VERDIEPINGSARTIKEL

Aandachtspunten bij meer- en overwerk dat nu onder de WML valt

Sinds begin 2018 heeft u met aangepaste regels rond meerwerk en overwerk te maken. Dat komt doordat deze extra uren onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag zijn gebracht. Niet alleen moet meer- en overwerk nu voldoende worden beloond, ook is er vakantiebijslag over verschuldigd. Zorg dat uw onderneming zich hieraan houdt!

22 januari 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Jan Mathies, juridisch adviseur bij werkgeversvereniging AWVN, e-mail: mathies@awvn.nl.Dit artikel is op persoonlijke titel geschreven.

Organisaties maken in de praktijk vaak verschil tussen meerwerk en overwerk:

  • Meerwerk zijn de uren die een parttimer extra werkt zonder boven de voor de organisatie geldende fulltime arbeidsduur per week uit te komen.
  • Overwerk zijn de uren die een parttimer of fulltimer extra werkt waarbij de fulltime arbeidsduur per week van de onderneming wel wordt overschreden.

Meestal wordt meerwerk tegen het reguliere loon uitbetaald terwijl voor overwerk een bepaalde toeslag wordt betaald. Voor de per 2018 ingegane wetswijziging is het genoemde onderscheid niet van belang. De overheid schaart alle uren die werknemers extra werken – dus zowel de meeruren als de overuren – onder de noemer ‘meerwerk’, waarvoor de nieuwe regels gelden. Let op dat de gebruikelijke arbeidsduur per week volgens de wet maximaal veertig uur mag zijn. Dus bij alle uren daarboven is er in elk geval altijd sprake van meerwerk.

Extra uren

De nieuwe regels houden in dat bij werkzaamheden die de normale overeengekomen arbeidsduur overschrijden, werknemers een evenredig verhoogd recht op het minimumloon hebben. Hiertoe is in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) een grondslag gecreëerd voor meerwerk. Uw onderneming moet sinds begin dit jaar dusdanig belonen, dat werknemers over alle uren die zij werken – dus over zowel de reguliere uren als de extra uren – gemiddeld minstens het wettelijk minimumloon ontvangen. U moet de extra uren uiterlijk aan de werknemer uitbetalen in de betalingstermijn die volgt op die waarin ze zijn gemaakt.

Zorgvuldig toetsen op onderbetaling

Stel dat een werknemer van dertig jaar in een bepaalde week 43 uur maakt (wat dus minstens drie overuren zijn). De toetsing of deze werknemer voldoende wordt beloond, hangt af van de fulltime werkweek van de onderneming:

  • Is dat 40 uur, dan moet hij voor die week van drie uur overwerk gemiddeld minstens 43 keer het minimumuurloon bij een 40-urige werkweek betaald krijgen,
    dus 43 × € 9,44 = € 405,92.
  • Is dat 38 uur, dan moet hij voor die week van vijf uur overwerk gemiddeld minstens 43 keer het minimumuurloon bij een 38-urige werkweek betaald krijgen,
    dus 43 × € 9,94 = € 427,42.
  • Is dat 36 uur, dan moet hij voor die week van zeven uur overwerk gemiddeld minstens 43 keer het minimumuurloon bij een 36-urige werkweek betaald krijgen,
    dus 43 × € 10,49 = € 451,07.

De genoemde uurloonbedragen gelden voor de tweede helft van 2019.

Tijd-voor-tijd

Om te controleren of uw onderneming de werknemers voldoende betaalt, moet u de fulltime arbeidsduur per week van uw organistie als uitgangspunt nemen. Voor die fulltime werkweek bepaalt u het bijbehorende minimumloon per uur. De werknemer moet over álle gewerkte uren gemiddeld minstens dat uurloon ontvange. Vooral bij werknemers met een laag salaris die regelmatig (moeten) overwerken, moet u goed in de gaten houden of zij niet te weinig betaald krijgen. De extra uren die werknemers maken, hoeven niet per se in geld te worden uitbetaald. Er kan ook een (gedeeltelijke) compensatie in tijd voor plaatsvinden, de zogenoemde tijd-voor-tijd-regeling. Deze (gedeeltelijke) compensatie in betaalde vrije tijd is slechts toegestaan als die compensatiemogelijkheid is afgesproken vóórdat de werknemer de overuren maakte.

Compensatie

Verder geldt dat het dit jaar nog voldoende is dat de afspraak tot (gedeeltelijke) compensatie voor tijd schriftelijk met de werknemer is gemaakt. Per 2019 moet die afspraak echter in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) zijn opgenomen, waarbij het bij uitzendkrachten om de cao van de inlener gaat. Valt uw onderneming volgend jaar niet onder een cao of is dat wel het geval maar staan er in die cao geen afspraken over compensatie van meerwerk in tijd, dan zult u de extra uren altijd aan de werknemers moeten uitbetalen.

Eindafrekening

De compensatie van extra uren in betaalde vrije tijd moet tegenwoordig uiterlijk vóór 1 juli van het volgende kalenderjaar plaatsvinden. Anders moet het meerwerk van de werknemer toch gewoon worden uitbetaald, wat dan ook vóór die 1 juli moet zijn gebeurd. Bij uitdiensttreding van een werknemer die nog niet-gecompenseerd meerwerk heeft openstaan, moet u hem dat als onderdeel van zijn eindafrekening uitbetalen. Als uw onderneming het meerwerk van werknemers compenseert in tijd, bent u verplicht om nauwkeurig bij te houden wanneer de extra uren zijn gemaakt en wanneer die compensatie heeft plaatsgevonden. In welke vorm u dat administreert, mag u zelf bepalen.

Cafetariaregeling

De nieuwe regels hebben ook gevolgen voor cafetariaregelingen, waarbij werknemers onder voorwaarden een deel van hun brutoloon kunnen ruilen voor onbelast loon. Over-uren zijn een veelgebruikte bron voor zo’n cafetaria-uitruil. Doordat extra uren onder de WML zijn gebracht, kan het echter zijn dat ze niet langer voor zo’n bruto-netto-ruil kunnen worden ingezet:

  • Als de werknemer met het overwerk meer verdient dan het wettelijk minimumloon, kan het bovenmatige worden ingezet als ruildoel voor de cafetariaregeling.
  • Als de werknemer door de uitruil gemiddeld minder dan het voor hem geldende minimumloon krijgt uitbetaald, kan hij zijn overuren niet inzetten voor zo’n uitruil (ook niet als dat volgens de cao wel is toegestaan).

Niet alleen zijn verdiensten uit extra uren sinds 1 januari 2018 niet langer uitgezonderd van het loonbegrip voor de WML, ook de uitsluiting ervan voor de grondslag van vakantiebijslag is uit de WML verdwenen. Dat betekent dat uw onderneming sindsdien ook vakantiebijslag over meerwerk is verschuldigd. Uiteraard kan het zo zijn dat u op basis van afspraken in de (collectieve) arbeidsovereenkomst al vakantiebijslag moest betalen over meerwerk, of dat hier juist – in lijn met de WML – krappere afspraken over zijn gemaakt zodat de financiële invloed van de nieuwe regels meevalt.

Volg de regels van de WML, anders riskeert u hoge boetes

Boete Inspectie SZW

Inspectie SWZ – de inspectiedienst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid – controleert of uw onderneming de regels uit de WML volgt. Is dat niet het geval, dan kan dat een bestuurlijke boete tot gevolg hebben die kan oplopen tot € 10.000 per onderbetaalde werknemer en tot € 2.000 per werknemer die te weinig vakantiebijslag ontvangt. Bij herhalingsovertredingen kunnen de boetes zelfs worden verdubbeld of verdrievoudigd. Om de controletaak te kunnen uitvoeren, kan Inspectie SZW bepaalde bescheiden van u vorderen, zoals urenregistraties en loonstroken. Als u die gegevens niet (tijdig) aanlevert, kan dat een boete opleveren van € 12.000 voor iedere werknemer voor wie u van de verplichting tot gegevensverstrekking afwijkt.

Door de nieuwe regels is het extra belangrijk om goed vast te leggen hoeveel uren werknemers maken – zowel regulier als extra – en hoeveel loon uw onderneming hun daarvoor betaalt. Op die manier kan duidelijk uit uw administratie worden afgeleid of de werknemers over al hun gemaakte uren voldoende betaald hebben gekregen.