VERDIEPINGSARTIKEL
Versterk uw team met de teamrollen van Belbin
Een manager heeft niet alleen te maken met zijn eigen werk, deadlines, doelen, prioriteiten en planningen, maar ook met die van het team waarmee hij werkt. Zonder de hulp en medewerking van het team zijn lang niet alle doelen te bereiken. De teamrollen van Belbin kunnen helpen om een optimaal team samen te stellen en het werk goed te verdelen.
Medewerkers hebben meestal niet alleen verschillende achtergronden, functies en karakters, maar vervullen binnen uw team ook elk een eigen rol. Een team vormen kan dan wel eens een uitdaging zijn. Het werkt het beste als de verschillende rollen voor alle medewerkers duidelijk zijn en als ze een rol vervullen die hun van nature ligt. Zo kan de een vlot babbelen en heeft de ander juist een vlotte pen. Om uw team te versterken, kunt u gebruikmaken van het model van Belbin. Dit helpt om medewerkers op de juiste plek te krijgen en om de effectiviteit van uw team te vergroten.
De teamrollen van Belbin
Meredith Belbin, een Britse onderzoeker en hoogleraar, introduceerde in 1981 het begrip ‘teamrol’. Hij constateerde op basis van onderzoek dat teams met zeer getalenteerde leden soms falen, terwijl teams met minder talenten wél succesvol zijn. Een groep van creatieve personen vormt bijvoorbeeld niet automatisch een creatief team.
Ook bleek dat iedereen zijn eigen persoonlijkheid op een kenmerkende manier inbrengt in een team. Dit gedrag kan rechtstreeks voortkomen uit talenten of karaktereigenschappen, maar het kan ook zijn aangeleerd of bewust verder zijn ontwikkeld.
Ideale groepssamenstelling
Belbin ontwikkelde op basis daarvan een model met negen klassieke team- of gedragsrollen om tot een ideale groepssamenstelling te komen. De rollen zijn in te delen in de categorieën doen, denken, willen en voelen. In het perfecte team moeten al de rollen zijn ingevuld, anders gaat er ergens onderweg iets fout.
Het ideale team van Belbin bestaat uit negen rollen. Nu hebben natuurlijk lang niet alle teams of afdelingen negen medewerkers. Mensen die over meerdere talenten beschikken, kunnen echter ook meerdere rollen vervullen. Elke teamrol heeft zijn waarde én zwakheden. De rollen vullen elkaar aan en versterken elkaar, maar zijn soms ook strijdig aan elkaar. Dat levert spanningen op. De grote kunst van het samenwerken is dat teamleden de verschillen zien als een aanvulling op elkaars rol.
Maximaal drie rollen per persoon
In een team kan iedereen maximaal drie rollen op zich nemen. Als in het team bovendien de verhouding tussen doeners en denkers in balans is, staat niets succes in de weg. Door de rolverdeling als uitgangspunt te nemen bij de verdeling van de taken, doet iedereen waar hij het beste in is of wat hij goed kan. Hierna leest u meer over elk van de rollen.
De Plant
De Plant is de creatieve denker die ideeën heeft en ruimte zoekt om te kunnen fantaseren. Hij is introvert en eigenzinnig en werkt het liefst op enige afstand van het team. Soms verliest hij de realiteit uit het oog, waardoor zijn ideeën radicaal of onpraktisch overkomen. Hij is gevoelig voor waardering en kritiek. Er is soms een aparte gebruiksaanwijzing nodig om het talent van de Plant in een team tot bloei te laten komen.
Vaak is één Plant in een team voldoende. Als iedereen creatief is, gaat het mis. Eén tot twee creatievelingen binnen een team van ongeveer twaalf mensen is voldoende. Deze vinden nieuwe manieren en wegen om met zaken om te gaan.
De Voorzitter
De Voorzitter is de teamleider binnen het managementteam. Niet vanwege zijn bijzondere kwaliteiten, maar vooral vanwege het grote vertrouwen dat hij in de andere teamleden heeft. Daarmee haalt hij het beste in ze naar boven. Hij is een coördinator die procedures aangeeft, bedoelingen verheldert, opvattingen inventariseert en kijkt wat iedereen wil.
De Voorzitter is vaak extravert, positief en ruimdenkend, maar protocolvast. Hij zoekt consensus, maar hakt zonder aarzelen de knoop door als zich een meerderheid heeft afgetekend of als de tijd begint te dringen. Er is een gevaar voor het vasthouden aan het besluit, terwijl er nieuwe inzichten zijn. De Voorzitter is een onverstoorbaar iemand die het ook aandurft om weinig te doen. Desondanks is hij sterk, dominant en gericht op het behalen van doelen.
De Vormer
Waar de Voorzitter zijn mensen vooral steunt, kan elk team tegelijkertijd ook iemand gebruiken die alles doet wat God verboden heeft en hierbij maar één doel voor ogen heeft: winnen! De Vormer bezet de tweede leidersrol binnen het team. Als het gaat om timemanagement is hij degene die de bureaucratie te lijf gaat en zo de effectiviteit vergroot.
De Vormer is een gedreven, wilskrachtige ondernemer met een grote dosis energie en prestatiedrang. Hij is vlot, impulsief en ongeduldig. Hij geniet van strijd en woordenwisseling, maar moet wel kunnen winnen. Als het tegenzit, raakt hij snel gefrustreerd, geëmotioneerd en ongedurig. Hij is resultaatgericht en brengt anderen in beweging. Het risico is dat de Vormer andere teamleden platwalst. Vooral als hij een gezaghebbende positie bekleedt. Hij kan onverdraagzaam zijn ten opzichte van degenen die zich meer op het proces en de procedures richten.
De Brononderzoeker
De Brononderzoeker is extravert, hartelijk en innemend. Hij is op zoek naar nieuwe informatie en personen waarmee hij makkelijk contact legt. Hij is gericht op brainstormen, vernieuwing en ontwikkeling en houdt van improviseren. Al heeft hij weleens de neiging dingen net zo makkelijk te laten vallen als hij ze heeft opgepikt. Hij maakt daardoor niet altijd af waaraan hij is begonnen. Hij is makkelijk afgeleid en is dan bezig met voor het team irrelevante zaken.
Hij is een ster in het onderhouden van zijn netwerk buiten de onderneming, ruikt kansen en heeft een neus voor goede ideeën. Hij brengt nieuwe impulsen het team binnen, waardoor het team niet in zijn eigen cirkel blijft ronddraaien maar verder komt.
De Bedrijfsman
De Bedrijfsman is de praktische figuur, de organisator in het team die ervoor zorgt dat besluiten worden omgezet in concrete werkzaamheden. Hij is een efficiënte doener met een vaste wil. Hij kan echter ook te weinig flexibel zijn en onvoldoende openstaan voor plotselinge ideeën, kansen of wijzigingen in de plannen. Hierdoor uit hij kritiek. Soms staat hij te snel in de actiestand, terwijl de plannen nog verre van uitgekristalliseerd zijn.
Hij is loyaal aan de organisatie, gedisciplineerd en niet te beroerd om ook de minder leuke klussen op zich te nemen. Verrassend veel topmanagers blijken deze rol te bekleden. De Bedrijfsman biedt bovendien tegenwicht aan De Plant, De Vormer en De Brononderzoeker, omdat hij er juist op bedacht is het goede te bewaren en conservatief te reageren op veranderingen. Omdat hij goed nadenkt, kan hij ideeën omzetten in uitvoerbare plannen.
De Monitor
De Monitor is analytisch, verstandig, bedachtzaam en kritisch. Hij wil weten hoe de vork in de steel zit en gaat niet over één nacht ijs. Hij kan lang wikken en wegen, maar zijn oordeel is zelden onjuist. Hij analyseert weloverwogen en strategisch. Een nadeel is dat hij te lang doorredeneert; vooral doeners willen verder en voelen zich hierdoor soms geremd. Verder is de Monitor soms te koel en te afstandelijk.
Dit is de stille kracht van een team, een beetje saai. Hij lijkt onzichtbaar totdat er beslissingen worden genomen. De Monitor kan namelijk als geen ander op een rationele manier voors en tegens afwegen. Zolang hij er de tijd voor krijgt; in crisissituaties heeft hij het moeilijk. Zijn voorstellen zijn vrijwel altijd verstandig, omdat hij binnen het team geen specifieke voorkeuren heeft en erg neutraal is.
De Groepswerker
De Groepswerker is het meest gevoelige en ondersteunende teamlid. Hij is vriendelijk en mensgericht. Hij is sterk gericht op het creëren van sfeer en een groepsgevoel. Hij weet anderen tot elkaar te brengen en is loyaal aan de groepsdoelen. Hij kan luisteren en moedigt anderen aan dat ook te doen. De Groepswerker zoekt naar evenwicht en harmonie, heeft een hekel aan conflicten en probeert deze met tact en diplomatie te voorkomen. Hij duikt weg voor confrontaties en kan met het ene teamlid allianties aangaan tegen een ander. Op kritieke momenten kan hij moeilijk een beslissing nemen.
De Groepswerker is iemand die de boel bij elkaar kan houden, als een niet-dominante voorzitter. Hij stelt zich nooit op de voorgrond, is vooral vriendelijk en een ‘mensenmens’. De Groepswerker is het bindmiddel tussen alle individuele ego’s. Dankzij hem maakt het team bewuste en gezamenlijke keuzes.
De Zorgdrager
De Zorgdrager bezit het talent om voortdurend aan te voelen wat er fout en mis kan gaan. Dit leidt tot veel aandacht voor details, checken en nog eens checken. Hij heeft een hang naar perfectionisme en gedijt bij veiligheid en zekerheid. De Zorgdrager bewaakt de kwaliteit en de veiligheid, maar kan weleens overbezorgd zijn en moeilijk iets aan een ander overlaten. Hij is dan te perfectionistisch en ziet soms te veel beren op de weg. Pas als alles klopt, is hij tevreden.
De andere teamleden worden wel eens moe van zijn oog voor detail en bezorgdheid of iedereen wel overal aan gedacht heeft. Want rekening houden met alle eventualiteiten, dát vinden de anderen sterk overdreven. Dat kan ten koste gaan van de slagkracht van het team. Zonder De Zorgdrager zouden echter veel projecten de mist ingaan.
De Specialist staat overal buiten
De negende rol is de Specialist. Hij is de stille eenling die zich in een team eigenlijk niet thuisvoelt. Hij is echter een toegewijde, initiatiefrijke vakman én standvastige solist. Hij weet vaak veel van één onderwerp maar waagt zich niet gauw en niet graag buiten zijn specifieke vakgebied.
Hij kan prat gaan op zijn expertise en creatief gedrag frustreren. De Specialist vertoont soms defensief gedrag. Hij ervaart problemen als het proces niet gestructureerd genoeg verloopt.
De beste resultaten met evenwichtig team
Volgens Belbin behalen teams met een evenwichtige samenstelling de beste resultaten. In zo’n team vullen de leden elkaar aan. Het gaat niet goed als er essentiële teamrollen (met name de Plant) ontbreken of als de taakverdeling slecht aansluit op rollen die leden van nature al aannemen. Neem uw team eens onder de loep: welke rollen zijn er en welke ontbreken? Zo’n analyse komt van pas bij de taakverdeling en het werven van medewerkers.