Bewaar kopie ID indiensttreding werknemer

Dat u bij het aannemen van personeel verplicht bent om een kopie van een geldig identiteitsbewijs op te nemen in uw administratie wist u natuurlijk allang. Maar als het identiteitsbewijs gedurende de loopbaan van een werknemer verloopt, hoeft u niet per se opnieuw een kopie te maken van het nieuwe identiteitsbewijs.

11 juni 2012 | Door redactie

Uiteraard staat het u vrij om een kopie van een geldig legitimatiebewijs van uw werknemers en eventueel vrijwilligers te bewaren. Als u kopieën van inmiddels verlopen identiteitsbewijzen in uw loonadministratie heeft, mag u die van het recente legitimatiebewijs toevoegen. Maar let op; u mag de kopieën niet vervangen! U moet in uw administratie namelijk altijd een kopie bewaren van het identiteitsbewijs dat geldig was ten tijde van indiensttreding.

Belastingdienst hanteert hoge antoniementarief als naheffing

Als u uw administratie wilt updaten met nieuwe kopieën, is dat dus uw goed recht, zolang u er maar voor zorgt dat u de oude kopieën (van de inmiddels verlopen identiteitsbewijzen) niet weggooit! Zodra u dat doet, voldoet u niet meer aan uw administratieve verplichting en daarvoor kunt u zelfs een boete krijgen. De Belastingdienst zal bij controle het hoge anoniementarief voor de betreffende werknemer toepassen en dat kan flink in de papieren lopen!

Bewaren kopie ID vrijwilligers is doorgaans niet verplicht

Werkt  uw organisatie veel met vrijwilligers en wordt een vrijwilliger daadwerkelijk als vrijwilliger aangemerkt? Als u geen hogere vergoeding dan de vrijwilligersnormering betaalt, bent u niet verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van de vrijwilliger in uw administratie te bewaren. Betaalt u een hogere vergoeding, dan is er sprake van een arbeidsrelatie en is het raadzaam om wel een personeelsdossier van de vrijwilliger op te bouwen en daarin een kopie van een legitimatiebewijs te bewaren.