VERDIEPINGSARTIKEL

Zorg dat de feestdagen goed geregeld zijn in uw administratie

De lente is een periode waarin de feestdagen over elkaar heen buitelen. Pasen, Hemelvaart en Pinksteren volgen elkaar snel op, met tussendoor ook nog Koningsdag en Bevrijdingsdag.

Voor werknemers vaak een prettige werkonderbreking. Voor uw organisatie kunnen het echter dure dagen zijn. Het is hoe dan ook raadzaam om afspraken over feestdagen, werk en loondoorbetaling goed vast te leggen. Dat scheelt onduidelijkheid.


15 juni 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Een misvatting die vaak leeft onder werknemers is dat zij op feestdagen wettelijk recht hebben op een vrije dag. Dit is niet het geval. In de Algemene termijnenwet is vastgelegd welke officiële feestdagen er zijn. Dat is bijvoorbeeld van belang bij betalings- of reactietermijnen die vallen op een feestdag. Er is echter nergens wettelijk bepaald dat werknemers op een officiële feestdag een doorbetaalde vrije dag hebben.

Bepalen welke regels er voor uw organisatie gelden

Hoewel veel Nederlanders vrij zijn op de feestdagen, zijn er ook genoeg groepen werknemers te noemen die onvermijdelijk diensten moeten blijven draaien tijdens de feestdagen, omdat het werk anders in het honderd zou lopen. Denk aan werknemers in de zorg of bij de brandweer, politie of defensie.

Soms wil een organisatie openblijven tijdens de feestdagen om extra omzet te kunnen draaien, bijvoorbeeld in de horeca of detailhandel. De regels over vrije feestdagen zijn daarom per sector en soms op organisatieniveau verschillend. Om te bepalen welke regels voor uw organisatie gelden, kijkt u wat er is afgesproken in:

  • de collectieve arbeidsovereenkomst (cao);
  • de arbeidsovereenkomst;
  • het personeels- of bedrijfsreglement.

Vaak is in de arbeidsovereenkomst een verwijzing naar het personeelsreglement van de organisatie opgenomen, waardoor de bepalingen uit dat reglement ook van toepassing zijn op de werknemer.

Chocolade paashaas en chocolade eieren

U kunt als waardering een luxe chocolade paashaas of ander geschenk rondom Pasen uitdelen of opsturen. Er is dan wel sprake van belast loon.

Om deze niet terug te laten komen op de loonstrook van de werknemer kunt u het geschenk onderbrengen in de vrije ruimte. Prettig voor de werknemer, omdat de waarde van het geschenk niet bij zijn belaste loon wordt geteld.

Maar ook voor uw organisatie is dit gunstig: hierover zijn geen werkgeverslasten verschuldigd. Houd wel de grens van de vrije ruimte in de gaten: tot en met een loonsom van € 400.000 is die 1,7% van de fiscale loonsom. Boven de grens bedraagt de vrije ruimte 1,2%. Let op, bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u daarover 80% eindheffing.

Paaseitjes
Legt u als werkgever chocolade-eitjes bij het koffiezetapparaat om vrij te pakken, dan blijft dat tussendoortje belastingvrij.De paaseitjes kunnen dan namelijk worden aangemerkt als een consumptie op de werkplek en daarvoor geldt in de werkkostenregeling (WKR) een nihilwaardering. Onbelast genieten dus!

Vrije feestdagen verschillen per sector of organisatie

Per sector of zelfs per organisatie gelden dus andere vrije feestdagen. Zo kan bij de ene werkgever Goede Vrijdag als vrije feestdag gelden en in een andere organisatie Bevrijdingsdag. In veel cao’s is afgesproken dat werknemers één keer in de vijf jaar vrij zijn op 5 mei. Dat geldt voor de lustrumjaren; waarmee we in 2020 te maken hebben.

Het Suikerfeest – dat het einde van de islamitische vastenmaand ramadan inluidt – is in de meeste organisaties geen feestdag waarop werknemers automatisch betaald vrij hebben. Werknemers die vrij willen op deze dag, zullen hiervoor dus in principe een vakantiedag moeten opnemen.

Soms zijn in de cao of arbeidsovereenkomst naast christelijke feestdagen ook bepalingen voor werknemers met andere geloofsovertuigingen opgenomen. Bijvoorbeeld een ‘diversiteitsdag’ die kan worden ingezet voor een feestdag naar keuze, zoals het Suikerfeest.

Werknemers kunnen een vakantiedag op feestdag aanvragen

Staan er in de cao of arbeidsovereenkomst geen bepalingen over wel of niet werken op feestdagen, dan betekent dat nog steeds niet dat de werknemer automatisch recht heeft op een betaalde vrije dag. Het staat een werknemer die moet werken natuurlijk wel altijd vrij om op de betreffende feestdag een vakantiedag aan te vragen.

U kunt deze aanvraag niet zomaar afwijzen. Er moet sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Bijvoorbeeld als een zorgorganisatie voor Koningsdag geen geschikte vervanger kan regelen en de gezondheid van patiënten moet beschermen.

U heeft maximaal twee weken de tijd om te reageren op een vakantieaanvraag. Reageert u niet op tijd, dan mag de werknemer vakantie nemen volgens de aanvraag die hij indiende.

Toeslag bij werk op feestdagen is geen wettelijk recht

Verplichte vrije dagen aanwijzen als brugdag

Als u het handig vindt de hele organisatie tussen een feestdag en het weekend te sluiten, kunt u één of meer dagen als verplicht vrij aanwijzen als brugdag. In de praktijk is dat in veel organisaties de vrijdag na Hemelvaartsdag. Deze mogelijkheid moet wel in de (collectieve) arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd. 

De werknemer is verplicht om op de zogenoemde brugdag vakantie op te nemen. De uren gaan dus af van zijn vakantiesaldo. Zijn er geen verplichte vrije dagen aangewezen, dan kunt u werknemers alleen verplichten om vrij te zijn door hun loon door te betalen en de organisatie te sluiten. Dat is duur en ongewenst.

Zijn de werknemers in uw organisatie volgens de cao, arbeidsovereenkomst of het arbeidsvoorwaardenreglement vrij op een feestdag? Dan hebben zij recht op loondoorbetaling van uw organisatie. 

Een werknemer die op een feestdag moet werken, heeft geen wettelijk recht op een toeslag van bijvoorbeeld 50% of 100% boven op zijn normale loon. Natuurlijk kan er wel een feestdagentoeslag zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst en dan heeft de werknemer er wel recht op.

Sommige medewerkers zullen door een feestdagentoeslag graag willen werken! Soms krijgen werknemers die op een feestdag moeten werken de mogelijkheid om op een ander moment alsnog een (betaalde) vrije dag op te nemen: dat heet tijd voor tijd.

Ongelijke behandeling voor parttimers

Feestdagen die niet in het weekend vallen, kunnen oneerlijke situaties opleveren voor parttimers. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die op maandag zijn vrije deeltijddag heeft en daardoor dit jaar Tweede Paasdag, Koningsdag en Tweede Pinksterdag ‘misloopt’ ten opzichte van zijn fulltime collega. In feite is er dan sprake van ongelijke behandeling.

Het College voor de Rechten van de Mens vindt zo’n verschil in vrije dagen een verboden onderscheid. U kunt dit oplossen door een pro-rataberekening te maken.

Daarvoor brengt u in kaart hoeveel feestdagen er in een jaar op een doordeweekse dag vallen. Dit aantal dagen vermenigvuldigt u vervolgens met de parttimefactor van de werknemer.

Een voorbeeld: als er in 2020 zeven officiële feestdagen – waarop werknemers in uw organisatie vrij zijn – op een doordeweekse dag vallen, heeft een parttime werknemer met 0,6 fte recht op 7 × 0,6 = 4,2 vrije dagen. De werkgever kan deze uren in zijn administratie verwerken als vakantie-uren. 

Voor de berekening van de vrije uren kan uw organisatie ook een zogenoemd jaarurensysteem gebruiken, zie hiervoor de rekentool Vakantiedagen en jaarurensysteem. Hierbij is de basis de hoeveelheid uren die werknemers jaarlijks moeten werken. De doordeweekse feestdagen tellen hierbij mee. Werknemers kunnen vervolgens in overleg met hun leidinggevende flexibel met hun uren omgaan.

In de toolbox Zorg voor goede afspraken over feestdagen en werk vindt u alle aandachtspunten rondom afspraken over feestdagen en werk overzichtelijk op een rij.