Nu het kalenderjaar 2015 is verstreken, moeten organisaties de balans opmaken van de werkkostenregeling. De eerste stap is het bepalen van de vrije ruimte over 2015.
De afrekening van de vrije ruimte van 2015 hoeft uw organisatie pas te maken nu het kalenderjaar verstreken is. Eerder was immers niet met zekerheid vast te stellen wat de definitieve fiscale loonsom van uw organisatie in 2015 is en wat dus de forfaitaire ruimte over 2015 precies is. De basis voor het totale fiscale loon over 2015 is het loon volgens kolom 12 of 14 van de loonstaat (tool). De vrije ruimte (tool) voor 2015 bedraagt 1,2% van dit totale fiscale loon van 2015.
Als uw organisatie loon uit vroegere dienstbetrekking aan ex-werknemers uitkeert, mag dit alleen meetellen in de fiscale loonsom als het niet meer dan 10% van het totale fiscale loon beslaat. Is het loon uit vroegere dienstbetrekking meer dan 10% van het totale fiscale loon, dan is voor het berekenen van de vrije ruimte het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking als uitgangspunt. Het loon uit vroegere dienstbetrekking blijft dan helemaal buiten beschouwing.
De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Als uw organisatie onderdeel is van een concern, mogen de vrije ruimtes van het concern onder voorwaarden worden samengevoegd. Binnen het concern wordt de vrije ruimte bepaald door het totale fiscale loon bij elkaar op te tellen van alle inhoudingsplichtigen die deel uitmaken van het concern.