VERDIEPINGSARTIKEL
De fiscale behandeling van eigen bijdragen van werknemers
Het kan zijn dat uw werknemers een eigen bijdrage zijn verschuldigd voor bepaalde verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die uw onderneming hun doet. In dat geval moet u even opletten, want die bijdrage kan de te belasten waarde van dat loon in natura verlagen. Hoe moet u zo’n eigen bijdrage fiscaal en administratief precies verwerken?
Dit verdiepingsartikel is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement
Uw onderneming kan de werknemers vragen om zelf een bedrag in te brengen bij de verstrekking of terbeschikkingstelling van bepaalde zaken. Denk bijvoorbeeld aan een (symbolisch) bedrag dat werknemers voor een maaltijd in een bedrijfskantine moeten betalen, aan een eigen bijdrage voor het privégebruik van een auto of ander vervoermiddel van de zaak of het verschil dat werknemers moeten betalen als zij voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kiezen.
Negatief
Zo’n eigen bijdrage van werknemers moet u altijd op hun nettoloon inhouden. Op de waarde die u voor de betreffende verstrekking of terbeschikkingstelling (loon in natura) in de loonheffingen moet betrekken – eventueel als aangewezen eindheffingsloon – kunt u die eigen bijdrage dan in mindering brengen.
Dit mag niet verder dan tot € 0 gebeuren aangezien er in principe geen negatief te belasten bedrag aan (eindheffings)loon mag ontstaan (zie het eerste kader hieronder). Bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u als eindheffingsloon aanwijst – en daardoor niet op werknemersniveau hoeft te administreren – mag u het totaal van de daarvoor betaalde eigen bijdragen van werknemers in mindering brengen op de totale waarde van dit loon in natura, tot maximaal € 0 (zie het rekenvoorbeeld in het tweede kader hieronder).
Zakelijk
Bij het in mindering brengen van een eigen bijdrage van een werknemer op de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak gelden drie voorwaarden:
- Het gaat om een bijdrage voor privégebruik van de auto van de zaak.
- Uw onderneming heeft de bijdrage voor privégebruik van tevoren schriftelijk afgesproken.
- De werknemer betaalt de bijdrage aan uw onderneming of namens uw onderneming aan een derde partij.
Als strikte voorwaarde geldt dat het moet gaan om een bijdrage voor privégebruik. Alleen (het deel van) de eigen bijdrage bestemd voor privégebruik mag u dus in mindering brengen op de bijtelling. Zo is een bijdrage voor woon-werkverkeer bijvoorbeeld niet aftrekbaar, omdat woon-werkverkeer als zakelijk geldt. En als werknemers bijvoorbeeld altijd een bepaalde bijdrage moeten betalen, ook als zij de auto van de zaak niet privé gebruiken, dan geldt die bijdrage niet als ‘bestemd voor privégebruik’.
Saldo kan in bepaald tijdvak wel negatief zijn
Het saldo van een eigen bijdrage en de waarde van de betreffende verstrekking of terbeschikkingstelling mag in principe niet negatief uitvallen. In een bepaald aangiftetijdvak is dat echter toch toegestaan.
U mag het negatieve saldo in kolom 4 van de loonstaat opnemen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de werknemer een extra eigen bijdrage wegens privégebruik doet (denk aan het gebruik van de auto van de zaak tijdens een vakantie). Als voorwaarde geldt wel dat het saldo van de te belasten waarde en de daarop af te trekken bijdrage op kalenderjaarbasis niet negatief uitvalt! Als aan het einde van het kalenderjaar blijkt dat dat toch het geval is, moet u de voorgaande loonaangifte(n) corrigeren.
Schoonmaken
Verder mag u alleen de door werknemers aan uw onderneming betaalde bedragen aftrekken en geen bedragen die zij aan derden hebben betaald. U mag de kosten die een werknemer maakt voor bijvoorbeeld het laten schoonmaken van de auto van de zaak dus niet in mindering brengen op de bijtelling.
Dit is alleen anders als u met de werknemer heeft afgesproken dat hij die kosten namens of voor uw onderneming maakt en u de betaling verrekent als bijdrage voor privégebruik. U kunt de werknemer die kosten dan uiteraard niet meer vergoeden.
Bij een eigen bijdrage voor de auto van de zaak kunt u afspreken dat de werknemer deze bijvoorbeeld betaalt voor de parkeerkosten die hij maakt, voor accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of een vast bedrag per gereden privékilometer. Ook bij schade kunt u een eigen bijdrage in mindering op de bijtelling brengen, zolang de schade maar niet komt door onrechtmatig of onzorgvuldig gebruik. Let op: u moet deze bijdrage wel benoemen als ‘voor privégebruik’.
Buitenland
Verder kunt u de bijdrage die de werknemer betaalt vanwege de – door uw onderneming toegestane – keuze voor een auto uit een duurdere klasse volledig in mindering brengen op de bijtelling, maar alleen als die zogeheten bovennormbijdrage volledig is bedoeld als bijdrage voor privégebruik. Anders is slechts het deel bestemd voor het privégebruik aftrekbaar van de bijtelling.
Goede vastlegging vooraf van waarvoor een eigen bijdrage dient is dan ook altijd van groot belang! Werknemers die met de auto van de zaak op vakantie (mogen) gaan, kunnen met tank- en tolkosten in het buitenland te maken krijgen. Heeft uw onderneming van tevoren schriftelijk – dat kan ook in het leasecontract, personeelshandboek of de gebruikersovereenkomst zijn – afgesproken om deze kosten van de werknemer als eigen bijdrage voor privégebruik aan te merken, dan kunt u ze in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik. Zonder afspraken kan dit niet!
Saldo
U moet de door werknemers betaalde eigen bijdrage(n) voor bepaalde verstrekkingen of terbeschikkingstellingen in hun loonstaat verwerken in kolom 4 (Loon anders dan in geld). Dat kunt u op twee manieren doen:
- U trekt de eigen bijdrage van de te belasten waarde af en neemt dat saldo op in kolom 4.
- U neemt zowel de (volledige) te belasten waarde in kolom 4 op, als de eigen bijdrage van de werknemer als negatief bedrag.
Als een werknemer bijvoorbeeld een eigen bijdrage betaalt van € 100 voor een aan hem verstrekte fiets met een waarde van € 350, kunt u dat dus in kolom 4 van zijn loonstaat opnemen als het saldobedrag € 250 of als de losse bedragen € 350 en −€ 100.
Rekenvoorbeeld: eindheffingsloon voor maaltijden
Stel dat uw onderneming aan werknemers in totaal zestig kantinemaaltijden per maand verstrekt en die in de vrije ruimte onderbrengt. Voor deze maaltijden hebben de werknemers een eigen bijdrage van € 1,50 per stuk betaald. Dat betekent dat u het totale bedrag aan kantinemaaltijden van (60 × normbedrag € 3,35 =) € 201 verminderd met het totale bedrag aan eigen bijdragen van (60 × € 1,50 =) € 90, dus een bedrag van € 111 als eindheffingsloon moet aanwijzen.
Aangifte
In de aangifte loonheffingen is de inbreng voor het privégebruik van de auto van de zaak de enige eigen bijdrage van werknemers die u apart moet vermelden. Dit doet u in het deel met de werknemersgegevens in de rubriek ‘Werknemersbijdrage privégebruik auto’.
In de situatie dat de werknemer gelijktijdig meerdere auto’s ter beschikking heeft gekregen en voor meerdere van deze auto’s een bijdrage wegens privégebruik betaalt, moet u de waarde van die bijdragen bij elkaar optellen en dat totaal in deze rubriek opnemen.
In de rubriek ‘Waarde privégebruik auto’ moet u de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak vóór aftrek van de door de werknemer betaalde eigen bijdrage voor privégebruik vermelden.
Hoge eigen bijdrage
Als werknemers een eigen bijdrage voor een verstrekking of terbeschikkingstelling betalen die minstens even hoog is als de (factuur)waarde ervan, ontstaat er een situatie dat de werknemer feitelijk zelf voor de verstrekking of terbeschikkingstelling betaalt. Er is in dat geval dan ook geen sprake van belast loon voor de loonheffingen.
Model
Let op: in sommige gevallen mag u werknemers niet om een bijdrage vragen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij arbovoorzieningen. Eén van de voorwaarden bij de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is namelijk dat werknemers er geen eigen bijdrage voor zijn verschuldigd. Ook voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die op grond van het noodzakelijkheidscriterium gericht zijn vrijgesteld, geldt dat de werkgever de kosten moet dragen.
Stel dat u de werknemer een bonus of ander loonbestanddeel laat uitruilen voor zo’n voorziening, dan gaat de wetgever ervan uit dat het niet noodzakelijk is dat hij beschikt over bijvoorbeeld de telefoon. Nadat uw organisatie de voorziening heeft betaald, kunt u wel een eigen bijdrage vragen voor privégebruik van deze telefoon. Let dus goed op de juiste manier van administreren. Het is ook toegestaan om de werknemer een bijdrage te laten betalen als hij een duurder model dan noodzakelijk uitkiest.