VERDIEPINGSARTIKEL

Bereid u goed voor op een looncontrole

Een looncontrole bestaat uit verschillende fasen. In het voortraject vinden de aankondiging plaats en de afstemming waar en wanneer de controle wordt gehouden. En in deze fase moet zowel u als de controleambtenaar met de benodigde voorbereidingen aan de slag. Waar moet u dan aan denken?


7 oktober 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Een looncontrole hoeft niet per se te worden ingesteld naar aanleiding van ontdekte misstanden rondom de loonheffingen. Het kan ook zijn dat de fiscus eens een kijkje wil nemen in de fiscale gang van zaken bij u of dat uw onderneming willekeurig voor een looncontrole is geselecteerd. Er kan ook een andere (specifieke) aanleiding zijn voor de controle, bijvoorbeeld dat de Belastingdienst:

  • al diverse perioden geen loonaangifte van u heeft ontvangen of andere opmerkelijke zaken in de aangiften is tegengekomen;
  • het nodig vindt om naar aanleiding van een Waarneming ter plaatse (WTP) bij u nader onderzoek in te stellen;
  • de naleving wil controleren van de afspraken die bij een vorig onderzoek zijn gemaakt;
  • de branche waarin u opereert regionaal of landelijk als risicovol bestempelt;
  • het vermoeden heeft dat zich bij u onderwerpen (risico’s) spelen waar de Belastingdienst dat jaar extra aandacht aan besteedt;
  • informatie van een andere instantie of derde heeft ontvangen (klikbrief) die een onderzoek nodig maakt;
  • tijdens een derdenonderzoek bij een andere onderneming informatie ontdekt die aanleiding geeft tot een onderzoek bij u;
  • vraagtekens zet bij de verhouding tussen de aftrek van personeelskosten en de aangegeven omzet in de aangifte IB of VPB.

Op de hoogte gesteld

Normaal gesproken wordt u van een geplande looncontrole op de hoogte gesteld. Dit kan telefonisch gebeuren, waarna een schriftelijke bevestiging volgt. U kunt ook gewoon alleen een schriftelijke aankondiging krijgen.

Tegen een aangekondigde looncontrole kunt u niets beginnen: u bent verplicht hieraan mee te werken. Maar als het aangekondigde tijdstip van de controle u (uiteindelijk) niet gelegen komt, kunt u de Belastingdienst om uitstel vragen.

Dit kan bijvoorbeeld spelen als de looncontrole precies gepland staat rond een seizoenspiek of een deadline voor uw onderneming. Zorg bij zulke verzoeken altijd voor een goede schriftelijke motivatie, aangezien een onnodig uitstel verdenking oproept.

Vragen stellen door inspecteur goed regelen

Bedenk of u wilt dat de inspecteur tussentijdse inhoudelijke vragen mondeling stelt of dat schriftelijk moet doen. En of hij ze bijvoorbeeld moet opsparen en aan het einde van de ochtend of middag kan stellen.

Bedenk ook of u wilt dat de inspecteur andere werknemers benadert. Als u met hem afspreekt dat dat niet mag, moet hij zich aan die rolverdeling houden. Hiermee kunt u voorkomen dat de controleambtenaar willekeurig aan werknemers inhoudelijke vragen stelt waarbij zij mogelijk uit onwetendheid onjuiste of tegenstrijdige antwoorden geven, wat de controle niet ten goede komt. Informeer werknemers ook of zij vragen van de inspecteur kunnen beantwoorden of hem moeten doorverwijzen naar zijn aanspreekpunt.

Welke jaren worden onderzocht

In de aankondiging geeft de controleambtenaar informatie over wat hij precies komt controleren. Hij laat bijvoorbeeld weten welke jaren hij in zijn onderzoek wil betrekken en welk jaar hij daarbij als uitgangspunt aanhoudt.

Verder geeft hij aan of de controle alleen betrekking heeft op de loonheffingen of dat hij eventuele andere belastingen in het onderzoek betrekt, zoals de BTW of VPB. Komt hij bepaalde specifieke onderwerpen van de salaris­administratie controleren, dan laat hij u meestal in de aankondiging al weten welke onderwerpen dat precies zijn.

Gevraagde gegevens verzamelen

Via de aankondiging laat de controleambtenaar ook weten welke boeken, bescheiden en gegevens u hem precies beschikbaar moet stellen voor de controle. U moet dus aan de slag om de gevraagde gegevens te verzamelen, te ordenen en klaar te hebben. Hoe zorgvuldiger u dit doet, hoe efficiënter en sneller het onderzoek zal verlopen.

De inspecteur kan een scheiding maken tussen wat beschikbaar moet zijn op de controlelocatie en welke bestanden hij (digitaal) al vooraf wil ontvangen. Bij dat laatste zal de controleambtenaar aangeven vóór welke datum u de bestanden moet aanleveren.

U moet kopietjes van identiteitsbewijzen minstens vijf jaar na einde dienstbetrekking bewaren

Denk aan de bewaartermijnen

U bent verplicht om de salarisadministratie – als onderdeel van de basisgegevens van uw onderneming – te bewaren voor een periode van minstens zeven jaar na verlies van de actuele waarde. Voor sommige gegevens geldt een andere bewaartermijn.

Zo moet u opgaven met gegevens voor de loonheffingen van werknemers en kopietjes van hun identiteitsbewijzen bewaren voor minstens vijf jaar na einde van de dienstbetrekking. Voor andere gegevens kunt u met de fiscus mogelijk een andere (kortere) bewaartermijn afspreken.

Vergelijking loonaangiften en salarisadministratie

De controleambtenaar zal in elk geval de loonaangiften en de salarisadministratie met elkaar vergelijken. U doet er verstandig aan om achterliggende berekeningen bij bijvoorbeeld de aangiften ook altijd te bewaren, aangezien die tijdens een controle van pas kunnen komen.

Het is sowieso handig om de periode waarop de looncontrole zich richt, nog eens goed te bekijken. Eventuele gebreken kunt u misschien tijdens de voorbereiding op de controle nog op vrijwillige basis herstellen. Het herstel op aangeven van de inspecteur kan u op een boete komen te staan.

Zaken die u in de voorbereiding mee kunt nemen

Zaken die u in de voorbereiding kunt meenemen, zijn bijvoorbeeld:

  • of de bij een vorige controle geconstateerde onjuistheden zijn aangepakt of nog steeds voorkomen. Sowieso is het handig om eerdere controlerapporten door te nemen;
  • of de met de Belastingdienst gemaakte afspraken goed zijn nagekomen;
  • of er een inkrimping of (explosieve) groei van het personeelsbestand heeft plaatsgevonden, inclusief verklaring;
  • of de bedrijfsactiviteiten zijn gewijzigd of uitgebreid;
  • of er een bedrijfsverplaatsing heeft plaatsgevonden;
  • of er een bedrijfsovername heeft plaatsgevonden;
  • of u de cafetariaregeling heeft toegepast;
  • of er een wisseling van salarissoftware, salarisadministrateur of adviseur heeft plaatsgevonden;
  • of aan alle administratieve verplichtingen wordt voldaan;
  • of aan de administratieve verplichtingen rond eventueel toegepaste afdrachtverminderingen is voldaan.

De voorbereidingen van de inspecteur

Ook de controleambtenaar moet zich natuurlijk voorbereiden op het onderzoek. Voordat hij u de aankondiging ervan doet, moet hij al bedacht hebben wat hij precies wil gaan controleren en hoe, wanneer en waar hij dat wil gaan doen. Dat bepaalt hoe zijn voorbereiding eruitziet: een volledig onderzoek vergt immers een andere voorbereiding dan een onderzoek naar slechts de vaste kostenvergoedingen binnen uw onderneming.

De inspecteur zal in de systemen van de fiscus te rade gaan wat er over uw onderneming is vastgelegd. Daarbij zal hij niet alleen de loonaangiften en de afgedragen loonheffingen bekijken, maar bijvoorbeeld ook correspondentie met uw onderneming (of adviseur), rapporten van vorige controles en fiscale afspraken die in de loop der tijd met u zijn gemaakt.

Verder zal de controleambtenaar bij collega’s die eerder een controle hielden bij uw onderneming vragen naar mogelijke aandachtspunten. En als hij al beschikt over (een deel van) de digitale administratie, zal hij die ter voorbereiding ook al bekijken.

Op basis daarvan kan hij bepalen welke onderwerpen of bescheiden hij tijdens de controle nader wil onderzoeken en voor welke eventuele onduidelijkheden hij u om opheldering moet vragen. In zijn voorbereiding op de looncontrole kan de inspecteur bijvoorbeeld de volgende zaken bij u uitvragen ter (latere) inzage:

  • de volledige salarisadministratie, inclusief bijvoorbeeld loonstaten en loonstroken (al dan niet digitaal);
  • de volledige financiële administratie, inclusief bijvoorbeeld de jaarrekening en voorafgaande journaalposten;
  • de kas-, bank- en giroadministratie;
  • de opgaven met de gegevens voor de loonheffingen van werknemers;
  • de kopietjes van de identiteitsbewijzen;
  • de kostendeclaraties van werknemers of hun vaste kostenvergoedingen inclusief bijbehorende onderbouwing;
  • de overeenkomsten van aan werknemers ter beschikking gestelde auto’s, inclusief bijvoorbeeld kopietjes van eventuele Verklaringen geen privégebruik auto en vastleggingen rond controles op verbodsafspraken;
  • het personeelsreglement;
  • de arbeidsovereenkomsten;
  • de personeelsdossiers;
  • de gemaakte aansluitingsberekeningen;
  • het accountantsdossier;
  • berekening afdrachtverminderingen;
  • berekening afrekening van de vrije ruimte van de WKR.