VERDIEPINGSARTIKEL

De administratieve afhandeling bij het overlijden van een werknemer

Als een werknemer van uw onderneming komt te overlijden, is dat een bijzonder verdrietige situatie. Hoewel u hoopt dat u er nooit mee te maken zult krijgen, is het wel goed om te weten hoe u in zo’n situatie bekwaam kunt optreden. En daarbij is niet alleen de administratieve (salaris)afhandeling belangrijk. Het is ook goed om stil te staan bij de organisatorische zaken rondom het overlijden van een werknemer.


22 mei 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Na het overlijden van een werknemer bent u verplicht om zijn laatste loon uit te keren aan de nabestaanden. Postuum loon bestaat uit het nog niet uitgekeerde salaris, de opgebouwde vakantiebijslag en openstaande vakantiedagen en zaken als de eventuele eindejaarsuitkering.

Hoewel u postuum loon betaalt aan de erfgenamen van de werknemer, mag u het verwerken alsof u het aan de werknemer vóór zijn overlijden heeft uitbetaald. Op postuum loon past u de tabel toe voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen die geldt op het moment van uitbetaling. Over dit loon hoeft u geen inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) af te dragen en ook geen premies werknemersverzekeringen. In de loonstaat boekt u postuum loon in kolom 3.

Recht op verlof als een naaste is overleden

Als een werknemer een familielid of andere naaste verliest, wil hij waarschijnlijk verlof opnemen. Een wettelijk recht op rouwverlof bestaat niet. Wel kan een werknemer doorgaans direct na het overlijden van een naaste enkele dagen wettelijk calamiteitenverlof opnemen. Dit geldt bij het overlijden en de lijkbezorging van een huisgenoot of bloed- en aanverwante in de rechte lijn: (groot)ouder, (klein)kind, partner, (groot)ouder of (klein)kind van de partner; en in de 2e graad van de zijlijn: (half)broer, (half)zus, zwager of schoonzus.

 

Cao
Daarnaast bevatten sommige cao’s bepalingen die werknemers een recht op rouwverlof bezorgen. De werknemer kan dan – afhankelijk van wat cao-partijen hebben afgesproken – een aantal dagen (gedeeltelijk) betaald of onbetaald verlof opnemen. Ook in het personeelsreglement kunnen afspraken over rouwverlof zijn gemaakt, zodat de werknemer ook enige tijd krijgt voor het daadwerkelijke rouwproces. Is dit allemaal niet het geval, dan moet u zelf afspraken met de werknemer over een eventueel verlof maken.

Loon uit dienstbetrekking van een ander

Soms is het voor erfgenamen voordeliger als u het loon aan hen toerekent volgens de verdeelsleutel die van toepassing is op de erfenis. Zij genieten dan loon uit een dienstbetrekking van een ander. U neemt de erfgenamen dan op in de salarisadministratie en maakt voor iedere erfgenaam een afzonderlijke loonstaat. Zorg er wel voor dat u alle erfgenamen in beeld heeft.

Onder voorwaarden onbelaste overlijdensuitkering

U bent naast de uitbetaling van het postuum loon wettelijk verplicht om minimaal 1 volledig maandsalaris uit te keren aan de overleden werknemer. Indirect belandt dit geld bij de nabestaanden. In een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of individuele arbeidsovereenkomst is soms bepaald dat u méér moet betalen. De overlijdensuitkering kan alleen belastingvrij plaatsvinden voor zover deze:

  • eenmalig is;
  • maximaal 3 keer het maandsalaris van de werknemer bedraagt. Dit is het maandsalaris op het moment van overlijden plus 1/12 van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde beloningen;
  • ten goede komt aan de echtgenoot of partner met wie de werknemer samenleefde, als die er niet (meer) is aan zijn minderjarige kinderen of, als ook die er niet (meer) zijn, aan degene met wie hij samenleefde en in wiens onderhoud hij voorzag.

Als de werknemer geen partner en geen minderjarige kinderen had, hoeft u geen overlijdensuitkering uit te betalen aan andere familieleden.
Als u meer dan 3 keer het maandsalaris uitbetaalt, mag u het belaste meerdere niet onderbrengen in de vrije ruimte. Het is immers loon uit vroegere dienstbetrekking en dus verplicht loon voor de werknemer of zijn nabestaanden.

Belastingvrije rouwkrans

Als een werknemer overlijdt, kan uw organisatie laten merken dat u met zijn nabestaanden meeleeft door een rouwkrans te versturen. Met dit gebaar geeft u een verstrekking die eigenlijk buiten de relatie werkgever-werknemer valt. U doet dit uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer. Daarom is er geen sprake van loon. De rouwkrans kan dan onbelast blijven en u hoeft deze niet bij het belaste loon van de werknemer te tellen of als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte. Overlijdt een naaste van uw werknemer? Dan gelden dezelfde regels als u een rouwkrans verstuurt.

Eindafrekening maken

U verwerkt in de administratie dat de werknemer niet meer bij uw onderneming werkzaam is. U moet dan een eindafrekening maken met daarin:

  • het laatste salaris;
  • de laatste vakantiebijslag en de uitbetaling van de laatste vakantiedagen, verhoogd met de daarover verschuldigde vakantiebijslag;
  • de afrekening van eventuele gratificaties en winstdelingen;
  • de afrekening van een eventuele auto van de zaak.

Zorg ervoor dat u nog ten minste 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer is overleden, zijn gegevens in de loonadministratie bewaart. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

  • gegevens voor de loonheffingen;
  • kopieën van identiteitsbewijzen;
  • eventuele kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van de werknemer heeft ontvangen.

Levenslooptegoed voor erfgenamen

Bij overlijden van een werknemer vallen zijn levenslooptegoeden in 1 keer vrij aan de erfgenamen. Het gaat dan om het tegoed dat op de dag voorafgaand aan het overlijden op de levenslooprekening stond. Voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen vormt de uitkering loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, tenzij de overleden werknemer aan het begin van het kalenderjaar 61 jaar of ouder was. In dat geval is het tegoed loon uit vroegere dienstbetrekking en betaalt u er geen premies werknemersverzekeringen over.

U betaalt in beide situaties wel werkgeversheffing ZVW en houdt loonbelasting/premie volksverzekeringen in en draagt dit af. Erfgenamen kunnen het levenslooptegoed ook als loon uit vroegere dienstbetrekking van een ander in hun eigen aangifte inkomstenbelasting opnemen. Bij uitkering wegens overlijden bestaat geen recht op levensloopverlofkorting.

Arbeidsongeval? Mogelijke claim voor affectieschade

Overlijdt een werknemer door een arbeidsongeval? Dan kunnen de partner, kinderen en ouders van het slachtoffer een eenmalige uitkering van smartengeld eisen bij uw organisatie. De hoogte van het smartengeld varieert met vaste bedragen van € 12.500 tot € 20.000. De uiteindelijke hoogte van de uitkering hangt af van de relatie met het slachtoffer en de schuldvraag.

 

Gezond en veilig
Er zijn bedragen vastgesteld om zo de procedures over de hoogte van het bedrag en langdurige en pijnlijke discussies over het leed te voorkomen. Uw onderneming moet ervoor zorgen dat werknemers hun werk kunnen uitvoeren onder gezonde en veilige arbeidsomstandigheden.

Beëindiging van rechtswege

Het contract van een overleden werknemer eindigt altijd van rechtswege, zonder opzeggingsverplichting. Dit geldt voor zowel bepaalde als onbepaalde arbeidsovereenkomsten. Grote kans dat de werknemer aangemeld is voor regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en verzekeringen. Meld de werknemer af bij die instanties, zoals een leasemaatschappij en pensioenfonds.

Denk ook aan het doorvoeren van organisatorische aanpassingen binnen uw organisatie, zoals:

  • het afzeggen van afspraken;
  • het laten overnemen van werkzaamheden en het afhandelen van post en e-mail;
  • het laten blokkeren of verwijderen van het gebruikersaccount op het bedrijfsnetwerk, de autorisaties en het e-mailadres.

En bepaal – zo veel mogelijk in overleg met de nabestaanden – wat en hoe er wordt gecommuniceerd naar klanten of leveranciers, als dit van belang is.

Aandacht geven aan nazorg

Tot slot doet uw organisatie er goed aan om aandacht te geven aan nazorg. Wees een aanspreekpunt en geef werknemers de ruimte voor verwerking van het verlies van hun (naaste) collega. Onderschat de impact niet. Verwijs aangeslagen werknemers, zo nodig, door naar gespecialiseerde hulpverleners of vertrouwenspersonen.

Communicatie in samenspraak

Het overlijden van een werknemer brengt veel teweeg in een organisatie. Communiceer een overlijdensbericht daarom zorgvuldig. Het is hierbij handig dat één persoon binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de communicatie richting nabestaanden. Voordat de werknemers worden ingelicht, is het goed om na te gaan in welke mate de nabestaanden condoleances op prijs stellen en aan wie welke informatie wordt gecommuniceerd. Denk hierbij ook aan de privacyregels.

 

Overlijdensprotocol
Voor het betuigen van medeleven kan uw organisatie een condoleanceregister openen of een rouwadvertentie plaatsen. U kunt ook overwegen dit te combineren met het inrichten van een (tijdelijke) herdenkingsplek ergens in het gebouw, als dit mogelijk is. Sommige organisaties maken gebruik van een overlijdensprotocol. Hierin staan richtlijnen voor communicatie, vlagprotocol, uitvaart en nazorg.