gesprekken, berichten en gedeelde schermen van alle deelnemers.

U start de opname simpel via het menu met de drie puntjes. Alle deelnemers krijgen dan een melding dat de meeting wordt opgenomen.

Delen, interactie en samenwerking

Ook interessant om tijdens online vergaderingen met elkaar te delen, zijn interactieve elementen zoals polls of quizzen. En wat dacht u van een gezamenlijk te beschrijven whiteboard om samen te brainstormen?

Dat verschijnt bij alle deelnemers en iedereen mag er met digitale markeerstift, pen en gum op los tekenen. Na tussendoor even iets anders te hebben gedeeld of bekeken, zoals een presentatie of webpagina, kunt u weer terugkeren naar waar u was gebleven op het bord.

Delen, interactie en samenwerking zijn de toverwoorden, en dus belangrijke opties om in de e-meetingsoftware beschikbaar te hebben.

Het populaire programma Microsoft Teams kent voor diverse handelingen allerlei toetscombinaties om nog sneller te kunnen werken. U vindt er een paar in het kader eerder in dit artikel, waarin ook is aangegeven hoe u de volledige lijst met sneltoetsen kunt openen.