VERDIEPINGSARTIKEL
De loonstaat: het hart van de loonadministratie
Een belangrijk onderdeel van de loonadministratie wordt gevormd door de loonstaten. In die staten legt u gegevens van de werknemers en hun loon vast. De loonstaten vormen in feite het hart van uw loonadministratie, omdat zij de bruto-nettoberekening van het salaris van de werknemers weergeven. Uw onderneming is dan ook verplicht om tijdig loonstaten aan te leggen voor elke dienstbetrekking.
Onderdeel van de administratieve verplichtingen van uw onderneming is het aanleggen van loonstaten voor werknemers. In de loonstaat vult u de gegevens van de werknemer in die van belang zijn voor de loonheffingen, zoals de tabeltoepassing en zijn loonelementen.
Verplichting tot aanleggen
U moet voor iedere werknemer die bij uw organisatie komt werken een loonstaat aanleggen – dit moet u doen vóór zijn eerste loonbetaling – en deze bijhouden. Vervolgens legt u elk kalenderjaar voor iedere werknemer een (nieuwe) loonstaat aan vóór de eerste loonbetaling dat jaar, en houdt u die gedurende het jaar bij.
U hoeft geen loonstaat aan te leggen voor meewerkende kinderen of personen die een bijstandsuitkering va