Zodra een organisatie één of meer werknemers in dienst neemt, moet de werkgever een loonadministratie gaan bijhouden. Deze moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is onder meer nodig om de juiste gegevens aan de Belastingdienst te kunnen verstrekken. Zo moet u alle gegevens van de werknemer administreren en een loonstaat aanleggen. Daarnaast moet u werknemers een loonstrook en een jaaropgaaf verstrekken. Voor vergoedingen en verstrekkingen, spaarregelingen, afdrachtverminderingen, eindheffingsloon en officiële documenten gelden bijzondere administratieve verplichtingen. Als uw organisatie gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, heeft de softwareleverancier vaak al jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften al in het pakket verwerkt. Dit betekent dat het pakket de loonheffingen berekent, al blijft dit de verantwoordelijkheid van de werrkgever.