VERDIEPINGSARTIKEL
Zonder volmacht geen inhoudingen en verrekeningen
Het verbod op inhoudingen uit de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) is per 1 januari 2017 van kracht geworden, net als de uitzonderingen daarop. Dat betekent dat u aan strikte administratieve voorwaarden moet voldoen om voor een werknemer zijn huisvestingskosten en zijn zorgverzekeringspremie rechtstreeks uit zijn minimumloon te betalen.
De belangrijkste eis: een schriftelijke volmacht van de werknemer. En daar zitten meer haken en ogen aan dan u misschien denkt.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online
De WAS heeft voor uw werk als salarisadministrateur sinds 1 juli 2015 de nodige wijzigingen meegebracht. De meest recente wijziging is het verbod op inhoudingen op en verrekeningen met het wettelijk minimumloon.
Op dat verbod zijn ook uitzonderingen geformuleerd. In een notendop geldt dat u geen inhoudingen op en verrekeningen met het netto-equivalent van het wettelijk minimumloon mag doen. Inhoudingen mogen wel voor de rechtstreekse betaling van:
- huisvestingskosten: dat zijn huur, servicekosten en de voorschotten voor energie en water als die onderdeel zijn van de afgesproken huurprijs;
- de premie voor de zorgverzekering van de werknemer.
Volmacht moet aan voorwaarden voldoen
De allerbelangrijkste voorwaarde om inhoudingen te mogen doen op het loon van een werknemer, is dat die werknemer uw organisatie daarvoor een schriftelijke volmacht geeft. Zonder volmacht inhouden is dus verboden! Dat klinkt eenvoudig, maar is het in de praktijk niet altijd.
De volmacht van de werknemer moet namelijk volgens artikel 3.60 van het Burgerlijk Wetboek aan strikte voorwaarden voldoen:
- Het moet gaan om een uitdrukkelijke toestemming. Een simpel e-mailbericht of een kruisje in een Excel-bestandje met alle volmachten op een rijtje is dus niet voldoende, ook al zijn dat wel schriftelijke vastleggingen. De werknemer moet echt toestemmen!
- De werknemer moet de volmacht eenzijdig kunnen intrekken wanneer hij maar wil.
Een volmacht moet altijd eenzijdig in te trekken zijn
De consequenties van die strikte voorwaarden zijn groot. Veel werkgevers nemen bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of in het personeelsreglement op dat zij de huur en zorgverzekeringspremie van de werknemer rechtstreeks betalen.
Zo’n arbeidsovereenkomst of personeelsreglement is echter niet eenzijdig door de werknemer in te trekken en laat dat nou één van de eisen aan de volmacht zijn.
Volmacht van groot belang voor werknemers met een arbeidsbeperking
Vergeet bij de volmachten ook de arbeidsbeperkte werknemers niet. In veel gevallen hebben zij een wettelijk vertegenwoordiger die hun papierwerk regelt. Dat is dan ook degene die de volmacht (mede) moet ondertekenen en eventueel ook weer kan intrekken. De werknemer zelf is in dergelijke gevallen meestal niet bevoegd om dat soort beslissingen zelfstandig te nemen en uit te voeren.
Onbedoeld
Zorg ervoor dat in de volmacht opgenomen is wie hem weer kan intrekken. Zo voorkomt u onduidelijkheid en onbedoelde intrekkingen van de volmacht, waardoor de werknemer mogelijk in de financiële problemen raakt. Voor arbeidsbeperkte werknemers gelden de grenzen van 25% van het wettelijk minimumloon voor huisvestingskosten en € 1.421 voor de zorgverzekeringspremie overigens niet. U mag hun hele huisvesting en ziektekostenpremie rechtstreeks betalen.
Aparte schriftelijke volmacht
U moet dus in overleg met de werknemer een aparte schriftelijke volmacht regelen die de werknemer te allen tijde weer kan intrekken zonder dat hij daarvoor een reden hoeft op te geven.
Het is van belang dat de werknemer weet hoe hij dat moet doen. Is een simpel e-mailtje bijvoorbeeld voldoende? Of wilt u een schriftelijke intrekking?
Misschien volstaat een mondelinge intrekking ook wel, of niet? En hoelang duurt het dan voordat u de intrekking van de volmacht geregeld heeft?
Maak daar duidelijke afspraken over, zodat de werknemer weet waar hij aan toe is en u weet hoe snel u moet handelen!
Bijzondere vervalredenen
Zorg ervoor dat in de volmacht opgenomen is wanneer deze automatisch komt te vervallen. Dat is in de volgende situaties het geval:
- Als de werknemer (of zijn wettelijk vertegenwoordiger) overlijdt, onder curatele gesteld wordt, failliet gaat of als de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing verklaard wordt.
- Als u als werkgever overlijdt, onder curatele gesteld wordt, failliet verklaard wordt of de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op u van toepassing verklaard wordt.
- Als de werknemer zijn volmacht intrekt.
- Als u het arbeidscontract van de werknemer opzegt of dit ontbonden wordt door de kantonrechter.
Overtreding kan leiden tot boete
Houdt u een deel van het minimumloon van een werknemer in om zijn huisvestingskosten of zorgverzekeringspremie te betalen zónder dat u daar een schriftelijke volmacht voor heeft, dan bent u in overtreding.
Dat kan een behoorlijke boete van Inspectie SZW opleveren, omdat u niet het wettelijk minimumloon uitbetaalt! Zorg er dus voor dat u zo snel mogelijk de volmachten regelt en in de tussentijd het volledige nettominimumloon van de werknemer aan hem uitbetaalt.
Verschil bij grenzen huisvestingskosten en zorgverzekeringspremie
Ook voor inhoudingen op en verrekeningen met het deel van het loon van de werknemer dat hoger is dan het wettelijk minimumloon heeft u een volmacht nodig. De eisen daaraan zijn hetzelfde als de eisen voor een volmacht voor het inhouden van een deel van het wettelijk minimumloon.
Het enige verschil is dat de grenzen van 25% voor huisvestingskosten en € 103,42 voor de zorgverzekeringspremie in dat geval niet gelden.
Op rendement.nl/salaristools vindt u een kant- en klare volmacht die u de werknemer kunt laten invullen en ondertekenen. Zo weet u zeker dat dit document aan alle eisen voldoet!
Geen volmacht, maar toch een inhouding
Hoewel een volmacht dus strikt noodzakelijk is voor het inhouden van huisvestingskosten en de zorgverzekeringspremie op het minimumloon van de werknemer, zijn er ook inhoudingen die u op al het loon van een werknemer mag doen zonder dat u daarvoor toestemming van de werknemer heeft:
- de loonbelasting/premie volksverzekeringen;
- de werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW);
- het werknemersdeel van de pensioenpremie;
- de inleg van de werknemer in de levensloopregeling.
- beslag dat door een bevoegde instantie op een deel van het loon van de werknemer gelegd wordt. Voor dit loonbeslag geldt de beslagvrije voet als grens.
