Mag een werkgever een gesprek met een werknemer opnemen?

Question

Een leidinggevende wil een gesprek met een werknemer opnemen. Mag dit? En heeft de werknemer recht op een kopie of wijziging van de opname?

Accepted Answer

Het opnemen van een zakelijk gesprek met een werknemer, bijvoorbeeld een functioneringsgesprek, valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG (toolbox) staat zo’n opname toe als deze noodzakelijk is vanwege:

een wettelijke verplichting; of
een gerechtvaardigd belang van uw organisatie.

Toestemming van de werknemer is géén grondslag voor een gespreksopname, omdat er een gezagsverhouding bestaat tussen de werknemer en de werkgever. Dat betekent dat de werknemer zich niet vrij kan voelen om bezwaar te maken tegen een opname.

Opnemen gesprek met werknemer

De hoofregel is dat het opnemen van een gesprek met een werknemer niet is toegestaan. Er zijn wel uitzonderingen op die hoofdregel.

Als je een 'gerechtvaardigd belang' hebt bij de opname, dan is dat de grondslag uit de AVG die je kunt gebruiken om het gesprek op te nemen. Je bent als werkgever dan wel verplicht om de werknemer vooraf over te informeren over de opname en zijn toestemming te vragen (en te krijgen). Hierbij moet je aan de werknemer uitleggen welk gerechtvaardigd belang de werkgever heeft. Ook moet het doel van de opname aan de werknemer uitgelegd worden.

Een opgenomen gesprek moet de werkgever adequaat beveiligen. Hij mag de opnames niet langer bewaren dan voor het doel waarvoor zij zijn gemaakt, noodzakelijk is. De werknemer heeft recht op een kopie van de opname van het gesprek. Hooguit mag je gedeelten uit de opname verwijderen om de privacy van anderen te beschermen.

Maar, de drempel voor het rechtsgeldig opnemen van gesprekken met een werknemer ligt voor werkgevers erg hoog.

Heimelijk opnames maken van een gesprek

Enkel in zeer bijzondere situatoies mag een werkgever een gesprek met een werkneme stiekum opnemen. Bijvoorbeeld;

bij bedreigingen;
bij bommeldingen;
als je vermoedt dat een werknemer iets strafbaars doet, zoals bedrijfsgeheimen naar buiten brengen.

Risico's opnemen gesprekken

Een werkgever die zonder goede reden gesprekken met een werknemer opneemt, loopt het risico dat een rechter de opnames niet toe zal laten als bewijs in een rechtszaak. Daarnaast kan de rechter ook oordelen dat de werkgever zich door de opname ernstig verwijtbaar heeft gedragen. Bij een ontslagzaak kan dat ertoe leiden dat de werkgever aan de werknemer een billijke vergoeding (verdiepingsartikel) moet betalen.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Mag een werkgever een gesprek met een werknemer opnemen?

15 juli 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Leidinggeven