Na afloop van het kalenderjaar reikt de werkgever de jaaropgave uit aan zijn werknemers. Dit hoeft niet persoonlijk of in een brief; het kan ook digitaal. Er zijn een aantal gegevens die verplicht op de jaaropgave moeten staan.
Na ieder kalenderjaar (of bij uitdiensttreding als dat eerder is) moet de werkgever een jaaropgave uitdelen aan elke werknemer. Zo heeft de werknemer een overzicht van zowel zijn loon als de daarover ingehouden belasting en betaalde premies. Bij het opstellen en uitdelen van de jaaropgave gelden er allerlei regels en aandachtspunten (infographic). Zo zijn er een aantal gegevens die de werkgever in ieder geval op de jaaropgave moet vermelden. Het gaat daarbij om:
Er zijn geen wettelijke regels over wanneer de werkgever precies jaaropgaven moet uitdelen: een keiharde deadline is er niet. Toch is het logisch – en getuigt het van goed werkgeverschap – als hij daar niet al te lang mee wacht na het begin van het nieuwe kalenderjaar. De werknemer heeft de jaaropgave in ieder geval nodig voor zijn aangifte inkomstenbelasting en die zal hij hoogstwaarschijnlijk vóór 1 mei willen doen. Vanaf 1 maart staat de ingevulde aangifte inkomstenbelasting voor hem klaar.
De jaaropgave is vormvrij. De Belastingdienst heeft wel een model op de website staan, maar dat hoeft de werkgever niet te gebruiken. Hij kan in plaats daarvan een eigen formulier gebruiken of via deze website een model jaaropgave (tool) downloaden. De werkgever kan ook een digitale jaaropgave gebruiken of één die door zijn aangifte- of administratiesoftware is samengesteld. Verder kan hij de laatste loonstrook van het jaar gebruiken als jaaropgave. Hij moet daar dan alle cumulatieve gegevens op zetten en werknemers er op wijzen welke gegevens de jaaropgave vormen. De werkgever moet in dit geval ook het BSN van de werknemer toevoegen; dat hoort normaal gesproken niet op de loonstrook te staan.