Hoewel werknemers steeds meer digitaal lezen, is het afdrukken van een rapport, e-mail of webpagina soms nu eenmaal nodig. Inkt en toner zijn echter duur. Daarnaast heeft printen geen gunstige invloed op het milieu. En dan rijzen de energieprijzen ook nog eens de pan uit.
Ook al versturen organisaties tegenwoordig in principe meer e-mails dan brieven, printen blijft vooralsnog onlosmakelijk verbonden met een kantoorbaan, zowel intern als extern. Sterker nog: werknemers zouden ervan schrikken als ze zouden weten wat het voltallige personeel van een organisatie op één dag aan papier en inkt verbruikt. Het is vaak veel meer dan nodig is, en dat dwarsboomt de doelstellingen voor een groen kantoor (infographic). Door de afdrukinstellingen aan te passen, kunnen werknemers al flink besparen op de kosten. Een bekende truc voor zuiniger printen is door aan te leren om dubbelzijdig te printen. Er zijn ook minder bekende manieren om te bezuinigen. Zo verbruiken sommige lettertypes een stuk minder inkt dan anderen bij het afdrukken. Onlangs werd dit nog getest door te kijken hoeveel pagina's met een bepaald lettertype geprint kunnen worden tot de inktcartridge leeg is. De resultaten liegen er niet om. Met lettertypes Calibri en Century Gothic blijkt dit 145 pagina's te zijn, terwijl lettertypes als Garamond en zeker Courier New met respectievelijk 243 en 256 pagina's aanzienlijk langer meegaan. Kantoorklassieker Times New Roman scoort met 166 pagina's ook niet al te best; dit lettertype eindigt 'onderkant middenmoot'.
Er valt natuurlijk ook te besparen op inktcartridges door afbeeldingen op webpagina’s niet standaard te laten afdrukken. Sommige websites bieden van elke pagina een printvriendelijke versie. En als dat niet het geval is, is het bij de instellingen van de browser meestal mogelijk om het printen van de afbeeldingen uit te schakelen. Andersom geldt dit natuurlijk ook: organisaties kunnen de eigen bedrijfssite onder de loep nemen (tool) en een printvriendelijke versie aanbieden.