Mogen wij de begrafeniskosten van een overleden werknemer onbelast betalen?

Question

We willen graag de begrafenis van een overleden werknemer betalen. Mogen wij dit onbelast doen? En mogen wij ook een onbelaste overlijdensuitkering betalen aan zijn meerderjarige kinderen?

Accepted Answer

Een overlijden binnen een organisatie heeft veel impact en werkgevers willen dan soms meer doen dan wat ze wettelijk verplicht zijn. Het kan dan gaan om het betalen van de begrafenis van de overleden werknemer.

Onbelast vergoeden

Als de werknemer overlijdt, eindigt zijn dienstverband van rechtswege. Uw organisatie betaalt een overlijdensuitkering van minimaal één maandloon aan de nabestaanden, zoals die staan omschreven in artikel 7:674 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De overlijdensuitkering is onbelast tot maximaal driemaal het maandloon van de werknemer, verhoogd met de vakantiebijslag.

Voor de vraag of u de begrafenis van de werknemer ook onbelast kunt vergoeden is het belangrijk om te bepalen hoe hoog de overlijdensuitkering is. Zolang het maximaal onbelaste bedrag aan overlijdensuitkering nog niet bereikt is, mag u de vergoeding van begrafeniskosten hierin onderbrengen. De vergoeding blijft dan onbelast.

Het deel van de vergoeding van de begrafenis dat het maximaal vrijgestelde bedrag aan overlijdensuitkering overschrijdt, is loon waarover loonheffingen verschuldigd zijn. Dit bedrag telt als loon uit vroegere dienstbetrekking. U kunt het daarom niet aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling (WKR).

Hierop is wel een uitzondering mogelijk. Als u tegelijk met de vergoeding voor de begrafenis nog resterend loon, vakantiebijslag, niet genoten vakantiedagen of ander loon uit tegenwoordige dienstbetrekking betaalt, mag u de vergoeding van de begrafeniskosten aanwijzen als eindheffingsloon. Over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt, betaalt u 80% eindheffing. Houd hierbij ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium.

Een schenking doen

Naast een vergoeding van de begrafenis kunt u ook een schenking doen, bijvoorbeeld aan nabestaanden of iemand die de begrafenis regelt. Dit kan onbelast tot € 2.658 (2024). Onder voorwaarden kan de schenking beschouwd worden als een schenking met zakelijk karakter, bijvoorbeeld als de werknemer overleden is als gevolg van een bedrijfsongeval.

Schenkingen met een zakelijk karakter mag u tot de bedrijfskosten rekenen. Als u hier gebruik van wilt maken, is het verstandig dit te overleggen met uw accountant of de belastinginspecteur. Er zijn hierbij te veel individuele aandachtspunten om te kunnen behandelen in dit artikel. Onder de nabestaanden zoals bedoeld in artikel 7:674 BW vallen onder meer de langstlevende van de echtgenoten, de geregistreerde partners of degene met wie de werknemer ongehuwd samenleefde.

Bij het ontbreken daarvan kan het onder meer gaan om nabestaanden met wie de werknemer leefde in gezinsverband en in wiens kosten van bestaan hij grotendeels voorzag. In een interessante uitspraak bepaalde het hof Den Bosch vorig jaar dat ook sprake kan zijn van ‘leven in gezinsverband’ als gezinsleden ingeschreven zijn op een ander woonadres.

In de zaak hadden de deels uitwonende meerderjarige kinderen daardoor toch recht op een overlijdensuitkering. Bepalend was dat de overleden werknemer (grotendeels) voorzag in de kosten van bestaan van de kinderen. Zo betaalde de werknemer de studie, de huur van de studentenkamer en een groot deel van de boodschappen.

Aanvullende omstandigheden

Bijzondere waarde hechtte het hof aan de wettelijke plicht van ouders te voorzien in de kosten van levensonderhoud en studie van hun meerderjarige kinderen onder de 21 jaar. Heeft de overleden werknemer dus meerderjarige studerende kinderen? Let dan extra op de aanvullende omstandigheden om te bepalen of sprake is van leven in gezinsverband. Uit de uitspraak blijkt dat het dan niet alleen gaat om enkel het woonadres van de nabestaanden.

Naast de wettelijke bepalingen voor wie in aanmerking komt voor een overlijdensuitkering, kan er sprake zijn van een bredere kring van nabestaanden op grond van de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of arbeidsvoorwaardenregeling. Daarbij kan ook sprake zijn van een hogere overlijdensuitkering dan wettelijk voorgeschreven. Lees daarom altijd goed de cao of arbeidsvoorwaardenregeling.

Dit antwoord is geschreven door Reintjan Weeber, kennismanager wet- en regelgeving bij Centric HR & Payroll Solutions

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Mogen wij de begrafeniskosten van een overleden werknemer onbelast betalen?

17 januari 2024

Maak een account aan, je hoeft geen abonnee te zijn om het artikel te kunnen lezen

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Loonadministratie

Maak een account aan, je hoeft geen abonnee te zijn om het artikel te kunnen lezen