Wanneer moeten personeelsgegevens in de prullenbak?

13 september 2021

Van werknemers moeten we van allerlei documenten in de administratie bewaren. Moeten we die ook nog bewaren als ze eenmaal uit dienst zijn?

Zodra een werknemer uit dienst is, kunt u zeker niet het hele personeelsdossier door de papierversnipperaar halen. Rond de gegevens van een werknemer heeft u met verschillende bewaartermijnen te maken.Zorg dat u weet wanneer u wat precies mag of moet weggooien! Want als u bij een controle door de Belastingdienst de verzochte gegevens niet kunt overleggen of de privacyregels schendt door bepaalde gegevens te lang te bewaren, kan dat uw organisatie duur komen te staan.

Maximaal één jaar na uitdiensttreding

De sollicitatiegegevens van een werknemer bewaart u zolang de dienstbetrekking bij uw organisatie bestaat. Na uitdiensttreding moet u de volgende gegevens na één jaar vernietigen:

  • sollicitatiebrief of -formulier en cv;
  • correspondentie met de (toen nog) sollicitant;
  • psychologisch onderzoek;
  • Verklaring omtrent het gedrag (VOG);
  • getuigschriften en referenties.

Twee jaar na uitdiensttreding

De volgende gegevens van de nieuwe werknemer moet u in principe uiterlijk twee jaar na zijn uitdiensttreding vernietigen. Als uw organisatie de gegevens eerder niet meer nodig heeft, moeten ze op dat moment vernietigd worden.

  • arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen);
  • correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag;
  • afspraken over lidmaatschap van de ondernemingsraad;
  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter;
  • correspondentie met bedrijfsarts en UWV over ziekteverzuim en re-integratie;
  • verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen).

Als een werknemer wegens een arbeidsconflict bij uw onderneming vertrekt, kan het verstandig zijn om sommige werknemersgegevens langer te bewaren, in afwachting van (de beslissing in) een eventuele rechtszaak. 

Vijf jaar na uitdiensttreding

De (formulieren met de) gegevens voor de loonheffingen die de nieuwe werknemer aanlevert en de kopie van zijn identiteitsbewijs die u heeft gemaakt, moet u minstens vijf kalenderjaren bewaren na het einde van de dienstbetrekking. U moet deze ook blijven bewaren als de gegevens van de werknemer tijdens het dienstverband wijzigen en u formulieren met of een kopie van zijn actuele gegevens vastlegt, wat u overigens niet verplicht bent om te doen. Uw bewaarplicht geldt namelijk voor de gegevens van de werknemer ten tijde van indiensttreding.

Deze bewaartermijn van minstens vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking geldt ook voor eventuele kopieën van beschikkingen of verklaringen die de werknemer heeft aangeleverd.

Zeven jaar na uitdiensttreding

Voor de overige gegevens rond de werknemer die u in de loonadministratie vastlegt, heeft u een bewaarplicht van zeven jaar nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren. Deze standaard bewaartermijn geldt voor alle zogeheten basisgegevens, waarvan de loonadministratie onderdeel is. Voor sommige gegevens kunt u een kortere bewaartermijn dan zeven jaar met de Belastingdienst afspreken. Bedenk dan wel dat u deze gegevens voor andere instanties misschien alsnog gewoon zeven jaar moet bewaren.