Wat moeten we doen als we te veel loon betaald hebben?

22 juli 2019

We hebben een werknemer bij vergissing te veel loon uitbetaald. Hij heeft dit zelf ontdekt en het te veel betaalde bedrag vrijwel direct aan ons teruggestort. Hoe kunnen we dit het beste in de salarisadministratie verwerken?

Omdat de werknemer op eigen initiatief het te veel betaalde loon direct terugstort, beschouwt de Belastingdienst de loonbetaling als niet gedaan. Wel moet u nog de gegevens in de loonstaat over het loon en de loonheffingen verbeteren. Hoe u dit doet, hangt af van het moment van terugbetalen. Als u al aangifte heeft gedaan, moet u dit corrigeren. Is de aangiftetermijn nog niet voorbij, dan doet u nog een nieuwe volledige aangifte loonheffingen of stuurt u voor een specifiek deel van de aangifte vervangende of aanvullende gegevens naar de Belastingdienst.

Aangiftetermijn

Is het aangiftetijdvak al wel verstreken, dan moet u binnen acht weken na het einde van de aangiftetermijn een correctie van de aangifte versturen. Het kan voorkomen dat een werknemer het te veel betaalde loon niet uit zichzelf terugbetaalt. U moet dan het te veel betaalde nettobedrag terugvorderen. Doet u dit in hetzelfde kalenderjaar, dan moet u het loon en de loonheffingen opnieuw berekenen. U neemt dit negatieve loon op als een negatieve nabetaling in het tijdvak waarin u het negatieve loon in mindering brengt op de loonbetaling.

Negatief loon

Is het kalenderjaar al afgelopen, dan moet u het brutobedrag aan de werknemer terugvragen. Dit bedrag vormt op dat moment negatief loon voor de werknemer. U kunt dan dit negatieve loon indien mogelijk verrekenen met positief loon, waarbij u de loonheffingen moet berekenen over het saldo van het positieve en negatieve loon. Besluit u het negatieve loon niet te verrekenen, dan kan de werknemer het negatieve loon aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. U moet dan een negatieve jaaropgaaf maken en bij de loonheffingen vult u niets in.