VERDIEPINGSARTIKEL

Minder loonheffingen door de studenten- en scholierenregeling

Het formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ krijgt u waarschijnlijk vaak alleen na de eindexamens of in de zomerperiode weer eens onder ogen.

Dat is niet zo regelmatig dat u alle bijzonderheden over deze speciale regeling voor scholieren en studenten helder op uw netvlies heeft. Wanneer kunt u dit formulier ook alweer gebruiken en wat betekent dit voor de verloning?


15 juni 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Voor studenten en scholieren die voor uw onderneming werken, hoeft u soms minder of zelfs helemaal geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden.

U mag onder voorwaarden namelijk het kalenderkwartaal als loontijdvak gebruiken in plaats van het werkelijke tijdvak waarover u hen verloont.

Eisen studenten- en scholierenregeling opgesteld door de Belastingdient

Als u deze studenten- en scholierenregeling wilt toepassen, moet u voldoen aan een aantal eisen die de Belastingdienst heeft opgesteld.

Zo moet de jonge werknemer die bij u aan de slag is, aan het begin van het kalenderkwartaal recht hebben op een bijdrage uit één van de volgende drie regelingen:

  • kinderbijslag volgens de Algemene kinderbijslagwet;
  • een gift of prestatiebeurs volgens de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
  • een tegemoetkoming in de studiekosten volgens de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten.

Is dit niet het geval, dan mag u voor deze werknemer de studenten- en scholierenregeling niet toepassen.

Hoeveel uur mag de jeugd werken?

Voor jongere werknemers kent de Arbeidstijdenwet (ATW) speciale regels. Voor een jeugdige werknemer hoort werken bijzaak te zijn, zo vindt de overheid. 16- en 17-jarigen mogen daarom maximaal negen uur per dienst werken. Op weekbasis geldt er een maximum van 45 uur, maar bij vier aaneengesloten weken is gemiddeld 40 uur per week het maximum. De collectieve arbeidsovereenkomst (cao) mag daar niet van afwijken.

Arbeidstijd
In de ATW is bovendien bepaald dat de tijd waarop deze jeugdige werknemers onderwijs volgen ook arbeidstijd is. Let daar dus op als u wilt nagaan of u de regels op de juiste manier naleeft. 15-jarigen mogen zelfstandig licht, niet-industrieel werk verrichten, zoals vakkenvullen. 13- en 14-jarigen mogen bij dergelijk werk helpen.

In de Nadere regeling kinderarbeid zijn de grenzen van de arbeidstijden en het type werk voor hen uitgewerkt. 15-jarigen mogen niet meer dan twee uur per schooldag werken en acht uur per niet-schooldag. 13- en 14-jarigen mogen op een schooldag maximaal twee uur simpele klusjes uitvoeren. Op een niet-schooldag is dat maximaal zeven uur.

Belangrijke zaken bij verzoek

De werknemer moet zelf een schriftelijk verzoek bij uw organisatie indienen als hij wil dat u de studenten- en scholierenregeling voor hem toepast. U kunt hem natuurlijk wel eerst wijzen op de mogelijkheid. Controleer of in het ingediende verzoek in ieder geval de volgende zaken staan:

  • de ingangsdatum van de regeling;
  • het burgerservicenummer of onderwijsnummer van de werknemer;
  • dat de werknemer aan één van voorgaande eisen voldoet (dus student of scholier is in de zin van de regeling);
  • dat de werknemer de regeling door uw onderneming wil laten toepassen;
  • datum en handtekening.

U kunt voor dit verzoek het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ aan de werknemer verstrekken. Dit formulier kunt u downloaden van de website van de Belastingdienst. Zoek daarvoor op studenten- en scholierenregeling.

Om de regeling te mogen toepassen, moet u het formulier – of het verzoek in een andere vorm – bij de loonadministratie van uw organisatie bewaren. Voor dit formulier geldt dat u het ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking van de werknemer moet blijven bewaren. U bewaart ook de oude formulieren als deze zijn vervangen door nieuwe.

Buitenlandse studenten

De studenten- en scholierenregeling kunt u ook toepassen voor jeugdige werknemers uit het buitenland. Het moet dan gaan om een scholier of student uit een ander land van de Europese Unie, IJsland, Noorwegen, Zwitserland of Liechtenstein. Deze scholier of student moet dan beschikken over een International Student Identity Card (ISIC).

Deze internationale studentenkaart vraagt de scholier of student zelf aan. Hiervoor kan hij terecht op de website isic.nl. U moet u een kopie van de ISIC in de loonadministratie bewaren.

Inleveren voor eerste werkdag

Het ingevulde formulier of verzoek in een andere vorm, moet de werknemer volgens de wettelijke regeling uiterlijk inleveren op de dag voor zijn eerste werkdag.

Als hij meteen aan de slag gaat op de dag waarop u hem aanneemt, moet de opgaaf van de gegevens gebeuren vóór hij gaat werken. Het is goed om hem daaraan te herinneren. Het kan zomaar zijn dat de student of scholier hier geen weet van heeft. Levert hij geen verzoek in, dan past u de studenten- en scholierenregeling niet toe.

Levert hij ook geen – of foute – persoonlijke gegevens aan, dan zijn de consequenties groter. U moet dan het anoniementarief voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden op het loon. In 2020 bedraagt het anoniementarief 52%. 

Vóór de werknemer aan de slag gaat, moet hij zich bovendien bij u melden met een geldig identiteitsbewijs. Zorg voor een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs, die u bewaart in uw loonadministratie. Legitimeert de scholier of student zich niet, dan moet u ook in dat geval het anoniementarief van 52% gebruiken voor deze werknemer.

Berekening bij loontijdvak van kwartaaltabel

Als u de studenten- en scholierenregeling toepast, gaat u uit van een loontijdvak van een kalenderkwartaal, ook al is het werkelijke loontijdvak anders.

U moet dan de kwartaaltabel voor de berekening van de in te houden loonbelasting/premie volksverzekeringen en het kwartaalmaximum voor de berekening van de verschuldigde premies werknemersverzekeringen gebruiken. Het maximumpremieloon per kwartaal bedraagt in 2020 € 14.308.  

Hoeveel u vervolgens moet inhouden en betalen, berekent u als volgt:

  • Tel het loon dat u al eerder in het kalenderkwartaal betaalde op bij het loon dat u op dat moment betaalt.
  • Bereken de loonheffingen alsof u op dat moment het hele loon betaalt.
  • Trek daarvan de loonheffingen af die u al eerder had berekend. U mag niet uitkomen op een negatief bedrag.

Het maakt overigens geen verschil of de werknemer in de loop van het kwartaal een nieuw contract krijgt. Ook bij twee dienstbetrekkingen binnen één kalenderkwartaal gebruikt u deze manier van berekenen.

Omdat er in de kwartaaltabel meer loonheffingskorting is verwerkt dan in de andere tijdvaktabellen, hoeft u meestal minder – of soms zelfs helemaal geen – loonbelasting/premie volksverzekeringen bij de werknemer in te houden. Voor de werknemer heeft dit als voordeel dat hij zo meer loon krijgt uitbetaald en minder of geen loonbelasting hoeft terug te vragen van de Belastingdienst via de aangifte inkomstenbelasting.

Benodigde gegevens verstrekken

Als u werknemers die naast hun studie of school bij uw onderneming in dienst zijn het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ laat invullen, hoeven zij niet meer op een andere manier hun gegevens voor de loonheffingen door te geven. Door het inleveren van dit formulier verstrekken zij alle benodigde gegevens en weet u bijvoorbeeld ook dat de werknemer wil dat u de loonheffingskorting voor hem toepast.

De studenten- en scholierenregeling kan alleen met ingang van een nieuw kalenderkwartaal eindigen. Ook daarvoor moet de werknemer weer een schriftelijk verzoek indienen, waarop zijn handtekening en de datum staan.

Hiervoor kan de werknemer hetzelfde modelformulier gebruiken dat is te downloaden op de website van de Belastingdienst. Bewaar ook dit verzoek voor stopzetting in uw loonadministratie.

Minimumjeugdloon per 1 januari 2020 verhoogd

Jongeren van 15 tot en met 20 jaar hebben recht op het minimumjeugdloon. Dat is een percentage van het wettelijk minimumloon. Voor jongeren van 13 en 14 jaar bestaat er geen wetteijk minimum(jeugd)loon. De vaste percentages van het minimumloon zijn voor 18-, 19- en 20-jarigen per 1 juli 2019 flink gestegen vanwege een extra verhoging.

En per 1 januari 2020 zijn deze bedragen ook met 1,1% verhoogd, net als het minimumloon voor oudere werknemers. Voor werknemers van 18, 19 of 20 jaar die een arbeidsovereenkomst hebben in verband met een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) gelden lagere minimumbedragen. U vindt alle bedragen voor de eerste helft van 2020 op rendement.nl/salaristools.

Let op, de studenten- en scholieren­regeling en de loonheffingskorting kunnen voor de werknemer maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast.