VERDIEPINGSARTIKEL

Regels rond doorbetaling van loon bij ziekte

Als uw organisatie met zieke werknemers te maken krijgt, komen er vele verplichtingen om de hoek kijken. Sowieso heeft de werkgever de plicht tot het doorbetalen van het loon gedurende de ziekteperiode. In sommige situaties kan die verplichting echter worden verlicht door een uitkering van UWV. Verder heeft uw organisatie tijdens de ziekte diverse andere verplichtingen, en de werknemers zelf ook!


13 april 2021 8 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


De loondoorbetalingsverplichting bij ziekte van werknemers is een zware last voor ondernemingen, met name de kleinere. Veel werkgevers sluiten dan ook een verzekering af voor dit risico.

Loondoorbetaling

Op grond van de wet – om precies te zijn het Burgerlijk Wetboek – is uw organisatie verplicht om werknemers hun loon door te betalen als zij niet kunnen werken vanwege ziekte. Die verplichting bestaat gedurende de hele ziekteperiode, maar voor maximaal 104 weken (twee jaar dus). 

De loondoorbetaling hoeft niet altijd per se op de eerste ziektedag te starten. Het is namelijk toegestaan om in de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst af te spreken dat (hooguit) de eerste twee ziektedagen onbetaald zijn. Dit zijn de zogeheten wachtdagen.

Afwijkende doorbetalingstermijn

Voor bepaalde werknemers heeft de werkgever bij ziekte geen loondoorbetalingsverplichting gedurende 104 weken maar geldt er een afwijkende doorbetalingstermijn:

  • zes weken: voor werknemers die normaal gesproken op minder dan vier dagen per week (nagenoeg) alleen diensten verrichten voor het huishouden van de natuurlijke persoon bij wie zij in dienst zijn (zoals het verrichten van huishoudelijke taken, oppassen op de kinderen, uitlaten van de hond en verlenen van zorg).
  • dertien weken: voor werknemers met de AOW-gerechtigde leeftijd.

Bereikt een werknemer gedurende zijn ziekte de AOW-leeftijd, dan geldt de doorbetalingsperiode van dertien weken vanaf zijn verjaardag. Deze periode duurt echter korter dan dertien weken als anders in totaal een doorbetalingsperiode van 104 weken wordt overschreden.

Verder moet de werkgever in afwijking van de hoofdregel het loon voor een langere periode doorbetalen – dus langer dan 104 weken – als de aanvraag voor een uitkering op grond van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) niet op tijd wordt gedaan of UWV een verlenging van de loondoorbetalingsperiode oplegt. 

Meerdere ziekteperiodes

Meerdere periodes waarin een werknemer niet kan werken wegens ziekte, worden bij elkaar opgeteld als zij elkaar binnen vier weken opvolgen (ongeacht de oorzaak van de ziekte). Dat geldt ook bij ziekteperiodes direct vóór en na een periode van zwangerschaps- of bevallingsverlof op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO), maar alleen als het om dezelfde ziekteoorzaak gaat.

Voorbeeld

Als een werknemer dus na vijf weken ziekte herstelt en aan het werk gaat, maar drie weken erna weer uitvalt wegens ziekte, betekent dit dat zijn zesde ziekteweek ingaat. De gewerkte (herstelde) periode zelf telt dus niet mee.

 

Is de werknemer minstens vier weken hersteld na een ziekteperiode, dan gaat er bij een volgende uitval wegens ziekte een nieuwe ziekteperiode lopen. Dit is dus van belang voor het bepalen of de totale periode van 104 weken waarin het loon moet worden doorbetaald is bereikt.

Hoogte van het loon bij ziekte

De wet verplicht de werkgever om het eerste ziektejaar 70% van het loon – de grondslag – door te betalen, met daarbij het voor de werknemer geldende minimumloon als ondergrens. Het tweede ziektejaar geldt er ook een doorbetalingsverplichting van 70% van het loon, maar geldt de ondergrens van het minimumloon niet. Dat betekent dat de werkgever het tweede ziektejaar werknemers ónder het minimumloon mag betalen als dat zo uitkomt.

Als werknemers door de lagere loondoorbetaling zónder ondergrens in het tweede ziektejaar met hun (gezins)inkomen onder het sociaal minimum uitkomen, kunnen zij bij UWV een toeslag aanvragen.

Voorgaande regels rond de hoogte van de loondoorbetaling bij ziekte is wat de wet als minimum voorschrijft, maar op grond van individuele of collectieve afspraken kan uw organisatie een hogere doorbetalingsverplichting hebben.

De politiek en sociale partners hebben afgesproken dat de loondoorbetaling bij ziekte over de twee ziektejaren samen maximaal 170% is. De verdeling over die twee jaar is verder niet vastgelegd, en kan bijvoorbeeld 100%-70% zijn of 90%-80%. Overigens mág van deze afspraak worden afgeweken in het voordeel van de werknemers.

Grondslag voor de loondoorbetaling

De grondslag voor de loondoorbetaling is het naar tijdruimte vastgestelde loon van de werknemer, bijvoorbeeld een maandloon. Als het loon op een andere manier dan naar tijdruimte is vastgesteld, is de grondslag het gemiddelde loon dat de werknemer in de betreffende periode normaal gesproken zou verdienen.

Onder het door te betalen loon vallen ook zaken als een werkgeversbijdrage in het pensioen van de werknemer, (het gemiddelde van) gebruikelijke toeslagen en werk-afhankelijke beloningen. En bijvoorbeeld onkostenvergoedingen hoeven in principe niet te worden doorbetaald.

Er geldt een bovengrens voor het doorbetalen.

Er geldt een bovengrens voor het doorbetalen. De werkgever hoeft het verschuldigde percentage niet over een hogere doorbetalingsgrondslag te betalen dan over het maximumdagloon. Het (bruto)maximumdagloon bedraagt per 1 juli 2020 € 222,78, wat een maximum van € 4.845,47 per maand inhoudt. Als het loon van de werknemer hier bovenuit komt, wordt de grondslag begrensd op dit maximum.

Rechten en plichten tijdens ziekte

Gedurende de ziekte van een werknemer heeft zowel de werkgever als de werknemer diverse rechten en plichten. Zij zijn namelijk samen verantwoordelijk voor de re-integratie van de zieke werknemer in de loondoorbetalingsperiode van 104 weken (de wachttijd voor een WIA-uitkering).

1. Van de werknemer

Zieke werknemers hebben de plicht om actief mee te werken aan hun herstel – en mogen dit niet vertragen of tegenwerken – en zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat de werknemer (tijdelijk) ander passend werk uitvoert. De spelregels rond ziekte staan als het goed is in de arbeidsovereenkomst of bijvoorbeeld het personeelshandboek. Het is belangrijk dat de werknemers deze regels kennen.

Nieuwe situatie vastleggen

Als werknemers tijdens hun ziekte minder dagen of uren werken of aangepast werk uitvoeren, is het verstandig om de nieuwe situatie vast te leggen na afloop van de periode van 104 weken. Als de werknemers daarna opnieuw uitvallen wegens ziekte, hebben zij namelijk alleen recht op loon over hun zogeheten ‘normale werk’ (ook wel ‘bedongen arbeid’ genoemd).

 

Dus het is belangrijk dat de werkgever hierover afspraken maakt met de werknemers en hun arbeidsovereenkomst aanpast aan de nieuwe situatie, naar wat hun normale werk is geworden.

De werkgever mag maatregelen treffen voor werknemers die zich bij ziekte niet aan de regels houden. Zo heeft de werknemer bijvoorbeeld geen recht op loondoorbetaling als hij zich onterecht ziek meldt, de ziekte met opzet heeft veroorzaakt of bij een aanstellingskeuring valse informatie heeft verstrekt over het gebrek dat de oorzaak is van de ziekte. Verder heeft de werknemer geen recht op loondoorbetaling gedurende de periode dat hij:

  • zijn genezing belemmert of vertraagt;
  • zonder deugdelijke reden de interne of externe passende arbeid niet verricht die de werkgever aanbiedt;
  • zonder deugdelijke reden niet meewerkt aan de door de werkgever (of een deskundige) gegeven voorschriften of getroffen maatregelen, die de werknemer in staat moeten stellen om passende arbeid te verrichten;
  • zonder deugdelijke reden weigert mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak;
  • zonder deugdelijke reden zijn WIA-aanvraag later dan de deadline hiervoor indient.

Verder mag de werkgever de loondoorbetaling opschorten gedurende de periode waarin de werknemer nalaat om de informatie te verstrekken die voor het recht op loon nodig is.

Voor het niet (volledig) doorbetalen van het loon of het opschorten van de loondoorbetaling tijdens ziekte, moet de werkgever de werknemer wel onmiddellijk laten weten dat er sprake is van een situatie die dit rechtvaardigt.

Als de re-integratie vastloopt en de werkgever en werknemer er samen niet meer uitkomen, kan de werknemer advies vragen aan zijn vakbond of een andere belangenorganisatie. De werknemer heeft ook de mogelijkheid om UWV – tegen betaling – een onafhankelijk en deskundig oordeel over de situatie te laten vellen: het zogeheten deskundigenoordeel. Als een werknemer twijfelt aan de juistheid van het advies van de bedrijfsarts, dan kan de werknemer vragen om een second opinion van een andere bedrijfsarts. De kosten van een second opinion komen voor rekening van de werkgever.

2. Van de werkgever

Tijdens de ziekte van werknemers hebben werkgevers zich te houden aan een bepaald stappenplan. Deze stappen bestaan uit diverse meldingen die gedaan moeten worden en documenten die moeten worden opgesteld en bewaard gedurende de 104 weken, waarbij soms andere partijen betrokken zijn. Als de re-integratie vastloopt, heeft ook de werkgever de mogelijkheid om UWV – tegen betaling – om een deskundigenoordeel te vragen.

Als een werknemer gedurende zijn normale arbeidsuren andere arbeid verricht terwijl hij ziek is, mag de werkgever de daarmee verdiende inkomsten in mindering brengen op het door te betalen loon.

De werkgever mag bovenwettelijke vakantiedagen inzetten bij ziekte van werknemers. Dat houdt dus in dat de ziektedagen van het (bovenwettelijke) vakantiesaldo van de werknemer worden afgeschreven. Dit mag echter alleen als over deze mogelijkheid afspraken zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst óf – bij afwezigheid van zulke afspraken – als de werkgever hiervoor toestemming heeft van de werknemer.

Ziektekosten verhalen op derde partij

Als een werknemer ziek is geworden door het handelen of nalaten van een derde partij, heeft de werkgever de mogelijkheid de schade te verhalen op die veroorzaker. Dit is het zogeheten regresrecht.

 

In zo’n situatie heeft de werkgever dus gewoon een loondoorbetalingsverplichting tijdens de ziekte, maar kan hij het doorbetaalde loon en bijvoorbeeld re-integratiekosten verhalen op de veroorzaker van de ziekte (in de praktijk is dit meestal de verzekeringsmaatschappij van die partij).

Rol UWV bij arbeidsongeschiktheid

Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) speelt een belangrijke rol bij de ziekte van werknemers, met name in de situatie dat de ziekte aanhoudt. Niet alleen kunnen werknemers na twee jaar ziekte een WIA-uitkering krijgen van UWV. UWV kan in bepaalde situaties de loondoorbetalingsplicht van de werkgever (deels) verlichten via een ZW-uitkering of zelfs de begeleiding en re-integratie van de zieken op zich nemen.

1. WIA-uitkering

De wachttijd om voor een uitkering op grond van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) in aanmerking te komen, is 104 weken. Dit is dus precies de maximale ziekteperiode waarover werkgevers een loondoorbetalingsplicht hebben en UWV een Ziektewetuitkering betaalt. De zieke of arbeidsongeschikte werknemers moeten de WIA-uitkering zelf aanvragen, wat online moet gebeuren. Dat moeten zij richting het einde van de wachttijd doen.

Bij de WIA- aanvraag moet een re-integratieverslag worden ingediend. Dit kan de werkgever eenvoudig online doen, maar de werknemer kan dit verslag desgewenst ook zelf per post opsturen .

Werkgevers moeten in de twee ziektejaren een bepaald stappenplan aanhouden, waarbij diverse partijen betrokken (kunnen) zijn. De momenten in dat (reguliere) stappenplan waarop UWV in beeld komt, zijn de volgende: 

  • De eerste werkdag na de 42e ziekteweek: de werkgever moet de ziekte of arbeidsongeschiktheid uiterlijk dan melden bij UWV (de 42e-weeksmelding), tenzij er een eerdere meldingsplicht is vanwege het recht op een ZW-uitkering (zie hierna).
  • Na ongeveer 88 weken: UWV stuurt de werknemer informatie over het aanvragen van de WIA-uitkering, waar de werkgever ook een brief over ontvangt.
  • De 93e ziekteweek: de werknemer moet uiterlijk dan een WIA-uitkering aanvragen bij UWV.
  • Na 104 weken: de wachttijd zit erop en UWV betaalt de werknemer onder voorwaarden een WIA-uitkering.

2. Ziektewetuitkering

Het kan zijn dat de zieke werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering van UWV. Dat is het geval in de volgende situaties:

  • arbeidsongeschiktheid wegens zwangerschap of bevalling vóór of ná het zwangerschaps- of bevallingsverlof (tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof zelf betaalt UWV een uitkering op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO);
  • arbeidsongeschiktheid wegens orgaandonatie;
  • het eindigen van de dienstbetrekking tijdens de ziekte;
  • dat de no-riskpolis geldt;
  • minstens dertien weken ziekte van oudere, voormalig werklozen (de zogeheten Compensatieregeling);
  • het bestaan van een fictieve dienstbetrekking (zoals bij stagiairs en thuiswerkers).

Ex-werknemers die binnen vier weken na uitdiensttreding ziek worden en geen baan of uitkering hebben, kunnen (zelf) een ZW-uitkering aanvragen bij UWV. De werkgever kan hen bij het vertrek wijzen op deze zogeheten nawerking van de verzekeringsplicht die tijdens de dienstbetrekking bestond.

Het feit dat UWV een ZW-uitkering betaalt aan werknemers die nog in dienst zijn, ontslaat de werkgever niet van zijn re-integratieverplichtingen. Pas als er geen werkgever (meer) is bij het recht op een ZW-uitkering, neemt UWV ook de re-integratie van de zieke op zich.

3. Deskundigenoordeel

In principe heeft UWV zoals gezegd geen rol bij de re-integratie van een zieke werknemer. Maar als de werkgever en werknemer er samen niet meer uitkomen en de re-integratie vastloopt, kan zowel de werknemer als de werkgever een zogeheten deskundigenoordeel bij UWV aanvragen. Het doel van dit oordeel is dat werkgever en werknemer het re-integratietraject weer samen kunnen oppakken.

Een deskundigenoordeel van UWV is een oordeel op dat specifieke moment, en géén advies over hoe de re-integratie verder zou moeten verlopen. Het betreft ook geen formele beslissing, zodat er geen bezwaar tegen mogelijk is. Het oordeel is dus ook niet bindend.

4. Vergoedingen

UWV kan ook op een andere manier bij de re-integratie helpen, bijvoorbeeld door het geven van vergoedingen voor bepaalde voorzieningen:

  • Werkgevers kunnen onder voorwaarden een vergoeding krijgen voor niet-meeneembare voorzieningen voor werknemers met een ziekte of handicap, zoals een aangepast toilet of een traplift.
  • Werknemers kunnen onder voorwaarden een vergoeding krijgen voor meeneembare voorzieningen die nodig zijn voor hun re-integratie, zoals een aangepaste bureaustoel of een doventolk.

Het complete verhaal over loondoorbetaling bij ziekte leest u in themadossier HR Rendement Wees niet bang voor een hoofdpijndossier. Professional+-abonnees kunnen dit themadossier digitaal lezen via Mijn Bibliotheek.