Alternatieven voor die kilo’s printpapier en liters inkt

Veel organisaties printen nog altijd wat af. Al dat printpapier, plus de bijbehorende inkt, zijn natuurlijk niet goed voor het milieu. Er zijn manieren om dit terug te dringen. Alle beetjes helpen.

18 november 2021 | Door redactie

Printen kan in de meeste organisaties een heel stuk minder. Lang niet alles hoeft immers uitgeprint te worden. Werknemers kunnen proberen zoveel mogelijk elektronisch te communiceren, en pas iets afdrukken als het echt noodzakelijk is. Veel correspondentie, zelfs complete rapporten, kunnen – zeker in het stadium dat ze nog in ontwikkeling of ontwerp zijn – geheel elektronisch worden verspreid.

Pdf maken van document

Het beste formaat om daarvoor te gebruiken, is pdf. Dit is een platformonafhankelijke indeling van de documenten waardoor die op alle desktops, laptops, tablets en smartphones te lezen zijn (dus ook op Apple of Linux-systemen). Er zijn verschillende manieren om een pdf te maken van een document. De meeste tekstverwerkers hebben inmiddels wel een standaard optie om een document op te slaan als pdf. Er zijn ook speciale programma’s voor met extra mogelijkheden, zoals beveiliging tegen openen of bewerken, maar daar hangt vaak een prijskaartje aan. Als een app niet over een optie ‘opslaan als pdf’ beschikt, kunnen werknemers speciale printprogrammaatjes gebruiken, zoals Microsoft Print to PDF, Adobe PDF en PDF XChange. Deze zijn te gebruiken alsof men gaat afdrukken; het resultaat komt echter niet op papier, maar wordt een pdf-bestand. Sinds de AVG van kracht is, wel goed opletten voordat ze een pdf versturen naar een externe relatie. Als in de pdf persoonsgegevens staan, moet de organisatie die eerst anonimiseren (artikel).

Afdrukken als conceptversie

Als het écht noodzakelijk is om een document te printen, kunnen werknemers de volgende besparingspunten in gedachten houden:

  • Rapporten in de ontwerpfase hoeven niet in HD-kwaliteit afgedrukt te worden, dat kan ook als concept. Dat slurpt veel minder (dure) kleurstof. Het is daarmee goed voor het milieu én de portemonnee en past goed binnen een MVO-strategie.
  • Voor de conceptversies kan men een dun lettertype kiezen en vetgedrukte tekst vermijden. Ook dat bespaart veel inkt.
  • Als in een document een verbetering moet plaatsvinden, hoeft niet alles opnieuw afgedrukt te worden, maar alleen de pagina met de wijziging.