Delegeer bij drukte operationele en routinematige taken

13 juni 2024 | Door redactie

Leidinggeven kan zorgen voor overuren maken, werk mentaal 'mee naar huis nemen', achter de feiten aanlopen en een verhoogde werkdruk. Wellicht is het delegeren van taken aan een of meer werknemers dan een oplossing.

Wat taken delegeren kan leiden tot een win-winsituatie: de leidinggevende heeft minder taken op zijn bord en brengt wat lucht aan in zijn agenda, en de extra verantwoordelijkheden kunnen werknemers motiveren. Kerntaken van een leidinggevende als corrigeren, motiveren, coachen en belonen kunnen niet worden gedelegeerd, operationele en routinematige taken wel. Kies een werknemer met de beste competenties voor de taak, dat scheelt begeleiden. Uiteraard is de eerste stap om te kijken of hij er tijd en ruimte voor heeft. Bij het overdragen van de taak moeten het belang en de inhoud ervan duidelijk zijn. Werknemers mogen uiteraard niet worden opgezadeld met rotklussen.

Duidelijke instructies geven

De werknemer moet ook goed worden geïnstrueerd. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De volgende tips helpen om duidelijke instructies te geven:

  • Bepaal het niveau van de werknemer. Als dat te laag wordt ingestoken, bestaat het risico dat de werknemer uit desinteresse mentaal afhaakt. Maar als de taak te moeilijk is, geeft hij het uit frustratie misschien óók op.
  • Bepaal wat de werknemer concreet moet kunnen na de instructie. Wat moet hij weten en welke vaardigheden moet hij onder de knie hebben?
  • Leg de werknemer zorgvuldig uit wat er van hem verwacht wordt, wat het doel en de planning zijn.
  • Stel de instructie op als een stappenplan, waarin staat uitgelegd hoe de werknemer een vaardigheid ontwikkelt of hoe een handeling in zijn werk gaat.
  • Demonstreer de handelingen eventueel eerst zelf en laat het de werknemer daarna pas doen.
  • Controleer of de werknemer de instructie heeft begrepen door tijdens de uitleg regelmatig vragen te stellen.

Niet micromanagen

Maak afspraken om te overleggen over de voortgang. Is het een afgebakende taak? Spreek dan af op welk moment het werk klaar moet zijn (artikel). Geef daarnaast aan waarom juist deze werknemer is gekozen voor de taak. Bijvoorbeeld omdat hij al bepaalde kennis en ervaring in huis heeft om de werkzaamheden goed uit te voeren. De eindverantwoordelijke leidinggevende houdt natuurlijk de vinger aan de pols, maar hij moet niet micromanagen (tool).