Werknemers die slecht nieuws te horen krijgen, verwerken dat nieuws in verschillende fasen. Diverse emoties zullen de revue passeren. Door in iedere fase de juiste reactie te geven, zal het gesprek tussen de leidinggevende en de werknemer soepeler verlopen. Zo brengt de leidinggevende de boodschap – hoe vervelend ook – bovendien duidelijker over.
Het zal niet één van de favoriete bezigheden van een manager zijn, maar zo nu en dan zal een leidinggevende een werknemer minder leuk nieuws moeten brengen. De leidinggevende moet een werknemer bijvoorbeeld aanspreken op zijn functioneren (tool), zijn samenwerking met collega's of nog erger: hem ontslaan. Zo’n slechtnieuwsgesprek verloopt een stuk soepeler als de leidinggevende inspeelt op de verschillende fasen die horen bij de emotionele verwerking van slecht nieuws.
De emotionele verwerking van slecht nieuws verloopt in zes fasen:
De volgorde en duur van de verschillende fasen kan wisselen en niet iedere werknemer zal ze alle zes doorlopen. Ieder slechtnieuwsgesprek (artikel) zal dus anders verlopen. Door op de juiste manier te reageren in iedere fase helpt de leidinggevende de werknemer het nieuws te verwerken zonder dat de boodschap verloren gaat. De boodschap moet helder zijn en de leidinggevende moet tactvol blijven. Als het hoge woord er eenmaal uit is, moet de werknemer de ruimte te krijgen om zijn hart te luchten en het nieuws door te laten dringen. Veel managers maken de fout om het nieuws zo voorzichtig mogelijk te brengen, om te laten zien dat ze meevoelen met hun werknemer. Maar in de praktijk blijkt dat werknemers het juist veel meer op prijs stellen als de leidinggevende gewoon duidelijk is en het nieuws zonder omhaal vertelt.
In de afrondende fase van het gesprek maakt de leidinggevende concrete afspraken over wat de werknemer nu te doen staat. In deze fase maakt de leidinggevende eventueel ook een afspraak voor een vervolggesprek. Het is aan te raden om een verslag te schrijven van het gesprek (tool) en de afspraken op papier te zetten voor de werknemer.