Het kan nogal wat voeten in de aarde hebben om in een vergadering alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Het is makkelijker om draagvlak te krijgen voor een nieuw voorstel als de gesprekspartners er niet door worden overdonderd.
Vergaderingen willen nog weleens lang duren, veel langer dan noodzakelijk is. Dit kan komen door een gebrekkige agenda, matige leiding van de voorzitter of doordat de neuzen maar moeizaam dezelfde kant op te krijgen zijn. Dit laatste is met een simpele truc te voorkomen. Daarbij is het allereerst belangrijk om te weten dat mensen over het algemeen tijd nodig hebben om ergens over na te denken of er enthousiast over te worden.
Het is daarom niet handig om de aanwezigen in een vergadering te overvallen met een nieuw idee of een voorstel voor veranderingen binnen de organisatie. Hun eerste reactie zal vaak zijn om de hakken in het zand te zetten. Dat kan leiden tot negatieve reacties, pittige vragen en tegenwerking. De truc om zulke weerstand en oeverloze discussies te voorkomen, is om ervoor te zorgen dat het gespreksonderwerp al vóór de vergadering bekend is. Dat kan door mensen – bijvoorbeeld via een vergaderagenda (tool) – van het voorstel op de hoogte stellen.
Een alternatief is om het idee eerder al, officieus, persoonlijk te pitchen (artikel) bij een aantal betrokkenen. Uit de reacties daarop valt al veel waardevolle informatie af te leiden:
Door al voor de vergadering met die feedback aan de slag te gaan (tool), komt het voorstel uiteindelijk beter uit de verf. Mogelijke tekortkomingen zijn immers al in de kiem gesmoord. Daarnaast is er meer kans op steun omdat de gesprekspartners uit de vergadering zich betrokken voelen bij dit project of idee omdat ze er al van afweten.
Meer informatie over efficiënte vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.