VERDIEPINGSARTIKEL

Het hoe en waarom van correcties over 2019 doorvoeren

De Belastingdienst en andere instanties baseren zich voor het bepalen van aangiftes, uitkeringen en toeslagen op de gegevens uit de polisadministratie. Die moeten dus wel in orde zijn. Dat betekent dat u eventuele fouten in de aangifte loonheffingen altijd moet corrigeren, ook als ze voor uw organisatie geen verdere gevolgen hebben. Hoe gaat dat ook alweer in zijn werk voor 2020, 2019 en eerdere jaren?


26 juni 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Als u een niet (geheel) juiste of onvolledige aangifte loonheffingen heeft gedaan, moet u dit corrigeren en alsnog de juiste en volledige gegevens aan de Belastingdienst verstrekken. Dat heet corrigeren.

Met de gegevens die u instuurt via uw loonaangifte wordt niet alleen bepaald wat u moet betalen, maar wordt ook de polisadministratie gevuld van UWV.

Verplicht correctieberichten insturen

Gezien het belang van de juistheid van de polisadministratie heeft u de plicht om correctieberichten in te sturen. De fiscus kan dan ook sancties opleggen om dit af te dwingen.

Bij het beoordelen of er sprake is van een volledige en juiste loonaangifte moet u letten op alle gegevens, ook als deze niet van invloed zijn op de hoogte van de loonheffingen die uw onderneming moet betalen. Ook relatief kleine zaken als namen, BSN’s en ­(sector)codes moeten dus volledig en juist zijn ingevuld.

Verantwoordelijkheid voor juiste aangifte loonheffingen ligt volledig bij uw organisatie!

Het feit dat een ingediende aangifte loonheffingen door het systeem van de Belastingdienst wordt geaccepteerd, wil nog niet zeggen dat de aangifte ook in orde is. U moet zelf in de gaten houden of er geen onvolledigheden of onjuistheden zitten in de loonaangiftes van eerdere tijdvakken en – als dat nodig is – correcties doorvoeren.

Als de Belastingdienst onvolledigheden of fouten ontdekt, kan hij:

  • u vragen om de aangifte vrijwillig te corrigeren (correctieverzoek) of;
  • u verplichten om hem te corrigeren (correctieverplichting).

In beide gevallen krijgt u van de Belastingdienst een brief met daarin uitleg over wat u moet corrigeren en waarom.

Een correctieverplichting krijgt u bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek van de fiscus of een looncontrole van Inspectie SZW. Voldoet u niet aan een correctieverplichting, dan kunt u een boete krijgen.

Nieuwe, volledige loonaangifte vervangt eerdere aangifte

Als de aangiftetermijn voor de loonaangifte die u wilt corrigeren nog niet is verstreken, kunt u gewoon een nieuwe, volledige loonaangifte insturen. Deze vervangt dan de eerdere aangifte over het betreffende tijdvak zonder dat u daarvoor verder nog iets hoeft te doen.

Ook kunt u in dat geval een aanvullende aangifte insturen. Heeft de aanvulling of wijziging betrekking op werknemersgegevens, dan moet u alle werknemersgegevens van de betreffende inkomstenverhouding insturen én alle collectieve gegevens. Zo niet, dan volstaat het deel van de aangifte met de gecorrigeerde collectieve gegevens.

Maximaal acht weken om een fout te herstellen

Is de aangiftetermijn van de betreffende loonaangifte al verstreken als u de fout erin ontdekt, dan moet u deze fout corrigeren bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte loonheffingen. U heeft dus in de praktijk maximaal acht weken om een door u ontdekte fout te herstellen.

Fout ontdekt door de Belastingdienst

De Belastingdienst kan ook een fout ontdekken in een eerdere aangifte, bijvoorbeeld tijdens een looncontrole. In dat geval zal de fiscus aangeven hoe en wanneer u de correctie moet insturen.

Het herstellen van de fout bij een volgende aangifte loonheffingen houdt in dat u de gecorrigeerde werknemersgegevens en alle collectieve gegevens van het betreffende tijdvak mee­stuurt. Afhankelijk van de manier waarop u aangifte doet, moet u misschien ook álle werknemersgegevens meesturen in plaats van alleen de werknemersgegevens van de te corrigeren inkomstenverhouding.

Bij de aangifte loonheffingen waarbij u de correctie(s) meestuurt, betaalt u dan de over dat betreffende tijdvak verschuldigde loonheffingen vermeerderd of verminderd met het saldo van de betreffende correctie(s). U moet dus zelf verrekenen, de Belastingdienst doet dat niet voor u.

Losse correctie indienen

Soms moet u een aparte correctie insturen, los van een loonaangifte. Dit is het geval als uw onderneming ten tijde van de correctie niet langer inhoudingsplichtig is, of als u slechts per halfjaar of jaar aangifte loonheffingen doet.

Ook moet u een losse correctie indienen als de correctie betrekking heeft op een tijdvak van een eerder kalenderjaar en de aangiftetermijn van het laatste tijdvak van dat jaar al is verstreken.

Als u later in 2020 een correctie over een tijdvak van 2019 wilt verzenden, moet u dus een losse correctie insturen. Hiervoor krijgt u vervolgens een naheffingsaanslag of teruggaafbeschikking van de Belastingdienst op de mat. Er is dan dus geen sprake meer van zelf verrekenen: de fiscus maakt in dit geval de optel- of aftreksom voor u.

Naheffingsaanslag vragen in plaats van corrigeren

In sommige gevallen wegen de (uitkerings)belangen van werknemers niet op tegen de administratieve lasten van het corrigeren van de werknemersgegevens. U kunt de Belastingdienst dan vragen om een naheffingsaanslag zonder dat u de individuele werknemersgegevens hoeft te corrigeren.

Voorwaarden
Met deze naheffingsaanslag betaalt uw organisatie de loonbelasting/premie volksverzekeringen als eindheffing. De premies werknemersverzekeringen betaalt u ook met die aanslag, net als de werkgeversheffing ZVW of eventueel de werknemersbijdrage ZVW. Voor de premies en de bijdrage betaalt u evenveel als wanneer u wel op werknemersniveau had gecorrigeerd.

Om een naheffingsaanslag te krijgen, moet u aan drie voorwaarden voldoen:

  • U stuurt een schriftelijk verzoek naar uw belastingkantoor, met een specificatie van de bedragen waarvoor u een naheffingsaanslag vraagt.
  • Het gaat om fouten in loonbestanddelen of om tariefverschillen die niet of bezwaarlijk te individualiseren zijn.
  • U maakt aannemelijk dat het niet corrigeren van de werknemersgegevens geen onevenredig nadelige gevolgen heeft voor een eventuele uitkering van UWV aan werknemers.

Oude loonbelastingtabellen

Heeft u voor een correctie van een oude loonaangifte de oude loonbelastingtabellen nodig, dan vindt u die voor het jaar 2017 en later via de rekenhulp van de Belastingdienst. Heeft u oudere tabellen nodig, dan kunt u die zonder rekenhulp downloaden van de website van de Belastingdienst.

Let wel goed op dat u bij correcties over 2019 goed kijkt waar de werknemer ten tijde van de originele loonaangifte woonde. Zijn woonland is namelijk sinds 1 januari 2019 een onderscheidende factor in het bepalen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Wisselen van salarissoftwarepakket

De Belastingdienst eist dat correcties altijd worden ingediend met de salarissoftware waarmee de originele aangifte is ingediend. Let dus op bij het wisselen van salarispakket dat u met uw oude leverancier goed afstemt dat u en hoe u correcties over oudere jaren kunt indienen.

U mag nog corrigeren over tot en met 2015

Moet u in 2020 een aangifte corrigeren over een aangiftetijdvak van 2015, 2016, 2017, 2018 of 2019? Dan gebruikt u daarvoor de aangifte- of administratiesoftware van het betreffende jaar.

Want bij een correctie over oude jaren horen de specificaties van die jaren. U moet dan ook bijvoorbeeld de tabellen, percentages en heffingskortingen van die jaren gebruiken.

Eerder
Aangiften over 2014 en eerder kunt u niet meer corrigeren. Wilt u in 2020 een correctie verzenden over 2015, 2016 of 2017 of 2018? Dan kunt u dat alleen doen met een losse correctie. Andere opties zijn er niet.