Sinds 2015 hoeven organisaties de vrije ruimte niet meer ieder loontijdvak af te rekenen, maar mag dat in één keer over het hele afgelopen jaar. Een eventuele overschrijding van de vrije ruimte moet uiterlijk in de eerste loonaangifte over 2016 worden afgerekend.
Is het eindheffingsloon van 2015 gelijk aan of minder dan de vrije ruimte van 2015? Dan hoeft uw organisatie over 2015 geen eindheffing werkkostenregeling aan te geven en te betalen. Is het eindheffingsloon meer dan de vrije ruimte, dan moet de werkgever 80% eindheffing berekenen over het verschil. Hij draagt via de eindheffing werkkostenregeling alleen loonbelasting/premie volksverzekeringen af. Dit eindheffingsloon vormt geen loon voor de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet.
AIs er over 2015 eindheffing werkkostenregeling is verschuldigd, moet de werkgever deze uiterlijk bij de loonaangifte over het eerste tijdvak van 2016 betalen. De eindheffing komt dan ook uiterlijk in deze loonaangifte te staan. Is er in de loop van 2015 al eindheffing betaald, dan is de loonaangifte over het eerste tijdvak van 2016 het uiterste moment om de eindafrekening te maken.
Er is één uitzondering: als uw organisatie in de loop van het kalenderjaar ophoudt te bestaan, moet de eindheffing werkkostenregeling uiterlijk worden aangegeven in de loonaangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Als een groep samenhangende organisaties de concernregeling toepast en dus een gezamenlijke vrije ruimte aanhoudt, moet bij overschrijding van de collectieve vrije ruimte het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon over 2015 de eindheffing aan de Belastingdienst afdragen.