VERDIEPINGSARTIKEL

Behaal voordeel met tips voor besparing op kosten rond werknemers

Ook al lijkt het einde van de coronacrisis in zicht, uw onderneming kan er inmiddels financieel flink onder hebben geleden. Maar ook in normale omstandigheden kan het geen kwaad om te kijken waar u op personeelskosten kunt besparen zónder drastisch in de arbeidsvoorwaarden van werknemers te (moeten) snijden. In dit artikel vindt u enkele besparingstips.


14 juli 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Als u wilt besparen op personeelskosten, betekent dit allereerst dat u goed op een rij moet hebben welke kosten aan personeel uw onderneming precies maakt. Vervolgens kunt u kijken wat de mogelijkheden zijn om hierop te besparen zonder dat de werknemers dit in hun portemonnee voelen (of om extra inkomsten rond personeel te genereren).

Voordelen van thuiswerken

Door de coronacrisis werken veel werknemers mogelijk – noodgedwongen – thuis. Bekijk of het (deels) thuiswerken wellicht sowieso voordelig(er) voor uw organisatie is vanwege de besparing op kosten voor bijvoorbeeld energie, kantoormateriaal, consumpties op de werkplek en reiskosten.

En met een slim roulatiesysteem van flexwerkplekken kan dat zelfs inhouden dat uw organisatie desgewenst naar een kleinere (goedkopere) locatie over kan.

Verder heeft de pandemie bewezen dat veel bijeenkomsten online zijn af te handelen en ook hier een besparing op zakelijke reiskosten mogelijk is. En denk aan het stopzetten of aanpassen aan de huidige situatie van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan werknemers vanwege thuiswerken.

Ook al mag u deze vergoeding fiscaal gezien onder voorwaarden nog enkele maanden onbelast doorbetalen volgens de oorspronkelijke situatie, het kan voordeliger zijn voor uw organisatie om dat niet te doen.

Let daarbij wel op wat hierover is vastgelegd in de arbeidsvoorwaarden!

Het kan ook slim zijn om uw abonnementenbestand eens op te schonen. Lopen er bijvoorbeeld nog abonnementen op naam van ex-werknemers, bestaan er dubbele abonnementen of laat werknemers eens nagaan welke abonnementen op bijvoorbeeld vakliteratuur zij eigenlijk wel kunnen missen.

Betaal overwerkuren in vrije tijd uit

Verder kunt u mogelijk besparen op kantoormateriaal; laat werknemers bijvoorbeeld alleen noodzakelijke printjes maken. Of ga na of een besparing op auto’s van de zaak mogelijk is, eventueel door een carpoolregeling aan te bieden. En betaal overwerkuren in vrije tijd uit, als de arbeidsvoorwaarden dat toestaan.

Wijzigen van de arbeidsvoorwaarden

Als de nood aan de man is, kan het zijn dat er niets anders op zit dan te snijden in de arbeidsvoorwaarden van werknemers. Dat kunt u echter niet zomaar doen. Zelfs als de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding bevat, moet uw organisatie voor het wijzigen – versoberen – van arbeidsvoorwaarden zwaarwegende bedrijfsbelangen hebben.

Uw belangen moeten in alle redelijkheid voorrang krijgen op het belang van de werknemers bij ongewijzigde arbeidsvoorwaarden. Werknemers zijn op hun beurt verplicht om in te stemmen met een wijziging van hun arbeidsvoorwaarden als het om een redelijk voorstel gaat gezien de gewijzigde (financiële) omstandigheden van de onderneming.

Goede communicatie is bij zulke ingrijpende wijzigingen van groot belang. En vergeet ook niet de rol van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging hierbij!

Een goed ziekteverzuimbeleid

Ziek personeel kost uw organisatie veel geld vanwege de verplichte loondoorbetaling en re-integratie, en de kosten van een eventuele vervanger. Een goed ziekteverzuimbeleid kan bijdragen aan het voorkomen en beperken van ziekteverzuim.

Afhankelijk van het ziekteverzuim in uw organisatie kan het lonen om een ziekteverzuimverzekering af te sluiten. Weeg de mogelijke financiële risico’s af tegen de premie die u gaat betalen.

Maak ook een goede vergelijking van aanbieders van zo’n verzekering. Richt u daarbij niet alleen op de prijs, maar ook op wat u hiervoor krijgt en waar eventueel extra kosten kunnen opduiken.

Het kan ook de moeite waard zijn eens te bekijken of u (toekomstige) kosten kunt besparen met andere verzekeringen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering.

Dienstverband eindigen

Als het onverhoopt zover komt dat u personeel moet laten gaan, kijk dan welke manier van eindigen van het dienstverband het meest voordelig is voor uw organisatie. U heeft hierbij niet altijd een keuze, omdat de ontslagreden bepaalt of u de arbeidsovereenkomst moet opzeggen met een ontslagvergunning van UWV of de kantonrechter om ontbinding ervan moet vragen.

Maar het kan bijvoorbeeld het proberen waard zijn het ontslag in overleg met de werknemer te regelen. Ook al zult u hem ter compensatie voor zo’n ontslag met wederzijds goedvinden een vergoeding moeten betalen, dan bent u als het goed is goedkoper uit dan met een procedure via de rechter of UWV.

Of zorg dat u bij twijfel aan de geschiktheid van een nieuwe werknemer nog in zijn proeftijd opzegt om een UWV- of rechterlijke procedure te voorkomen. Andersom geldt dat als u zeker weet dat u een werknemer met een tijdelijk contract voor vast in dienst wilt nemen, u dit het beste zo snel mogelijk kunt regelen, omdat u dan de lage WW-premie over zijn loon mag betalen in plaats van de hoge.

Bij een werknemer met het minimumloon scheelt u dat op dit moment zo’n € 85 per maand.

Geef personeel een stem

Het kan een goed idee zijn om werknemers te betrekken bij de bezuinigingen. Maak bijvoorbeeld mogelijk dat zij – eventueel anoniem – ideeën kunnen aandragen voor de besparing op personeelskosten.

Hiervoor moet u uiteraard eerst goed hebben uitgelegd waarom dat nodig is. U kunt bijvoorbeeld ook een beloning aan de beste tip verbinden. Sowieso kan inspraak van werknemers zorgen voor een breder draagvlak voor de uiteindelijke bezuiniging.

Andere insteek bij salarisonderhandelingen

Zowel bij bestaand als aanstaand personeel kan een andere insteek bij salarisonderhandelingen uw organisatie kosten besparen. Biedt bijvoorbeeld een netto kostenvergoeding aan in plaats van een hoger salaris.

Ook al moet u de vergoeding misschien ten laste van de vrije ruimte brengen om deze voor de werknemer onbelast te maken, dan kan dat nog steeds voordeliger zijn dan wanneer het om salaris gaat waarover u alle werkgeverslasten bent verschuldigd.

Ook het aanbieden van de mogelijkheid om via een cafetariaregeling loon uit te ruilen voor onbelast loon kan interessant zijn. Hierdoor hebben werknemers niet alleen een financieel voordeel én kunnen zij de beloning afstemmen op hun persoonlijke wensen; uw onderneming bespaart de werkgeverslasten over het (onbelaste) doel.

Let wel op dat als u het loon voor het onbelast zijn ervan ten laste van de vrije ruimte moet brengen, u bij overschrijding van die ruimte 80% eindheffing over het bovenmatige betaalt.

Vrije ruimte goed benutten

Sowieso is het verstandig de vrije ruimte goed te benutten. Aangezien voor 2021 ook het verhoogde percentage van 3% over de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom geldt, heeft u meer speelruimte voor het omzetten van belaste vergoedingen en verstrekkingen in onbelast loon.

Dat betekent dat slim gebruik van deze ruimte – binnen de regels die daarvoor gelden – kosten bespaart. Over dit aangewezen eindheffingsloon zijn immers geen werkgeverslasten verschuldigd, zolang u binnen de vrije ruimte blijft.

Kijk ook bij het aannemen van personeel waar u eventueel voordeel kunt behalen. Komt de nieuwe werknemer bijvoorbeeld uit een WW-situatie, dan kunt u mogelijk loonkosten besparen door hem eerst via een proefplaatsing te laten werken.

De werknemer kan dan onder voorwaarden maximaal twee maanden bij uw organisatie werken met behoud van zijn uitkering. Een proefplaatsing vraagt u aan bij UWV.

Of denk aan loondispensatie in het geval van een Wajonger. Hierdoor kunt u UWV om toestemming vragen om een Wajonger die minder presteert door zijn ziekte of handicap tijdelijk minder loon te mogen betalen.

En ga na of een nieuwe werknemer onder de no-riskpolis valt. In dat geval betaalt UWV bij uitval wegens ziekte in de eerste vijf jaar van het dienstverband een Ziektewetuitkering. Bovendien wordt de ziekte niet aan uw organisatie toegerekend qua Whk-premie.

Grens voor het lage-inkomensvoordeel

Ook kan uw onderneming voor een nieuwe (of herplaatste) werknemer uit een bepaalde doelgroep recht hebben op een loonkostenvoordeel van € 2.000 of € 6.000. Of houd bij salarisonderhandelingen met een aanstaande werknemer die rond het minimumloon gaat verdienen de grens voor het lage-inkomensvoordeel (LIV) in gedachten.

Het zou immers zonde zijn als de werknemer nét boven deze grens gaat verdienen – 125% van het minimumloon, oftewel een gemiddeld uurloon van maximaal €13,12 (2021) – waardoor uw organisatie op jaarbasis (maximaal) € 960 misloopt.

Inzicht in personeelskosten

Onderzoek van HR- en salarisspecialist SD Worx onder bedrijven in acht Europese landen laat zien dat 82% van de Nederlandse bedrijven goed zicht heeft op hun HR- en loonkosten. Het onderzoek liet verder zien dat 81% van de ondervraagde bedrijven de totale loonkosten van de werknemers nauwlettend volgt en 79% ook kijkt naar de totale personeelskosten. Slechts 51% houdt de kosten van sociaal overleg – vakbonden en dergelijke – scherp in de gaten.