Wanneer moeten wij het personeelsnummer van een werknemer gebruiken in plaats van zijn burgerservicenummer (BSN)?

8 september 2021

In welke situatie moeten wij het personeelsnummer van een werknemer gebruiken in plaats van zijn burgerservicenummer (BSN)?

Als u geen burgerservicenummer heeft van de werknemer, moet u zijn personeelsnummer gebruiken. Zo kan de inkomstenverhouding worden geïdentificeerd in de polisadministratie bij UWV. Het personeelsnummer is het nummer waaronder de persoon in uw administratie bekend is.

Drie sleutelwaarden

De inkomstenverhouding bestaat in de polisadministratie uit drie sleutelwaarden:

  • het loonheffingennummer;
  • het nummer inkomstenverhouding;
  • het burgerservicenummer (BSN).

Als er geen BSN is, neemt het personeelsnummer de functie van het BSN over en vormt vervolgens het sleutel­gegeven. U gebruikt het personeelsnummer zolang u geen BSN heeft. Zodra het BSN bekend is, geeft u (minstens) nog één keer het personeelsnummer samen met het BSN op in de aangifte loonheffingen. Vanaf dat moment krijgt het BSN de sleutelwaarde.

Corrigeert u later een inkomstenverhouding of trekt u deze in van een aangiftetijdvak waarin u alleen het personeelsnummer gebruikte? Dan gebruikt u het personeelsnummer in uw correctie. Houd er rekening mee dat als u alleen nog een personeelsummer heeft en geen BSN, u het zogenoemde anoniementarief moet toepassen. U kunt hier meer over lezen in Salaris Rendement 9-2021.