Als uw onderneming zaken doet met buitenlandse ondernemingen, bent u verplicht de BTW-identificatienummers en de bedrijfsgegevens regelmatig te controleren. U moet daarvoor wel de officiële website van de Europese Commissie gebruiken. Als u vergelijkbare particuliere websites, zoals vatcheck.eu, gebruikt, voldoet u niet aan de wettelijke vereisten. Dat blijkt uit een recente uitspraak van rechtbank Den Haag.
Voor de aftrek van aan uw onderneming in rekening gebrachte BTW moet u wel aan de wettelijke vereisten voldoen. Van leveranciers uit andere Europese landen moet u dan ook regelmatig zowel het BTW-identificatienummer als de bedrijfsgegevens controleren. Het resultaat van die controle moet u aan de Belastingdienst kunnen overhandigen zodra hij daarom verzoekt. Naast een regelmatige check moet u de uitkomst daarvan dus ook in uw (digitaal) archief opnemen.
Tot enkele jaren geleden kon u de gegevens van buitenlandse leveranciers telefonisch bij de Belastingdienst opvragen. U ontving dan desgevraagd een afdruk op papier. Later ontstonden diverse particuliere initiatieven zoals vatcheck.eu. Via dergelijke sites was het achterhalen van buitenlandse BTW-identificatienummers vrij simpel. Later introduceerde de Europese Commissie een eigen oplossing: het systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie (VIES). Via de bijbehorende website kunt u eenvoudig een geldigverklaring van een BTW-nummer verifiëren. Het resultaat daarvan kunt u digitaal vastleggen en bewaren.
In deze rechtszaak voerde de Belastingdienst aan dat een onderneming betrokken was bij zogenoemde BTW-carrouselfraude. Uit het verweer van de onderneming bleek dat hij zich erop beriep dat hij wel degelijk aan de controleplicht voor BTW-nummers en bedrijfsgegevens had voldaan. Hij voerde daarbij aan dat hij de gegevens regelmatig checkte via vatcheck.eu. Volgens de rechter was dat geen officiële site en waren de gegevens niet up to date en incompleet. Alleen als de onderneming van de officiële website gebruik had gemaakt, had hij aan zijn verplichtingen kunnen voldoen.
Rechtbank Den Haag, 31 mei 2013, Zaak AWB-12_3841