Hoge anoniementarief bij verkeerd kopiëren ID

Als u niet aan de identificatieplicht voldoet, moet u het anoniementarief voor de betreffende werknemer toepassen. Zelfs als u een ID-kaart verkeerd kopieert, kunt u hiervoor een naheffingsaanslag krijgen. Het loont dus om goed op te letten bij het kopiëren en bewaren van identiteitsbewijzen.

4 juni 2012 | Door redactie

Werkgevers zijn verplicht om bij indiensttreding de identiteit van werknemers te controleren op echtheid en geldigheid en een kopie van het identiteitsbewijs bij de loonadministratie te bewaren. Voldoet uw onderneming hier niet aan, dan moet u het anoniementarief toepassen bij de inhouding van de loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Rijbewijs is geen geldig ID-bewijs voor de identificatieplicht

Wanneer heeft u de identiteit van de werknemer niet voldoende gecontroleerd? Voor de identificatieplicht is een rijbewijs geen geldig identiteitsbewijs. U moet er verder op letten dat de kopieën goed leesbaar zijn en de pasfoto duidelijk zichtbaar is. Ook moet u van een paspoort alle pagina’s waar persoonsgegevens op staan kopiëren. Van een ID-kaart moet u beide kanten kopiëren.

Kopieer beide kanten van een ID-kaart

Dat het belangrijk is om beide kanten te kopiëren, toont een recente rechtszaak aan. Een werkgever had alleen de voorzijde van het ID-bewijs van werknemers gekopieerd en bewaard. De inspecteur legde na controle een naheffingsaanslag op, omdat de kopie van de achterzijde van de ID-kaart ontbrak. De werkgever voldeed volgens de inspecteur niet aan de identificatieplicht en had daarom het anoniementarief moeten toepassen.
Omdat de werknemers wel hun ID-bewijs hadden voorgelegd, maar de werkgever een fout had gemaakt bij het kopiëren, kwam het verschil tussen de al ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en het hogere anoniementarief voor rekening van de werkgever in de vorm van eindheffing. De werkgever was het niet mee eens, maar de rechter en het hof gaven de inspecteur gelijk. De inspecteur had terecht een naheffingsaanslag opgelegd en de werkgever moest bijbetalen.
Gerechtshof Leeuwarden, 6 maart 2012, LJN: BV8231