Negatief loon verwerken

Beschrijving

Negatief loon ontstaat wanneer een werknemer een bedrag moet terugbetalen aan de werkgever. Dit gebeurt in twee situaties: bij terugbetaling van te veel uitbetaald belast loon of bij terugbetaling van een vergoeding. De verwerking hangt af van wie het initiatief neemt en of de vergoeding in het verleden bij de werknemer of werkgever belast is.

Terugbetaling van te veel uitbetaald belast loon

Als de werknemer zelf het initiatief neemt en het bedrag binnen een redelijke termijn terugbetaalt, geldt dit als loonherziening en wordt de loonadministratie gecorrigeerd. De werknemer vraagt dan het nettobedrag terug en boekt het bijbehorende brutobedrag als negatief loon.
Als de werkgever om terugbetaling vraagt, is het moment van terugbetalen bepalend. Vindt dit plaats in hetzelfde jaar, dan geldt dezelfde methode als bij het initiatief van de werknemer. Wordt pas later terugbetaald, dan wordt het volledige brutobedrag geboekt als negatief loon, zonder correctie van eerdere aangiftes.

Terugbetaling van een vergoeding

Wanneer een werknemer een eerder ontvangen vergoeding moet terugbetalen, hangt de verwerking af van bij wie die vergoeding destijds belast is. Als de vergoeding bij de werknemer belast was, wordt de terugbetaling net als bij belast loon verwerkt.
Als de werkgever de vergoeding als eindheffingsloon heeft aangemerkt, wordt deze terugbetaling geboekt als negatief eindheffingsloon in het jaar van terugbetaling. Vrije ruimte wordt dan opnieuw benut, tenzij sprake was van gerichte vrijstelling. In dat geval is sprake van negatief gericht vrijgesteld loon.

Opmerking: Afwijken van de standaardregels is mogelijk door toepassing van de zogenoemde loon-oversystematiek.