VERDIEPINGSARTIKEL

Het inzetten van mediation bij arbeidsconflicten

Steeds vaker wordt bij een arbeidsconflict mediation ingezet. Vaak verwijst een bedrijfsarts door naar mediation. Geslaagde mediation leidt tot een voortzetting van de arbeidsrelatie onder voorwaarden waar beide partijen tevreden over zijn, of juist tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst onder tezamen overeengekomen voorwaarden. Hoe kunt u als HR-professional bemiddelen in een arbeidsconflict en wanneer is het beter een (externe) mediator in te zetten?


9 november 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Judith Stoop, MfN-registermediator bij Geschikt Mediation, e-mail: judith@geschiktmediation.nl, www.geschiktmediation.nl


Onder arbeidsconflicten vallen alle conflicten waarbij de arbeidsrelatie op het spel staat. Meer dan een kwart van alle mediationzaken betreft een arbeidsconflict. Het is een hardnekkig vooroordeel dat mediation pas bij hoog geëscaleerde conflicten moet worden ingezet en dat de uitkomst van de mediaton vrijwel altijd het einde van de arbeidsovereenkomst inluidt. Mediation kan juist ook veel betekenen bij beginnende conflicten, als de spreekwoordelijke emmer al wel vol raakt, maar nog niet is overgelopen.

Oplossingen

Bij mediation bij arbeidsconflicten zijn er drie mogelijke oplossingsrichtingen. Die oplossingsrichtingen worden over het algemeen in deze volgorde doorlopen:

  • Het herstellen van de arbeidsrelatie (door het creëren van een nieuwe vertrouwensband en het maken van werkafspraken).
  • Het overplaatsen van de werknemer binnen de organisatie naar een positie waarin het conflict niet meer speelt.
  • Het beëindigen van de arbeidsrelatie met wederzijds goedvinden (door te onderhandelen over de voorwaarden waaronder afscheid nemen voor beide partijen aanvaardbaar is).

U kunt zich voorstellen dat de mate van escalatie mede bepalend is voor de te verwachten oplossingsrichting.

Aanleiding

Krijgt u als HR-professional te maken met een arbeidsconflict binnen uw organisatie, dan zult u waarschijnlijk eerst kijken welke interventie u zelf kunt doen om te de-escaleren. Ook ú kunt hierbij mediationvaardigheden inzetten. Probeer eerst te achterhalen waar het de conflictpartijen daadwerkelijk om te doen is. Daarbij is het niet de vraag welke druppel de emmer deed overlopen, maar waarom die emmer überhaupt zo vol zat.

De ervaring leert dat een arbeidsconflict vrijwel nooit door één voorval wordt veroorzaakt

De ervaring leert dat een arbeidsconflict vrijwel nooit door één voorval wordt veroorzaakt. Toch zullen de conflictpartijen in eerste instantie vaak redeneren vanuit één bepalend incident.

Het kan de werknemer bijvoorbeeld gaan om een slechte beoordeling die hij uit het niets kreeg of om het achterwege blijven van een uitnodiging voor een belangrijke vergadering. Conflicten over ziekte en verzuim komen ook vaak voor: zo’n 90% van alle arbeidsgerelateerde mediationzaken heeft hiermee te maken. De vraag is hoe het komt dat de arbeidsrelatie niet in staat is een – in de ogen van conflictpartijen bepalend – voorval op te vangen.

Positie van HR-professional is niet altijd neutraal

Met name in conflicten tussen de werkgever en werknemer bent u als HR-professional al snel niet meer de ‘neutrale derde persoon’ die kan bemiddelen. En als het tot mediation komt, is de kans groot dat ú aan de mediationtafel de werkgever vertegenwoordigt.

 

Zodra u merkt dat uw eigen interventies niet meer helpen, of dat u te veel wordt gezien als de werkgever, bent u niet meer de juiste persoon om te bemiddelen en is het raadzaam een (externe) mediator inschakelen.

Belangen identificeren

De conflictpartijen nemen bepaalde posities in. Achter deze posities gaan altijd belangen schuil, zoals de behoefte aan erkenning van de persoon of positie, financiële zekerheid, waardering of erbij horen. Probeer het gesprek aan te gaan op dit belangenniveau. Oftewel: wat schuilt er achter de posities? U kunt daarbij onder meer de volgende vragen stellen:

  • Wat maakt dat je zo stellig over dit onderwerp bent?
  • Welk verschil maakt het als we het gaan doen zoals jij nu voorstelt?
  • Waarom is dit onderwerp zo belangrijk voor jou?

Als de partijen zich over en weer erkend voelen in hun belangen, zijn ze eerder bereid zich flexibel op te stellen bij het vinden van een oplossing waar beide partijen zich in kunnen vinden.

Erkenning van belangen

Zijn de afzonderlijke en gedeelde belangen eenmaal duidelijk voor alle partijen en erkennen de partijen deze van elkaar, dan zijn er vaak meer oplossingen mogelijk dan de conflictpartijen van tevoren dachten. De positie die ze aanvankelijk innamen, blijkt slechts één van de mogelijke oplossingen te zijn. Een oplossing die bovendien, bewust of onbewust, alleen uitgaat van het eigenbelang. Door de eigen belangen en ook die van de ander te zien en te erkennen, lukt het om open te staan voor mogelijke alternatieve oplossingen. Erkenning van belangen maakt het voor beide partijen mogelijk uit hun vechtmodus te stappen.

Voorkom strijd

Hoe eerder mediation wordt ingezet, hoe meer er meestal mogelijk is en hoe sneller het lukt om tot een oplossing te komen. De kans is ook groter dat de arbeidsrelatie zal herstellen. Bij doorgaande escalatie gaan zowel de werknemer als de werkgever zich vaak ‘wapenen’, door bijvoorbeeld een jurist in de arm te nemen, (juridische) formele brieven te sturen of een dossier aan te leggen voor een mogelijk dreigende rechtszaak.

De strijd begint dan echt en de relatie verhardt.

 

De strijd begint dan echt en de relatie verhardt. Los van de kans op herstel van de arbeidsrelatie is de kans op ‘goed uit elkaar gaan’ groter als u een arbeidsconflict eerder aanpakt. Hoe verder een conflict is geëscaleerd, hoe minder onderhandelingsbereidheid er in de regel bij de partijen is.

Voorkom gevoel van onrecht

Wie het in de rol van werkgever met een werknemer eens wil worden over de voorwaarden voor een mogelijke ontbinding van de arbeidsovereenkomst, is gebaat bij onderhandelingsbereidheid van een werknemer. En ook dát hangt samen met de erkenning van belangen.

Werknemers beginnen de mediationgesprekken vaak met uitroepen als: ‘Ik laat me niet wegpesten’ of ‘Dit voelt als onrecht’. Er moet vaak eerst iets worden rechtgezet voordat er onderhandelingsbereidheid is, zelfs als een werknemer het óók niet meer ziet zitten om de arbeidsrelatie voort te zetten.

Want voor wie niet oppast, wordt ‘gelijk krijgen’ of ‘winnen van de ander’ belangrijker dan het eigenbelang, laat staan dat er nog oog is voor het belang van de ander.

Bouwstenen voor een vervolggesprek

Mediation is vertrouwelijk, en dat is erg belangrijk. Niets komt in het personeelsdossier. Het maakt dat conflictpartijen in veiligheid kunnen zeggen wat ze op hun hart hebben.

In het eerste gezamenlijke gesprek zullen er een hoop verwijten over en weer zijn, en dat is goed. Daarmee wordt zichtbaar en hanteerbaar wat onuitgesproken al aanwezig was en wat maakt dat er nu een conflict is. Achter al die verwijten liggen altijd wensen en behoeftes verscholen, en daarachter weer belangen. Dat zijn meestal de bouwstenen voor het vervolggesprek.

Er is een neutrale derde, de mediator, die niet oordeelt en de behoeftes, wensen en belangen kan benoemen. De partijen kunnen zo vrijblijvend oplossingsrichtingen verkennen, zonder dat ze daar later aan opgehangen kunnen worden, mocht het onverhoopt toch op een rechtszaak uitdraaien.