VERDIEPINGSARTIKEL
De samenstelling van het projectteam
De basis voor het succes van een project ligt bij de bemanning! De leden van een projectteam moeten niet alleen bij het project passen, maar ook bij elkaar. U als projectleider bent verantwoordelijk voor een geslaagde teambuilding en u kunt een goede samenwerking stimuleren.
Daarom is het belangrijk dat u het een en ander weet over de samenstelling van teams en over de sociale processen die een rol spelen bij het functioneren van teams.
Een goed functionerend projectteam is goud waard. Niet alleen komen gouden teams vaker tot mooie prestaties, het is voor de teamleden ook erg motiverend om deel uit te maken van een succesvol team. Er heerst vaak een prettige sfeer, teamleden nemen elkaars positieve energie over en dit alles leidt ook nog eens tot mooie resultaten.
Als projectleider heeft u een grote faciliterende rol bij het functioneren van een team en om een positieve groepscultuur te stimuleren. U kunt een bindende factor zijn, teamleden enthousiasmeren en voorwaarden scheppen voor een gemeenschappelijk gevoel.
Een projectteam vormen
Helaas is er in de praktijk vaak te weinig aandacht voor de samenstelling van een projectteam. Mensen worden bij een project betrokken omdat ze ‘toevallig’ beschikbaar zijn en voelen zich daardoor niet echt betrokken. Of teamleden hebben het zo druk met hun eigen werkzaamheden dat ze het project als een klusje erbij zien. Het zijn stuk voor stuk geen goede uitgangspunten voor een goed projectteam. Het projectteam is dan los zand dat bij een beetje tegenslag zo uit elkaar valt.
Als projectleider speelt u een belangrijke sociale rol bij het functioneren van een team; u zorgt voor de richting en de visie, maar motiveert de projectmedewerkers ook en inspireert hen tot effectief teamwork.
Hoe moet het dan wel? De meest succesvolle teams zijn met zorg samengesteld. Ze bestaan uit mensen die zowel individueel competent als vakkundig zijn, maar die ook elkaar aanvullen. In een effectief team bouwen de medewerkers voort op de bijdragen van een ander, respecteren ze elkaar en dragen ze ieder bij aan een positieve groepscultuur.
Teamleden vullen elkaar aanvullen
Een goed functionerend projectteam is als een goed huwelijk: de teamleden vullen elkaar aan. Juist het ‘anders zijn’ en elkaar aanvullen maakt een team sterk. Wat heeft een organisatie aan een team waarin iedereen beschikt over dezelfde kennis en kunde? Een team met alleen maar extraverte ‘schreeuwers’ ontaardt al snel in een ordinair machtspelletje. En in een team met alleen introverte dromers komt er waarschijnlijk weinig spectaculairs van de grond.
Het is bij de samenstelling van een projectteam aan te raden om zowel te letten op aanvullende competenties en specialismen, als op aanvullende karakters, persoonlijke interesses en interpersoonlijke vaardigheden. Het kost meestal enige tijd om een goede combinatie van teamleden te vinden. Maar het is de investering dubbel en dwars waard: uit onderzoek blijkt dat een complementair team beter met tegenslagen kan omgaan en dat het gevoel van saamhorigheid groter is. Dat heeft natuurlijk een positieve invloed op de projectresultaten.
Hang naar het verleden
Het is niet vreemd dat mensen die elkaar niet kennen en ineens met elkaar samenwerken, aan elkaar moeten wennen en op elkaar in moeten leren spelen. Dit kan de eerste periode veel energie kosten. Is er haast bij het project? Dan is het verstandig dat de projectmanager teamleden kiest van wie bekend is dat ze in het verleden ook goed met elkaar hebben samengewerkt. Dat zorgt voor een vliegende start van het project!
Competenties
Persoonlijke en sociale vaardigheden zijn van onschatbaar belang voor het succesvol functioneren van een team, maar de aanwezigheid van competente teamleden is dat evenzeer. Een project kan jammerlijk mislukken als er te weinig kennis en vaardigheden in het team aanwezig zijn. Ook al is het nog zo gezellig.
Bij de samenstelling van een projectteam is het belangrijk dat er voldoende gevarieerde expertise aanwezig is om een project in alle fasen succesvol door te komen. Om een voorbeeld te geven: bij een duurzaamheidsproject voor uw organisatie zijn er niet alleen energie- en milieu-experts nodig die de maatregelen bedenken. In het team moet ook een teamlid zitten dat thuis is in communicatie en pr, en een teamlid dat goed doorrekent of alle mooie plannen financieel ook haalbaar zijn.
Samenwerken in een team
Is er een projectteam samengesteld, dan kunnen u en de projectmedewerkers van start met het project! Het is aan te raden het team zo snel mogelijk bij elkaar te laten komen, liefst al tijdens de projectvoorbereiding.
Weet iedereen wat hij moet doen?
De start van een project is vaak hectisch. Teamleden moeten grip krijgen op het project, hun eigen rol en die van de andere teamleden, en dat gaat niet over één nacht ijs. Als projectleider kunt u samen met de projectmedewerkers verifiëren of de taken en doelen voor iedereen bij aanvang duidelijk zijn met deze controlevragen:
- Is het doel van het project duidelijk?
- Kennen de teamleden hun eigen rol en die van de ander?
- Kennen de teamleden hun eigen expertise, en die van de andere teamleden?
- Weten de teamleden welke inspanning van hen wordt verwacht?
- Hoe houdt het team de voortgang in de gaten?
- Wat is de tijdsplanning van het project?
- Welke mensen worden op welk moment ingezet?
- Hoe informeren de teamleden elkaar over de voortgang en de resultaten?
- Wie stelt vast of de resultaten goed genoeg zijn en op basis waarvan?
- Waar is het teamoverleg?
- Wie werken er samen?
Zo kunnen de teamleden aan elkaar wennen, gezamenlijk doelen stellen en het projectplan samen vormgeven. In deze fase kan blijken dat er te weinig expertise aanwezig is uit een bepaald vakgebied, of dat er teamleden zijn die absoluut niet met elkaar door een deur kunnen. Juist op dit moment kunt u nog ingrijpen; later in het project zijn veranderingen lastiger door te voeren.
Stadia
Het moment dat een project daadwerkelijk van start gaat, is vaak wat onwennig. Teamleden moeten elkaar leren kennen en iedereen zoekt naar wat wel en wat niet kan, en wat er van hem wordt verwacht. Veel teams doorlopen een aantal stadia voordat de teamleden effectief met elkaar samenwerken.
Een bekend model is dat van Tuckman, dat onderstaande vijf stappen bevat. Het is een model: iedere organisatie is anders en dus zijn ook de teamprocessen verschillend.
In het allereerste begin is er eigenlijk nog geen team, maar een groep met individuen die met elkaar gaan samenwerken. In dit beginstadium zijn de teamleden voorzichtig, ze laten nog niet het achterste van hun tong zien. Bekenden zoeken elkaar vaak op. Het team is in dit stadium meestal nog niet effectief.
Vanaf het moment dat een projectteam echt gaat samenwerken, is er pas echt werk aan de winkel. De teamleden merken dat er verschillende ideeën bestaan over het bereiken van de doelen van het project.
De stormingfase kenmerkt zich door discussies en conflicten. Teamleden zijn hard op zoek naar hun eigen rol binnen het team en het project, en stellen hun plaats in de groep vast.
Als de discussies effectief worden gevoerd, ontstaat er langzaam overeenstemming en vormt zich een groep. De teamleden krijgen vertrouwen in elkaar, en er ontstaan normen en waarden: zo doen we dat in dit project. De teamleden voelen zich meer en meer een groep die hetzelfde denkt en die dezelfde doelen nastreeft.
Gevaarlijke groepsvorming
De tweede stap (storming) is een gevaarlijke: dit is het eigenlijke proces van groepsvorming en dit gaat vaak gepaard met meningsverschillen en conflicten. Dit kan zich uiteindelijk ten goede keren en een prima basis vormen voor de verdere samenwerking, maar dit hoeft niet. Het komt ook voor dat een projectteam door de verschillen uiteenvalt, of dat de sfeer zo negatief wordt, dat het team niet meer effectief werkt. In het laatste geval zult u moeten overwegen of het de moeite waard is om de samenstelling van het team intact te laten, of dat u ingrijpende wijzingen wilt doorvoeren. Als projectleider kunt u de andere leden van het projectteam vragen om u bij deze keuzes te adviseren.
Dit is het meest vruchtbare deel van een samenwerking: de losse teamleden zijn een echte groep geworden en het team werkt effectief samen. Iedereen kan zich vinden in de ontstane groepscultuur. Er zijn nog steeds discussies, maar die worden benut om betere oplossingen te vinden. De teamleden kennen hun taken en rollen, en handelen daarnaar.
Dit laatste stadium kondigt het einde van het project aan. Is het project geslaagd, dan vinden de projectleden het meestal jammer dat de groep uiteen gaat.
Vaardigheden
De projectleden dragen verantwoordelijkheid voor hun eigen taken en deadlines, maar ook voor de groep als geheel. Dit vraagt om specifieke vaardigheden, zoals:
- de planning halen en de groep informeren als dit niet gaat lukken;
- elk groepslid de ruimte geven voor eigen initiatief;
- effectief overleggen, discussiëren en afspraken maken;
- omgaan met meningsverschillen en conflicthantering binnen de groep;
- gezamenlijke beslissingen nemen;
- kritiek geven en ontvangen.
Groepscultuur
Rome is niet in één dag gebouwd, en een effectief team zeker ook niet. Het kost tijd en energie voordat de neuzen dezelfde kant op staan en de teamleden dezelfde normen, waarden en doelen hebben. Een groepscultuur kan verschillende vormen aannemen, maar projectgroepen met een ‘sterke’ cultuur waarin de projectleden zich kunnen vinden, werken vaak zeer resultaatgericht.
In een team met een ‘zwakke’ cultuur gedragen de teamleden zich vaak stijf en formeel ten opzichte van elkaar, is er weinig gevoel van saamhorigheid en weinig teamspirit.
Cultuur ontstaat vanzelf, maar deze is wel degelijk te beïnvloeden, bijvoorbeeld door u als projectleider die in het begin van het project de spelregels opstelt. Vindt u bijvoorbeeld vaste werktijden belangrijk, of let u vooral op output van de teamleden? Is iedereen gelijk? Moeten alle projectmedewerkers altijd bij elkaar naar binnen kunnen lopen? Is enthousiasme de basis van het project, of is het iets dat gewoon ‘gedaan moet worden’? Het zijn stuk voor stuk elementen die de groepscultuur van een team mede bepalen.
Creëer een groepsgevoel
U als projectleider kunt een grote bijdrage leveren aan het creëren van een groepsgevoel en -cultuur. Bij de start van een project kunt u al de juiste randvoorwaarden scheppen, zoals het creëren van een plek waar de projectleden bij elkaar in de buurt aan het project kunnen werken. Zorg ook voor een projectruimte, waar teamleden alle informatie over het project kwijt kunnen en waar het projectoverleg wordt gehouden. U kunt evenementen organiseren om de onderlinge band te versterken, zoals heisessies, uitjes of borrels met het projectteam.
Rollen
In een projectteam zijn altijd verschillende kwaliteiten nodig. Er zijn teamleden nodig die ‘denken’ en teamleden die ‘doen’. Teamleden die gemakkelijk besluiten nemen, en teamleden die alle voors en tegens uitgebreid tegen elkaar afwegen. Teamleden die analytisch zijn, en teamleden die juist creatief denken. Met andere woorden: de leden van een team nemen altijd een bepaalde rol in ten opzichte van andere teamleden. Een goede projectleider signaleert deze rollen en speelt hierop in. Een team functioneert goed als ieder projectteamlid zijn eigen rol kent en deze rol past bij zijn persoonlijkheid.
Het komt ook vaak voor dat een persoon meerdere rollen in een project vervult. Om een project te laten slagen is het belangrijk dat iedere speler weet wat hem te doen staat en waar zijn verantwoordelijkheden liggen.