Nieuw beleid vanuit de directie betekent meestal dat er veranderingen nodig zijn op de werkvloer. Ook al zijn de aanpassingen vaak nodig, ze zijn onder werknemers niet altijd populair. Het kan dan verschil maken om werknemers tijdig te informeren of zelfs te betrekken bij de besluitvorming.
De participatieladder is een managementmodel en bestaat uit zes stappen, die de mate van betrokkenheid van werknemers bij besluitvorming bepalen. In de vorm van een ladder (of driehoek) begint de eerste stap onderaan, waarbij het personeel alleen informatie krijgt over het nieuwe beleid, en eindigt bij de laatste, bovenste stap, waarbij werknemers zelf beleid vormen.
In de eerste stap krijgt het personeel tijdig informatie over het nieuwe beleid. Het versturen van mailings en het organiseren van bijeenkomsten (e-learning), campagnes of excursies kan vaak voldoende zijn om duidelijke informatie te geven over de door te voeren wijzigingen. Werknemers hebben hierbij geen inbreng in de ontwikkeling van het beleid. Dit geldt ook voor de tweede stap, namelijk het raadplegen van werknemers nadat het beleid is ontwikkeld. Zij mogen hun mening geven over het beleid, bijvoorbeeld op een vergadering of via een enquête (tool), en de leidinggevende speelt de feedback van het personeel door aan het management, die het kan meenemen in de besluitvorming.
In de derde stap op de participatieladder krijgen werknemers al in een eerder stadium gelegenheid om te adviseren over het aanstaande beleid. In de vorm van werkgroepen, rondetafelgesprekken of expertmeetings worden eventuele problemen in kaart gebracht en oplossingen geformuleerd. Het management neemt het advies al dan niet over. Coproduceren is de volgende stap. Hierbij werkt het personeel met de beleidsmakers samen in projectgroepen en wordt het beleid vastgesteld binnen de gegeven kaders. Werknemers en beleidsmakers voeren de plannen gezamenlijk uit.
De vijfde stap is meebeslissen. Vanuit een stuurgroep, medezeggenschapsraad of ondernemingsraad (OR) zijn werknemers medeverantwoordelijk (artikel) voor beslissingen van het management. De directie neemt hun adviezen vaak over. De hoogste en laatste stap van de participatieladder is zelf organiseren. Werknemers komen met ideeën, die uitgewerkt worden tot nieuw beleid, waarbij het management ondersteunt en faciliteert. Directie en leidinggevenden zijn verder niet betrokken bij de besluitvorming. Deze laatste stap komt in de praktijk zelden voor.