Transparancy International Nederland (TI-NL) heeft zogenaamde Speak Up Guidelines gepubliceerd voor het melden van een vermeende misstand in een organisatie. De handreiking voor werkgevers is bedoeld voor het implementeren van zo’n meldregeling; de handreiking voor werknemers geeft richtlijnen voor het melden van een mogelijke misstand.
Volgens de Wet Huis voor Klokkenluiders (WHvK) moeten organisaties met 50 werknemers of meer een regeling hebben voor het melden van vermoedelijke misstanden in de organisatie. In de wet staan echter alleen de minimumeisen waaraan zo’n klokkenluidersregeling moet voldoen. Het Huis voor Klokkenluiders (HvK) publiceerde eerder een handreiking om organisaties hierbij op weg te helpen. Het HvK was ook betrokken bij de totstandkoming van de nieuwe Engelstalige handreikingen van TI-NL, die hiervan een praktische samenvatting vormen.
TI-NL, de Nederlandse afdeling van de internationale NGO die wereldwijd corruptie bestrijdt, publiceerde een handreiking voor werkgevers en een handreiking voor werknemers. De handreiking voor werkgevers is bedoeld voor het invoeren van meldbeleid en het identificeren van mogelijke misstanden binnen de organisatie. De handreiking voor werknemers geeft werknemers handvatten voor het effectief en veilig melden van een vermoedelijke misstand.
Een bestuurder doet er verstandig aan om de ondernemingsraad (OR) er vanaf het begin bij te betrekken als hij een klokkenluidersregeling gaat implementeren in de organisatie of als hij van plan is om een bestaande regeling te wijzigen. De OR heeft namelijk instemmingsrecht bij een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van procedures voor hoe de organisatie omgaat met meldingen van vermeende misstanden in de organisatie (artikel 27, lid 1m van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)).
Heeft de organisatie nog geen klokkenluidersregeling of is de OR van mening dat de regeling niet voldoet aan de WHvK, dan kan de OR zijn initiatiefrecht (artikel 23, lid 3 WOR) gebruiken om hiervoor bij de bestuurder een concreet (verbeter)voorstel in te dienen. De bestuurder is dan verplicht om dit voorstel van de OR in behandeling te nemen en de OR met een goede onderbouwing te informeren wat hij met dit voorstel doet.
Het hebben van een transparante en toegankelijke meldregeling is essentieel om mogelijke misstanden in de organisatie snel te kunnen opsporen en aanpakken. Dit is zowel in het belang van de organisatie zelf als voor de samenleving als geheel. Alle EU-lidstaten moeten een nieuwe Europese richtlijn voor een betere bescherming van klokkenluiders implementeren in hun nationale wetgeving. Voor Nederland is dat de Wet Huis voor klokkenluiders. De lidstaten hebben hiervoor tot uiterlijk 17 december 2021 de tijd.