Uw identificatieplicht is niet onbegrensd

Als een nieuwe werknemer in dienst komt bij uw onderneming hoeft u de handtekening op het identiteitsbewijs normaal gesproken niet te vergelijken met die op de opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Dat heeft het gerechtshof onlangs bepaald.

24 juli 2013 | Door redactie

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet u zijn identiteitsbewijs op echtheid controleren en een kopietje maken voor het dossier. Daarnaast moet de werknemer aan u doorgeven of hij wil dat u de loonheffingskorting voor hem toepast. Die verklaring moet hij dateren en ondertekenen en ook die moet u bewaren.

Vergelijken van handtekeningen is niet nodig

U hoeft echter niet te controleren of de handtekening onder deze verklaring overeenkomt met die op het paspoort of de identiteitskaart, tenzij er aanleiding is om te vermoeden dat er iets aan schort. Dat bepaalde het gerechtshof Den Bosch onlangs.
In de betreffende zaak kreeg een werkgever een stevige naheffingsaanslag en boete wegens het niet correct vaststellen van de identiteit van 34 werknemers. De inspecteur van de Belastingdienst paste voor al deze werknemers het anoniementarief toe. De werkgever liet het er echter niet bij zitten. Het hof gaf hem gelijk. Volgens het hof was de werkgever bij het aannemen van werknemers in zijn algemeenheid zorgvuldig genoeg te werk gegaan en had hij op de juiste manier de door de werknemers verstrekte gegevens betreffende naam, adres, woonplaats en identiteit onderzocht.

Geen aanleiding voor aanvullende controle

De staatssecretaris van Financiën was het hier niet mee eens en legde de zaak voor aan de Hoge Raad. Die besloot ook dat er in deze situatie geen omstandigheden waren die aanleiding gaven om de handtekeningen op de verklaring gegevens voor de loonheffingen te vergelijken met die op het identiteitsbewijs.
Hoge Raad, 12 juli 2013, ECLI (verkort): 57