Sinds 2018 vallen meerwerk en overwerk onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag zijn gebracht. Sindsdien moet meer- en overwerk voldoende worden beloond, en is er ook vakantiebijslag over verschuldigd. Kent u de precieze regels?
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Jan Mathies, juridisch adviseur bij werkgeversvereniging AWVN, e-mail: mathies@awvn.nl. Dit artikel is op persoonlijke titel geschreven.
Organisaties maken in de praktijk vaak verschil tussen meerwerk en overwerk:
Meestal wordt meerwerk tegen het reguliere loon uitbetaald terwijl voor overwerk een bepaalde toeslag wordt betaald. Voor de per 2018 ingegane wetswijziging is het genoemde onderscheid niet van belang. De overheid schaart alle uren die werknemers extra werken – dus zowel de meeruren als de overuren – onder de noemer ‘meerwerk’, waarvoor de nieuwe regels gelden. Let op dat de gebruikelijke arbeidsduur per week volgens de wet maximaal 40 uur mag zijn. Dus bij alle uren daarboven is er in elk geval altijd sprake van meerwerk.
De nieuwe regels houden in dat bij werkzaamheden die de normale overeengekomen arbeidsduur overschrijden, werknemers een evenredig verhoogd recht op het minimumloon hebben. Hiertoe is in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) een grondslag gecreëerd voor meerwerk.
Uw onderneming moet dusdanig belonen, dat werknemers over alle uren die zij werken – dus over zowel de reguliere uren als de extra uren – gemiddeld minstens het wettelijk minimumloon ontvangen. U moet de extra uren uiterlijk aan de werknemer uitbetalen in de betalingstermijn die volgt op die waarin ze zijn gemaakt.
Stel dat een werknemer van dertig jaar in een bepaalde week 43 uur maakt (wat dus minstens 3 overuren zijn). De toetsing of deze werknemer voldoende wordt beloond, hangt af van de fulltime werkweek van de onderneming:
De genoemde uurloonbedragen gelden voor de tweede helft van 2019.
Om te controleren of uw onderneming de werknemers voldoende betaalt, moet u de fulltime arbeidsduur per week van uw organistie als uitgangspunt nemen. Voor die fulltime werkweek bepaalt u het bijbehorende minimumloon per uur. De werknemer moet over álle gewerkte uren gemiddeld minstens dat uurloon ontvangen.
Vooral bij werknemers met een laag salaris die regelmatig (moeten) overwerken, moet u goed in de gaten houden of zij niet te weinig betaald krijgen. De extra uren die werknemers maken, hoeven niet per se in geld te worden uitbetaald. Er kan ook een (gedeeltelijke) compensatie in tijd voor plaatsvinden, de zogenoemde tijd-voor-tijd-regeling. Deze (gedeeltelijke) compensatie in betaalde vrije tijd is slechts toegestaan als die compensatiemogelijkheid is afgesproken vóórdat de werknemer de overuren maakte.
Verder geldt dat het in 2018 nog voldoende was dat de afspraak tot (gedeeltelijke) compensatie voor tijd schriftelijk met de werknemer was gemaakt. Per 2019 moet die afspraak echter in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) zijn opgenomen, waarbij het bij uitzendkrachten om de cao van de inlener gaat. Valt uw onderneming niet onder een cao of staan er in de cao geen afspraken over compensatie van meerwerk in tijd, dan zult u de extra uren altijd aan de werknemers moeten uitbetalen.
De compensatie van extra uren in betaalde vrije tijd moet tegenwoordig uiterlijk vóór 1 juli van het volgende kalenderjaar plaatsvinden. Anders moet het meerwerk van de werknemer toch gewoon worden uitbetaald, wat dan ook vóór die 1 juli moet zijn gebeurd. Bij uitdiensttreding van een werknemer die nog niet-gecompenseerd meerwerk heeft openstaan, moet u hem dat als onderdeel van zijn eindafrekening uitbetalen.
Als uw onderneming het meerwerk van werknemers compenseert in tijd, bent u verplicht om nauwkeurig bij te houden wanneer de extra uren zijn gemaakt en wanneer die compensatie heeft plaatsgevonden. In welke vorm u dat administreert, mag u zelf bepalen.
De nieuwe regels hebben ook gevolgen voor cafetariaregelingen, waarbij werknemers onder voorwaarden een deel van hun brutoloon kunnen ruilen voor onbelast loon. Over-uren zijn een veelgebruikte bron voor zo’n cafetaria-uitruil. Doordat extra uren onder de WML zijn gebracht, kan het echter zijn dat ze niet langer voor zo’n bruto-netto-ruil kunnen worden ingezet:
Volg de regels van de WML, anders riskeert u hoge boetes
Niet alleen zijn verdiensten uit extra uren sinds 1 januari 2018 niet langer uitgezonderd van het loonbegrip voor de WML, ook de uitsluiting ervan voor de grondslag van vakantiebijslag is uit de WML verdwenen. Dat betekent dat uw onderneming sindsdien ook vakantiebijslag over meerwerk is verschuldigd. Uiteraard kan het zo zijn dat u op basis van afspraken in de (collectieve) arbeidsovereenkomst al vakantiebijslag moest betalen over meerwerk, of dat hier juist – in lijn met de WML – krappere afspraken over zijn gemaakt zodat de financiële invloed van de nieuwe regels meevalt.
Inspectie SWZ – de inspectiedienst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid – controleert of uw onderneming de regels uit de WML volgt. Is dat niet het geval, dan kan dat een bestuurlijke boete tot gevolg hebben die kan oplopen tot € 10.000 per onderbetaalde werknemer en tot € 2.000 per werknemer die te weinig vakantiebijslag ontvangt. Bij herhalingsovertredingen kunnen de boetes zelfs worden verdubbeld of verdrievoudigd.
Om de controletaak te kunnen uitvoeren, kan Inspectie SZW bepaalde bescheiden van u vorderen, zoals urenregistraties en loonstroken. Als u die gegevens niet (tijdig) aanlevert, kan dat een boete opleveren van € 12.000 voor iedere werknemer voor wie u van de verplichting tot gegevensverstrekking afwijkt.
Door de nieuwe regels is het extra belangrijk om goed vast te leggen hoeveel uren werknemers maken – zowel regulier als extra – en hoeveel loon uw onderneming hun daarvoor betaalt. Op die manier kan duidelijk uit uw administratie worden afgeleid of de werknemers over al hun gemaakte uren voldoende betaald hebben gekregen.