VERDIEPINGSARTIKEL

Gebruikte softwarelicenties

Het is een beetje een goed bewaard geheim: sinds een paar jaar is het mogelijk om softwarelicenties direct door te verkopen aan andere organisaties. Tussenkomst van de software-maker is daarbij niet nodig. Een klap in het gezicht van softwaregiganten als Microsoft en Adobe, maar u kunt er uw voordeel mee doen. Wel moet u zorgen dat de aan- of verkoop van licenties voldoet aan de voorwaarden om legitiem te zijn.


9 september 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


De media spelen een grote rol bij de bekendheid van wetten, regels en jurisprudentie. Besteden de media nauwelijks aandacht aan een baanbrekend arrest, dan dringt het nieuws niet snel door tot het bedrijfsleven. Vandaar misschien dat bij veel organisaties nog de gedachte bestaat dat softwarelicenties niet mogen worden doorverkocht.

Baanbrekend

Sinds het Europese Hof van Justitie daar in 2012 uitspraak over deed, is dat echter veranderd. Een baanbrekend arrest zorgde ervoor dat vrijwel iedere organisatie financieel voordeel kan behalen op toch vaak kostbare softwarelicenties die niet meer gebruikt worden. Deze uitspraak – arrest C-128/11 – heeft ertoe geleid dat uw organisatie onder bepaalde voorwaarden haar ongebruikte licenties mag doorverkopen. De overdracht van softwarelicenties is dus wel aan een paar voorwaarden gebonden. Als uw organisatie er gebruik van wil maken, moet zij daarbij wel voldoen aan de eisen die het Europese Hof in het eerdergenoemde arrest heeft opgesteld. Onder andere de volgende punten vallen daaronder:

  • De mogelijkheden om over te dragen, gelden alleen voor licenties die van origine in de Europese Unie zijn uitgegeven.
  • Licenties dienen ‘eeuwigdurend’ te zijn. Dit klinkt misschien vreemd, maar het betekent dat de koper er eenmalig een bedrag voor heeft betaald. Licenties waarvoor u periodiek geld afdraagt, vallen daarmee buiten de regeling.
  • Uiteraard moet de verkopende partij de licenties allemaal de-installeren en de koper dient zich daarvan te vergewissen.
  • De koper moet volledig gevrijwaard worden door de verkopende partij. Met andere woorden: de verkoper moet zorgen dat de koper niet met onaangename verrassingen geconfronteerd wordt.
  • Licenties mogen niet worden gesplitst. Een goed voorbeeld is de Office-licentie. Die moet u dus verkopen als een geheel, en u mag hem niet splitsen in losse Outlook-, Excel- of Word-licenties.
  • De vergoeding die u voor een licentie vraagt, moet overeenkomen met de economische waarde.

Doe de referentiecheck bij een overdracht

U kunt de overdracht van uw softwarelicenties ook door een specialist laten uitvoeren. U heeft dan de garantie van volledige vrijwaring, zodat u niet verrast kunt worden door aanspraken achteraf. Gaat u in zee met zo’n specialist, vraag dan altijd naar referenties en check het bedrijf bij de Kamer van Koophandel. Online licentiemarktplaatsen die astronomische kortingen bieden en ‘anonimiteit’ waarborgen, zijn minder controleerbaar en daarom misschien niet de beste keus voor uw organisatie.

Lade

Als u aan al deze eisen kunt voldoen, spreekt het vanzelf dat u financieel voordeel kunt behalen door licenties te verkopen die toch maar ongebruikt in de ‘lade’ liggen. Maar u kunt ook aan de andere kant van het spectrum zitten, als koper. En dan realiseert u een grote kostenbesparing door tweedehands softwarelicenties aan te schaffen in plaats van nieuwe. U kunt soms de nieuwste Microsoft-licenties aanschaffen met een korting die wel kan oplopen tot 50% van de nieuwprijs. Zo snijdt het mes aan twee kanten en kunt u de extra financiële ruimte voor andere doeleinden gebruiken. Tweedehands software kent geen ‘ezelsoren’ en reguliere updates gaan gewoon door. Het gebruik is dus volkomen hetzelfde als bij nieuwe licenties.

Hoe is het met de ondersteuning geregeld in de overeenkomst?

Onderhoud, SLA (Service Level Agreement) of support zijn trouwens lastige aspecten bij het overdragen van licenties die zijn overgenomen van een andere gebruiker. Een overeenkomst waarin zulke zaken zijn geregeld, is namelijk een vorm van dienstverlening die normaliter niet eenop- een gekoppeld is aan een softwarelicentie. En die dienst is in principe niet overdraagbaar. In ieder geval niet in combinatie met een softwarelicentie die wordt doorverkocht.

Account

Net zo lastig is software die gekoppeld is aan een account bij de fabrikant, want ook dat is een dienst. Maar dat kan wel een inherent onderdeel van de software zijn. Denk aan programma’s waarvan de instellingen online worden bijgehouden of gesynchroniseerd om uw software overal dezelfde functies of hetzelfde uiterlijk te geven. Maar u kunt ook denken aan de mogelijkheid van online opslag (in de cloud) die tegenwoordig in veel programma’s is ingebakken.

Downgraden

Vanuit beheeroogpunt is er een extra voordeel. Veel organisaties zitten voor een deel ‘vast’. Het is dan niet mogelijk om over te stappen naar de nieuwste versie van een programma, omdat andere bedrijfssoftware daar eenvoudigweg niet op kan draaien. Een bedrijf als Microsoft verplicht een organisatie dan toch de meest recente licenties aan te schaffen, die u dan mag ‘downgraden’ naar een vorige versie. Helaas geldt voor de prijs dan geen ‘downgrade’. Als u in zo’n situatie licenties kunt overnemen, is de keuzevrijheid voor u veel groter. U kunt dan kiezen voor minder recente versies van bijvoorbeeld SQL Server, Office of Exchange Server. Gebruikte licenties bieden uw organisatie dus meer flexibiliteit én een aanzienlijke besparing!

Verenigen

Leveranciers als Microsoft – maar ook partijen als Apple en Adobe – hebben zich verenigd in de BSA (Business Software Alliance). Deze controleren regelmatig bedrijven op hun licentieportefeuille. Daarbij kunt u voor onaangename verrassingen komen te staan. Blijkt bij een controle dat u een tekort heeft aan bijvoorbeeld licenties voor Office 2013, dan moet u extra licenties aanschaffen. Helaas zijn dat dan wel licenties voor Office 2019, omdat dit nu eenmaal de nieuwste versie is. Dat is een situatie waarop u vanzelfsprekend niet zit te wachten. Met de mogelijkheid om gebruikte licenties te kopen, bent u van dit probleem af. U kunt immers tweedehands Office 2013-licenties aanschaffen en dit is nog veel goedkoper ook. U bespaart al snel flink ten opzichte van een nieuwe Office 2019-versie. Op een totale licentieportefeuille loopt het voordeel heel snel op.

Onderhandelen

Fabrikanten zijn uit commercieel oogpunt natuurlijk niet blij met het arrest van het Europese Hof, want hun klanten hebben ineens een keus die er voorheen niet was. Waar u voorheen bij een geconstateerd tekort aan licenties gedwongen was om dit binnen zeer korte tijd te verhelpen (zonder te kunnen onderhandelen over voorwaarden of prijs), kunt u nu ook kiezen voor gebruikte licenties. Ook al zou uw leverancier zeggen dat u hier geen toestemming voor heeft, dan kunt u dit toch naast u neerleggen. Na de uitspraak van het Hof heeft zo’n mededeling geen enkele juridische grondslag meer. U hoeft u dus niet te laten afschrikken. Zolang u zich aan de eerder genoemde regels houdt, loopt u geen risico. U moet alleen zelf zorgen voor een onderhoudscontract. Kortom; de mogelijkheid tot overdracht van licenties is een voldongen feit. Het biedt u in ieder opzicht voordelen, dus maak er gebruik van!

De softwarepolitie heeft ook een mening

Als een licentie is doorverkocht, houdt dit in dat de nieuwe gebruiker met de software aan de slag kan, maar ook dat de verkoper het gebruiksrecht niet meer heeft.

Kans

Dus zal die eerdere gebruiker de installatie van de software die hij heeft verkocht, ongedaan moeten maken en geheel van zijn computer moeten verwijderen. Sterker nog: de softwareleverancier heeft het recht om te controleren bij de verkoper (bijvoorbeeld via een audit) dat hij de overgedragen software ook daadwerkelijk niet meer gebruikt. Op het moment dat de licentie is verkocht en de verkoper de software nog op zijn computer heeft staan, is dat niet meer legaal. Hij heeft er tenslotte geen licentie meer voor. Bij een bezoekje van de softwarepolitie BSA kan de verkoper dan ook in de problemen komen. De kans bestaat dan dat de verkoper een schadevergoeding moet betalen voor het illegaal installeren van de software.