Tijdens gesprekken met werknemers komt het voor leidinggevenden aan op goede vragen stellen. Globaal zijn er vier soorten vragen te onderscheiden: open vragen, gesloten vragen, suggestieve vragen en controlevragen.
Open vragen zijn zinnen die beginnen met woorden als ‘wie’, ‘wat’, ‘wanneer’, ‘waar’ en ‘hoe’. Een werknemer kan bij zo’n vraag niet veel anders dan informatie prijsgeven. Dit in tegenstelling tot gesloten vragen; het soort vragen waarop iemand kortweg met ‘ja’ of ‘nee’ kan antwoorden. Wanneer welke vraag het beste gebruiken is, hangt af van verschillende factoren, zoals de aard, het doel en het verloop van het gesprek. Zo is het bij een functioneringsgesprek (tool) gebruikelijk om de werknemer eerst vrijuit aan het woord te laten. Een open vraag leent zich hiertoe het beste. Een vraag die met ‘waarom’ begint, is feitelijk ook een open vraag, maar kán verwijtend overkomen. Ook suggestieve vragen moeten leidinggevenden liever vermijden. Met deze vragen stuurt hij het antwoord van de werknemer een bepaalde richting in, met als mogelijk resultaat dat de werknemer sociaal wenselijk antwoordt in plaats van te zeggen wat hij echt denkt.
Daarnaast loont het altijd om controlevragen te stellen. Hiermee kan de leidinggevende enerzijds controleren of hij de woorden van de werknemer goed begrepen heeft. Anderzijds kan hij nagaan of zijn eigen woorden helder bij de werknemer zijn overgekomen. Bovendien maakt de leidinggevende met zulke vragen duidelijk dat hij goed luistert en belang hecht aan de mening van zijn gesprekspartner. Controlevragen die ook nog gesloten zijn, komen tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken vooral van pas wanneer zaken onduidelijk of verwarrend zijn. Als de leidinggevende in zulke gevallen doorvraagt, heeft het gesprek meer kans van slagen. Zo bieden gesloten controlevragen de mogelijkheid om gedetailleerde informatie los te peuteren.