De introductie van een gedragscode, het onverwachte vertrek van een collega, een koerswijziging van de organisatie: het zijn allemaal zaken die het management via een interne mededeling bekend kan maken. Het tijdstip van de bekendmaking is wel cruciaal. Nieuws dat ook maar een beetje reactie uitlokt, legt direct het werk stil.
Een bericht via de mail of het intranet (tool) aan het voltallige personeel met daarin een belangrijke mededeling? Het zal ongetwijfeld voor opschudding zorgen, wellicht ook onrust. Denk aan ingrijpend nieuws als een reorganisatie (tool) of het ontslag van een collega. Maar ook triviale mededelingen kunnen de rust verstoren. Zo zal de plaatsing van nieuwe koffieautomaten in de pantry de tongen op de werkvloer waarschijnlijk óók losmaken. Het gevolg: iedereen is afgeleid, de productiviteit neemt af en sommige werknemers zullen zelfs hun werk neerleggen om er met elkaar over te praten. Het management moet dus goed nadenken over het tijdstip waarop het op ‘Verzenden’ drukt.
Het kan wel even duren voordat de rust op de werkvloer is teruggekeerd en iedereen weer normaal aan het werk is. Door de mededeling aan het einde van de werkdag te versturen, is te voorkomen dat het werk stagneert. Werknemers hebben dan geen kans om direct bij elkaar te rade te gaan en verhaal te halen. Vervelende mededelingen op vrijdagmiddag versturen, bijvoorbeeld in een wekelijkse of maandelijkse business update, kan ook een goede tactiek zijn. Dit tilt de commotie over het weekend heen, en na drie nachtjes slapen is de grootste schok en boosheid wat gezakt. Maandagochtend kan het management dan alsnog tekst en uitleg geven aan wie daar nog behoefte aan heeft. Het gesprek zal dan wel feitelijker en minder verhit zijn dan op vrijdagmiddag. Een bijkomend voordeel: als er een fout in het bericht staat, is die wellicht nog terug te halen. Het leeuwendeel van de werknemers zal het bericht in het weekend nog niet gelezen hebben, doordeweeks is dit een ander verhaal. Bedenk trouwens dat ook goed nieuws voor onrust kan zorgen. Het zal de werksfeer dan wel positief beïnvloeden, maar het kan de werkzaamheden alsnog even stilleggen.