VERDIEPINGSARTIKEL

Alles over boetes rond de aangifte loonheffingen

Rondom de loonaangifte moet u zich aan de regels houden: u moet op tijd de juiste gegevens aan de Belastingdienst verstrekken, elk tijdvak aangifte doen én de loonheffingen voor de deadline betalen. Houdt u zich niet aan de regels, dan kan uw organisatie u naast een naheffingsaanslag ook flinke boetes krijgen. Die duizenden euro’s houdt u liever in uw zak. Gelukkig strijkt de Belastingdienst soms met een hand over het hart.


17 september 2019 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Als salarisadministrateur heeft u voor uw organisatie en voor de werknemers grote verantwoordelijkheden. Het verbaast u dus waarschijnlijk niet dat er consequenties zijn als u een steekje laten vallen. Zo zijn er diverse soorten verzuim waarvoor de Belastingdienst u op de vingers kan tikken. Het gaat om verzuimen rond administratieve verplichtingen, de aangifte en afdracht van loonheffingen en eventuele correctieberichten. De fiscus deelt vergrijpboetes uit aan organisaties die echt kwaad in de zin hebben.

Inhoudingsplichtige

Als er voor het eerst werknemers bij uw organisatie in dienst treden, moet u vooral niet vergeten om u als werkgever aan te melden bij de Belastingdienst. Bent u hiermee te laat, dan ziet de fiscus dit als een te late betaling van de loonheffingen. Hier krijgt u een boete voor van maximaal 10% van het niet of te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278. Op het moment dat u eenmaal bent aangemeld als inhoudingsplichtige, maar nog niet daadwerkelijk werknemers in dienst heeft, bent u toch al verplicht om aangifte loonheffingen te doen.

Verzuimboete

Soms is het ondanks uw beste inspanningen niet mogelijk om op tijd alle benodigde gegevens voor de loonheffingen van een werknemer te bemachtigen. Of u kunt om wat voor reden dan ook zijn identiteit niet juist vaststellen. Ook als het buiten uw macht ligt dat u niet alle benodigde gegevens voor de loonheffingen door kunt geven, mag u hem niet buiten beschouwing laten. In deze gevallen moet u het anoniementarief toepassen – zie ook het kader. Het toepassen van het anoniementarief is een verplichting. Als u het tarief ten onrechte niet toepast, kunt u direct – dus zonder strafprocedure – een boete voor administratief verzuim van maximaal € 5.278 krijgen.

Anoniementarief toepassen

Als u het anoniementarief toepast, houdt u voor de werknemer 52% loonbelasting/ premie volksverzekeringen in. U kunt geen rekening houden met de loonheffingskorting, het maximumpremieloon voor de premies werknemersverzekeringen en het maximumbijdrageloon voor de ZVW. U mag het anoniementarief alleen corrigeren als u het door een fout in de administratie ten onrechte is toegepast. Als u later wél de identiteit kunt vaststellen of alle relevante gegevens heeft, mag u het anoniementarief niet achteraf corrigeren.

Coulance

Doet u na de uiterste aangiftedatum pas loonaangifte of helemaal niet; of dient u de aangifte onjuist of onvolledig in, dan is er sprake van een aangifteverzuim. De Belastingdienst kan uw organisatie dan een aangifteverzuimboete opleggen. Soms doet hij dat niet: er geldt na de uiterste aangiftedatum namelijk een coulancetermijn van zeven kalenderdagen. Als u de loonaangifte één keer na de uiterste aangiftedatum, maar wel binnen de coulancetermijn indient, krijgt u geen boete. Uw organisatie krijgt dan wel een verzuimmededeling, aangezien er wel sprake is van aangifteverzuim.

Doet u loonaangifte ná de coulanceperiode of helemaal niet, of de is aangifte onjuist, dan kunt u wel een boete van € 65 verwachten. De fiscus geeft u overigens maar één keer respijt: als uw vorige aangifte ook te laat of onjuist was, dan kunt u een boete krijgen, zelfs als uw aangifte de vorige keer nog binnen de coulanceperiode bij de fiscus binnen was. Voldoet u keer op keer niet aan de aangifteverplichtingen, dan kan de boete oplopen naar maximaal € 1.319.

Eerstedagsmelding

In het vorige nummer van Salaris Rendement kon u alles lezen over naheffingsaanslagen. Als uw organisatie eenmaal zo’n naheffingsaanslag of een vergrijpboete heeft gekregen, kan de Belastingdienst u verzoeken om een eerstedagsmelding te doen.

U moet dan gedurende drie jaar van elke nieuwe werknemer die bij uw organisatie in dienst komt een melding maken bij de Belastingdienst. De melding moet binnen zijn vóór de eerste werkdag van de werknemer. Geeft u geen gehoor aan het verzoek van de Belastingdienst om een eerstedagsmelding te doen, dan krijgt uw organisatie mogelijk een boete voor administratief verzuim.

Riskeren

Naast het op tijd en juist doen van de aangifte, is het ook aan u om het verschuldigde bedrag aan loonheffingen op tijd en correct aan de Belastingdienst over te maken. Lukt u dat niet, dan riskeert u – naast een naheffingsaanslag loonheffingen – een betaalverzuimboete. Net zoals bij de regels rond de aangifte geldt er bij het betalen van de loonheffingen een coulanceperiode. Ontvangt de fiscus uw betaling te laat, maar binnen zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum, dan geldt het volgende:

  • De betaling van uw vorige loonaangifte was op tijd en volledig: u krijgt alleen een verzuimmededeling.
  • De betaling van uw vorige loonaangifte was te laat: u krijgt een boete.
  • De betaling van uw vorige loonaangifte was onvolledig: u krijgt een boete.

Uitzonderlijk

Betaalt u een deel van de verschuldigde loonheffingen binnen de coulanceperiode en een deel daarna, dan legt de Belastingdienst een verzuimboete op voor het gehele te laat betaalde bedrag, dus ook over het deel dat u binnen de coulanceperiode betaalde. Bij volledige betaling buiten de coulanceperiode volgt sowieso een boete over het hele bedrag.

Een betaalverzuimboete kost uw organisatie vaak meer dan een administratieverzuimboete. De boete is 3% van het te laat of niet-betaalde bedrag, dus het kan behoorlijk oplopen. In ieder geval is de boete minimaal € 50 en maximaal € 5.278. In uitzonderlijke situaties – als u bijvoorbeeld stelselmatig niet voldoet aan de betaalverplichtingen – kan de boete oplopen naar maximaal 10% van het te laat of niet-betaalde bedrag.

Correctie

De Belastingdienst kan uw organisatie ook van correctieverzuim beschuldigen. Dit betekent dat u een correctiebericht te laat, onjuist of helemaal niet heeft ingediend voor een eerdere aangifte. Deze boete voor het niet corrigeren van de aangifte is maximaal € 1.319; de boete voor het niet betalen is maximaal € 5.278. Voor de eerdere onjuiste aangifte (die u dus corrigeert) krijgt u geen boete als u deze op eigen initiatief corrigeert, óók niet bij maximaal € 20.000 aan correcties op jaarbasis of als het totale verschuldigde bedrag meer is dan € 20.000, maar minder dan 10% van het bedrag dat u voor de originele aangifte betaalde.

Vergrijp

Als er bij een betaalverzuim sprake is van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet, kan de Belastingdienst een vergrijpboete opleggen. De boete zou uw organisatie nóg meer kosten en deze krijgt u dan ook niet zomaar. U krijgt een vergrijpboete opgelegd als u opzettelijk geen aangifte doet, er sprake is van grove schuld of opzettelijke nalatigheid, zoals het opzettelijk onjuist of onvolledig indienen van een aangifte. De vergrijpboete is bij grove schuld 25% van het niet-betaalde bedrag en bij opzet 50%.

Strafbaar

Wil de Belastingdienst uw organisatie een vergrijpboete opleggen, dan ontvangt u vooraf een brief waarin de fiscus uitlegt waarom zij uitgaan van uw grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. U heeft de mogelijkheid om op die brief te reageren voordat de Belastingdienst de vergrijpboete definitief vaststelt. Het opzettelijk te laat, niet, onjuist of onvolledig doen van aangifte loonheffingen kan de Belastingdienst zien als strafbaar misdrijf, net als het opzettelijk niet, te laat of onvolledig betalen van de loonheffingen. Zo’n misdrijf kan uiteindelijk strafvervolging tot gevolg hebben.

Sinds 1 januari 2014 kan de Belastingdienst een gevangenisstraf van maximaal zes jaar opleggen aan hen die opzettelijk de loonbelasting niet, gedeeltelijk niet of niet tijdig betalen. Het kan ook leiden tot een boete van de zogenoemde vijfde categorie: maximaal eenmaal het bedrag van de te weinig betaalde belasting, tot maximaal € 81.000.

Op rendement.nl/salaristools vindt u een handig formulier om benodigde gegevens van de werknemer vast te leggen.

Storing computersystemen van de fiscus

De betaling moet vóór de uiterste betaaldatum op de rekening van de Belastingdienst staan. In geval van een storing gaat de Belastingdienst per situatie na of het op tijd indienen van aangiften voor u onmogelijk was. De fiscus adviseert u om altijd de actuele serviceberichten te lezen als u inlogt via ‘Inloggen voor ondernemers’. Natuurlijk kan uw eigen computersysteem of internetverbinding ook met een plotselinge storing te kampen krijgen. Het is dus verstandig om niet tot het laatste moment te wachten met het insturen of betalen van aangiften.