Zo verwerkt u het vertrek van een werknemer correct

Een werknemer die uit dienst treedt, brengt een hoop administratieve verplichtingen met zich mee. Deze toolbox leidt u van het schriftelijk bevestigen van de uitdiensttreding via de eventuele ontslagvergoeding naar de eindafrekening en de praktische bijkomstigheden.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    Zo verwerkt u het vertrek van een werknemer correct

    Alle aandachtspunten van de administratie bij uitdiensttreding

    Het einde van het dienstverband van een werknemer heeft heel wat voeten in de aarde. De arbeidsovereenkomst moet allereerst rechtsgeldig eindigen en vervolgens moet het vertrek van de werknemer administratief worden verwerkt. Hierbij speelt de arbeidsrechtelijke kant een rol, maar komen ook allerlei praktische en financiële zaken om de hoek kijken. Deze toolbox geeft u de handvatten om het einde van een dienstverband goed te kunnen afhandelen.

  • 2

    De uitdiensttreding vastleggen

    Voorbeeldbrief ontslag in de proeftijd bevestigen

    Tool Proeftijd Publicatiedatum: 13-09-2021

    Bevestig de opzegging van de arbeidsovereenkomst in de proeftijd aan de werknemer met deze maatwerkbrief.


    Aanzeggen dienstverband bepaalde tijd

    Tool Arbeidsrecht Publicatiedatum: 21-10-2019

    Informeer een werknemer met een contract voor bepaalde tijd tijdig over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst.


    Bevestig intreden ontbindende voorwaarde arbeidscontract

    Tool Arbeidsovereenkomst Publicatiedatum: 13-09-2021

    Bevestig het intreden van een ontbindende voorwaarde uit de arbeidsovereenkomst met deze maatwerkbrief.


    Voorbeeld ontslagbrief AOW-gerechtigde

    Tool AOW Publicatiedatum: 21-10-2019

    Bevestig de opzegging van de arbeidsovereenkomst aan uw werknemer. Hulp nodig? Gebruik dan deze voorbeeldbrief.


    Bevestiging einde dienstverband met wederzijds goedvinden

    Tool Ontslag met wederzijds goedvinden Publicatiedatum: 02-10-2020

    Met deze modelbrief informeert u de medewerker over alle zaken die met het einde van zijn dienstverband samenhangen.


    Bevestiging einde dienstverband op initiatief werknemer

    Tool Ontslag met wederzijds goedvinden Publicatiedatum: 21-10-2019

    Schrijf in enkele minuten een nette bevestigingsbrief voor een prettige afwikkeling van het dienstverband.


    Informeren over ontslag om bedrijfseconomische redenen

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 01-05-2020

    Laat schriftelijk aan uw werknemers weten dat een ontslagvergunning om bedrijfseconomische reden is aangevraagd


    Ontslag met wederzijds goedvinden na twee jaar ziekte

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 21-10-2019

    Als een werknemer twee jaar ziek is, kunt u de arbeidsovereenkomst beëindigen. Afspraken daarover kunt u vastleggen middels deze modelbrief.


    Voorbeeldbrief ontbinding arbeidscontract bevestigen

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 13-09-2021

    Bevestig de ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de rechter aan de werknemer met deze maatwerkbrief.


    Voorbeeld ontslagbrief ontslag op staande voet

    Tool Ontslag op staande voet Publicatiedatum: 04-01-2021

    Dit voorbeeld van een ontslagbrief hoeft u alleen maar in te vullen om een ontslag op staande voet te bevestigen.


  • 3

    De balans opmaken bij vertrek

    Noodzakelijke apparatuur inleveren of afrekenen bij vertrek

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-08-2018

    Als uw organisatie aan een werknemer gereedschappen of apparatuur vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt die de werknemer nodig heeft voor zijn werk, kan dit onbelast gebeuren. Maar zodra de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft, is directe actie vereist!


    Vakantiedagen afrekenen bij vertrek

    Infographic Vakantiedagen Publicatiedatum: 25-10-2021

    Een werknemer die uit dienst gaat, zal bijna nooit precies de vakantiedagen hebben opgenomen die hij tot de datum van uitdiensttreding opbouwt. Hoe werkt het afrekenen van vakantiedagen?


    Informeer de werknemer goed over zijn pensioen bij uitdiensttreding

    Verdiepingsartikel Pensioen via de werkgever Publicatiedatum: 17-06-2019

    Als een werknemer uit dienst treedt, zijn er verschillende zaken die u moet afhandelen. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde die werkgevers hierbij soms over het hoofd zien, terwijl het zeer belangrijk is om dit goed te regelen. Denk aan de afmelding bij de pensioenuitvoerder, het informeren over mogelijk verlies van aanspraken en de mogelijkheid van vrijwillige voortzetting.


    Uitzonderingen op en bijzondere situaties rondom de bijtelling

    Verdiepingsartikel Auto van de zaak Publicatiedatum: 14-08-2019

    Als een werknemer een auto van de zaak krijgt en deze ook privé mag gebruiken, geldt dit privégebruik als loon in natura. De auto van de zaak is een secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat betekent dat u de werknemer het gebruik van de auto niet zomaar kunt ontzeggen. In dit verdiepingsartikel leest u de regels rond bijzondere situaties én de administratieve handelingen die hierbij komen kijken.


  • 4

    De vertrekvergoeding bepalen

    Zo berekent u de correcte transitievergoeding

    Toolbox Transitievergoeding Publicatiedatum: 12-10-2021

    Werknemers die onvrijwillig uit dienst gaan, hebben recht op een transitievergoeding van hun werkgever. De hoogte van die vergoeding hangt af van het salaris van de werknemer en hoe lang de werknemer in dienst is geweest. Dit kan werkgevers een hoop geld kosten! In deze toolbox staat alles wat zij moeten weten over de transitievergoeding.


    Ontslagvergoeding hoeft geen transitievergoeding te zijn

    Nieuws Ontslag Publicatiedatum: 17-09-2021

    Bij de beëindiging van een arbeidsovereenkomst zal een werknemer vaak een vergoeding meekrijgen. Dit hoeft geen transitievergoeding te zijn. Er zijn meer vergoedingen waar werkgevers mogelijk mee te maken krijgen.


    Geen arbeidskorting bij ontslagvergoeding

    Nieuws Transitievergoeding Publicatiedatum: 25-08-2021

    Over loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals een ontslag- of transitievergoeding wordt geen arbeidskorting verrekend. Onlangs stond een werknemer voor de rechter die daarom probeerde aan te tonen dat de som geld die hij had ontvangen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking was.


    Hoe berekenen we de ZVW-heffing over een ontslagvergoeding?

    Vraag & Antwoord Gouden handdruk Publicatiedatum: 22-07-2019

    We moeten over de ontslagvergoeding die we aan een werknemer gaan uitkeren werkgeversheffing Zorgverzekeringswet betalen. Hoe bereken ik dat?


    In 2021 excessieve vertrekvergoeding vanaf € 568.000

    Nieuws Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 28-01-2021

    Per 1 januari 2021 bedraagt de grens voor de pseudo-eindheffing excessieve vertrekvergoeding € 568.000. Werkgevers betalen over het deel van een vertrekvergoeding dat boven dit bedrag uitkomt 75% aan pseudo-eindheffing.


  • 5

    De eindafrekening maken

    De aandachtspunten van de eindafrekening bij uitdiensttreding

    Verdiepingsartikel Loonadministratie Publicatiedatum: 12-03-2019

    Als een werknemer uit dienst treedt, krijgt u met allerlei arbeidsrechtelijke zaken te maken, zoals het uitkeren van een eventuele transitievergoeding. Voor u als salarisadministrateur is de financiële en fiscale kant van het einde van een dienstverband echter minstens zo belangrijk. En bij die eindafrekening komt heel wat meer kijken dan alleen de uitbetaling van het loon waar de vertrekkende werknemer nog recht op heeft!


    Eindafrekening maken bij uitdiensttreding werknemer

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 19-10-2020

    Deze tool biedt een overzicht van de punten die aan bod (kunnen) komen bij het maken van een eindafrekening.


    Mogen we studiekosten inhouden op de eindafrekening?

    Vraag & Antwoord Studiekosten Publicatiedatum: 26-07-2019

    Klopt het dat wij studiekosten niet op het reguliere maandloon van de werknemer mogen inhouden, maar wel op zijn afrekening bij uitdiensttreding?


    De administratieve afhandeling bij het overlijden van een werknemer

    Verdiepingsartikel Loonadministratie Publicatiedatum: 22-05-2020

    Als een werknemer van uw onderneming komt te overlijden, is dat een bijzonder verdrietige situatie. Hoewel u hoopt dat u er nooit mee te maken zult krijgen, is het wel goed om te weten hoe u in zo’n situatie bekwaam kunt optreden. En daarbij is niet alleen de administratieve (salaris)afhandeling belangrijk. Het is ook goed om stil te staan bij de organisatorische zaken rondom het overlijden van een werknemer.


  • 6

    Praktische zaken om te regelen

    Aandachtspunten bij uitdiensttreding van een werknemer

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 06-08-2019

    Welke praktische zaken moet u regelen als een werknemer vertrekt? In deze tool leest u alles wat bij deze situatie aan bod komt.


    Exitgesprek helpt bij ontwikkeling van uw organisatie

    Nieuws Projectmanagement Publicatiedatum: 01-11-2017

    Het is niet leuk als een werknemer uit dienst treedt, maar de werkgever kan zijn vertrek aangrijpen voor een exitgesprek. Als zo’n gesprek goed wordt gevoerd, levert dat waardevolle informatie op over de verbeterpunten van een team, afdeling of zelfs de hele organisatie.


    Getuigschrift bij einde dienstbetrekking

    Tool Ontslag Publicatiedatum: 21-10-2019

    Zorg ervoor dat uw getuigschrift bij einde dienstbetrekking aan de minimale eisen voldoet. Deze tool kan u hierbij helpen.


    Wanneer moeten personeelsgegevens in de prullenbak?

    Vraag & Antwoord Loonadministratie Publicatiedatum: 13-09-2021

    Van werknemers moeten we van allerlei documenten in de administratie bewaren. Moeten we die ook nog bewaren als ze eenmaal uit dienst zijn?


    Privacy bij uitdiensttreding

    Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 15-08-2019

    Zorg voor de privacy van de werknemer bij uitdiensttreding. Zet procedures op voor informatiebeveiliging en uw werknemers met deze tool.