Als een organisatie een nieuw loonheffingennummer krijgt, moet dat in sommige situaties doorgegeven worden aan UWV. Het nieuwe loonheffingennummer kan gevolgen hebben voor de manier waarop de werkgever om moet gaan met lopende ziekmeldingen en aanvragen op basis van de Wet arbeid en zorg (WAZO).
Organisaties die overgenomen worden door een andere organisatie, krijgen daarbij een nieuw loonheffingennummer. Ook als de rechtsvorm van een organisatie verandert, kent de Belastingdienst een nieuw loonheffingennummer toe. Wat er gebeurt met de lopende ziekmeldingen en aanvragen op basis van de WAZO, verschilt per situatie.
Krijgt uw organisatie door een overname een nieuw nummer, dan gaan de lopende meldingen over op dat nieuwe nummer per de datum van de overname. De werkgever moet in dat geval schriftelijk aan UWV het nieuwe loonheffingennummer doorgeven en daarbij een lijst meesturen van de meldingen die onder het nieuwe nummer komen. Daarbij moet hij vermelden:
Krijgt een organisatie een nieuwe rechtsvorm, dan kent de Belastingdienst ook een nieuw loonheffingennummer toe. De oude loonadministratie moet dan worden afgesloten en de organisatie moet zich opnieuw aanmelden als werkgever. De lopende ziekmeldingen en WAZO-aanvragen blijven in dit geval bij UWV onder het oude nummer staan. Nieuwe aanvragen komen onder het nieuwe nummer.
Wil de werkgever in deze situatie in de verzuimmelder van UWV of via Digipoort gegevens opvragen of een melding doorgeven, dan moet hij per situatie bekijken onder welk loonheffingennummer deze valt. Daarvoor vergelijkt hij de eerste ziektedag of de datum van zijn aanvraag met de datum waarop het loonheffingennummer is veranderd.