Bereid uw functioneringsgesprekken goed voor

Van een goed functioneringsgesprek kunnen zowel uw medewerkers als uzelf veel profijt hebben. Uw medewerkers weten dan na afloop precies waar ze aan toe zijn, wat ze moeten of kunnen verbeteren en wat u van hen verwacht. Ze kunnen hun werkwijze voor het komende jaar dan hierop afstemmen. Daardoor zullen de prestaties van uw medewerkers beter aansluiten op de doelen die uw organisatie nastreeft.

Een grondige voorbereiding op de functioneringsgesprekken

Om een functioneringsgesprek goed te laten verlopen, is een grondige voorbereiding cruciaal. Waar moet u op letten?

• Geef uw medewerkers eerlijke feedback.
  U heeft er niets aan om kritiek te verbloemen. Wees dus eerlijk, duidelijk en direct. Alleen dan kunnen uw medewerkers echt inspelen op uw verwachtingen.
• Presenteer geen nieuwe feiten.
  Het functioneringsgesprek mag voor uw medewerker geen verrassingen in petto hebben. Ga dus regelmatig met uw medewerkers om tafel gedurende het jaar zodat u hen tijdig kunt bijsturen als dit nodig is. Wacht hiermee niet tot het functioneringsgesprek. U bent dan niet alleen te laat met corrigeren maar u schaadt ook de vertrouwensband met uw medewerker.
• Onderbouw uw feedback met concrete voorbeelden.
  Geeft u uw medewerker feedback over zijn functioneren, dan is het belangrijk dat u zo specifiek en concreet mogelijk bent. Door concrete situaties te beschrijven en praktijkvoorbeelden aan te halen, kunt u duidelijker aan uw medewerker uitleggen wat u bedoelt. Bovendien zal uw medewerker de feedback dan makkelijker ter harte nemen omdat deze gebaseerd is op feiten en niet op aannames.
• Houd het doel voor ogen.
  Dwaal niet af door het te lang over koetjes en kalfjes te hebben. Een functioneringsgesprek gaat over uw medewerker. Vraag dus waar hij tegenaan loopt, of hij de juiste middelen heeft om zijn werk goed uit te kunnen voeren en of hij hulp nodig heeft. Vraag ook wat u kunt verbeteren aan uw manier van leidinggeven om uw medewerkers beter te ondersteunen in hun werk.
• Formuleer een duidelijke conclusie en doelen.
  Laat de informatie die u tijdens het functioneringsgesprek krijgt, niet verloren gaan. Formuleer een duidelijke conclusie en praktische doelen voor het komende jaar. Wat zijn bijvoorbeeld de groei- en ontwikkelkansen voor uw medewerker het komende jaar, welke opleiding gaat hij volgen of hoe kan hij zijn sterke kanten beter inzetten?